Gemensam helhetsbild för agil organisation

Superkraften i att visualisera

/i , , , , , /av

En bild säger mer än tusen ord. Visst låter det lite klyschigt – men det stämmer förvånansvärt ofta. Det finns något förlösande i visualisering: det hjälper oss att se klarare, tänka enklare och få syn på nya perspektiv. I organisationer blir bilden ett sätt att skapa samsyn och samla kraft för att ta sig framåt.

När organisationen känns komplex

Hur förklarar vi något komplext, flerdimensionellt och fullt av beroenden – som en organisation? Och hur kan vi snabbare öka vårt värdeskapande och åstadkomma mer med mindre insatser?

Vi behöver förenkla, tydliggöra och synliggöra. Visualisering är ett av våra viktigaste verktyg.

Vi måste sluta jaga den perfekta bilden

Många försöker skapa den perfekta bilden: en som visar exakt vart vi är på väg, hur allt hänger ihop och vad vi ska göra – in i minsta detalj. Men en sådan bild är i praktiken omöjlig att skapa, och strävan efter den kan bli en bromskloss i sig.

I stället vinner vi på att bygga bilden stegvis. Visualisera sammanhang, pågående initiativ, kompetenser och beroenden – del för del. Då får vi en levande bild som hjälper oss att förstå oss själva och vår riktning, och som vi kan zooma in och ut ur tillsammans.

Konsten ligger i att kontinuerligt koppla ihop verklighet och bild, och låta organisationens behov avgöra vad vi synliggör just nu: Vad ska vara i fokus? Vad behöver vi belysa?

Sträva efter att dela bild – inte samla bild

Ofta finns funktioner eller roller som skapar sig en bild av organisationen – för att kunna fatta beslut i ett slutet rum.

Men tänk om vi i stället ser det som deras uppgift att dela bilden. Samla in i syfte att ge ut. Då kan fler i organisationen fatta beslut i vardagen, med rätt information i rätt tid. Det är så vi bygger förmågan att röra oss tillsammans.

En delad bild möjliggör gemensamt agerande. Den skapar en grund för samordning, dialog och riktning.

Tillfällen att visualisera – en underskattad kraft

Visualisering handlar inte bara om var bilden finns – utan när vi tar oss tid att se den tillsammans.

I en hybrid verklighet är det lätt att säga ”finns i JIRA”, ”står i Sharpoint” eller ”ligger i Miro”. Men för många blir det som att säga: ”finns i sjön”.

Det är inte alltid en fysisk eller digital plats vi behöver. Ofta är det tillfällen. Stunder där vi tittar tillsammans och reflekterar: Vad ser vi nu? Vad behöver vi förstå? Vad vill vi framåt?

Det kan vara under kvartalsmöten, planeringstillfällen, forum för ledning eller team – inte för att rapportera, utan för att tänka och skapa tillsammans. De här tillfällena behöver inte vara stora. Men de behöver vara återkommande och tillgängliga. Det är där visualiseringens verkliga värde tar fart.

Att bygga och använda superkraften

Effekten av visualisering ligger inte bara i att vi får samsyn – utan i hur vi utvecklar vår förmåga att se, tänka och handla tillsammans.

Genom att regelbundet se på oss själva med nya ögon – från helhet till detalj – utvecklar vi vår kollektiva intelligens. Vi ställer frågan: ”Vad behöver vi förstå för att kunna ta nästa steg?” och använder bilden för att utforska svaren.

Vi behöver sällan börja från ett tomt blad. Ofta finns redan en bild. Vi kan bygga vidare, ta bort, lägga till. Steg för steg, med nyfikenhet.

9 anledningar till att utveckla ditt PMO

/i , , , , /av

Digitalisering står högt på agendan i de flesta organisationer – ofta med höga förväntningar på snabba resultat, trots begränsade resurser och en spelplan som ständigt förändras. Samtidigt förväntas IT-ledningar hålla kostnader nere, minimera risker och bygga en organisation som klarar av att både springa snabbt och tänka strategiskt.

I praktiken är det dock en ekvation som inte alltid går ihop. Det som på pappret låter rimligt kan i verkligheten kännas som ett ”mission impossible”. Här kan ett utvecklat PMO spela en nyckelroll – inte som en traditionell kontrollfunktion, utan som en verklig motor för utveckling.

I den här bloggposten har vi samlat nio utmaningar som pekar på att ditt PMO inte har den roll i dag som den skulle behöva ta, för att organisationen ska lyckas med digitaliseringsagendan.

1. Agil och projekt hanteras som motsatser
Om det finns en upplevd konflikt mellan traditionella projekt och agilt arbetssätt, är det ett tecken på att PMO:t inte tagit rollen för att omfamna helheten avseende leveranser och värdeskapande.

2. Det saknas en samlad bild av vad som pågår
När organisationen inte har en gemensam överblick över initiativ och resurser, pekar det på att PMO:t inte axlat rollen som synliggörare – den som skapar transparens för att möjliggöra rätt prioriteringar.

3. Olika delar av organisationen rör sig i otakt
Uppstår det osynkade initiativ och frustration kring prioriteringar, är det ett tecken på att PMO:t inte fungerar som takthållare – den som koordinerar riktning och tempo med den strategiska agendan.

4. PMO:t uppfattas som en bromskloss snarare än en möjliggörare
Om PMO:t främst förknippas med rapportering och kontroll, är det ett tecken på att det inte tagit steget till att bli en aktiv stödjande funktion som undanröjer hinder och skapar framdrift.

5. Organisationen jobbar agilt i team – men styrs traditionellt
När det finns ett glapp mellan agila arbetssätt i vardagen och traditionell styrning på ledningsnivå, är det en signal om att PMO:t inte agerar brobyggare mellan operativt arbete och strategisk styrning.

6. Prioriteringar sker i silos
Om varje avdelning gör sina egna prioriteringar utan helhetsperspektiv, visar det att PMO:t saknar mandat eller struktur för att säkra organisationens gemensamma fokus.

7. Planer är för stora för att skapa rörelse
När initiativen blir så omfattande att de tappar tempo och flexibilitet, är det ett tecken på att PMO:t inte stöttar organisationen i att bryta ner strategin i hanterbara leveranser.

8. Visioner omsätts inte i handling
Om strategiska initiativ inte leder till konkreta resultat, saknas ett PMO som tar ansvar för att stänga gapet mellan målbild och genomförande.

9. Det är svårt att balansera effektivitet och innovation
Om organisationen kämpar med att både effektivisera och driva tillväxt, är det en signal om att PMO:t inte fungerar som möjliggörare för en dubbel agenda – där stabilitet och förändring samspelar.

Framtidens PMO – från kontrollfunktion till utvecklingsmotor

Om ditt PMO fortfarande har fullt upp med rapportering, ta fram mallar och fastnat i en styrmodell som var anpassad för tidigare behov står den mest troligt i vägen för att få kraft och fart i transformationen som krävs för att lyckas med digitaliseringsagendan.

För att göra verklig skillnad behöver PMO:t ta steget från att vara en passiv uppföljare till att bli en aktiv spelare – en utvecklingsmotor. Det handlar om att axla roller som takthållare, synliggörare, brobyggare och balansmästare. Att leda inte bara genom struktur, utan genom att skapa förutsättningar för framdrift, samverkan och strategisk leverans.

Det är i detta skifte – från kontroll till möjliggörande – som PMO:t kan bli en nyckelspelare i organisationens resa mot framtiden.

Är det dags att ge ditt PMO den roll det faktiskt behöver ha?

TEST

Fungerar ditt PMO som en kontrollfunktion eller en utvecklingsmotor idag?

Gör testet och få en snabb bild av ert nuläge! Det tar max 4 minuter och du får förslag på utvecklingssteg och konkreta tips i din mail

Gör testet

Utveckla den tvåhänta organisationen

/i , , , /av

I dagens snabbt föränderliga IT-landskap räcker det inte att vara en IT-organisation som enbart fokuserar på stabilitet eller innovation – man måste kunna hantera båda samtidigt. Du behöver utveckla den så kallade ”tvåhänta organisationen”. Den tvåhänta organisationen (ambidextrous organization), handlar om att balansera kortsiktig effektivitet med långsiktig förnyelse.

Vi möter ofta IT-ledare som ställer sig frågan hur de ska få utrymme att utveckla organisationen när projekten tar all tid och kraft. Vi tror att det krävs ett nytt sätt att jobba med organisationsutveckling och att kunna göra både och. I denna blogpost delar vi fyra perspektivskiften som kan vara en hjälp till att nå en mer tvåhänt organisation: 

Från projektorganisation till nätverksorganisation

Många IT-organisationer arbetar fortfarande i separata projektstrukturer där varje initiativ hanteras för sig och resten finns i linjeorganisationen. För att lyckas behöver behöver IT-ledningen skapa en mer integrerad nätverksbaserad organisation där projekt och lärande blir en mer integrerad del i den ”vanliga organisationen”. Genom att koppla samman initiativ och skapa tvärfunktionella samarbeten går det att skapa en mer dynamisk organisation med bättre förutsättningar för att driva sin egen utveckling.

Prioritera organisationsutveckling inom samma portfölj

Ofta ser vi att IT-initiativen och utvecklingen av IT-Organisationen hanteras som separata spår. Istället för att betrakta organisationsutveckling som ett fristående projekt, bör organisationsutvecklingen integreras det i den totala portföljen. Detta säkerställer att IT-verksamheten kontinuerligt förbättras samtidigt som vi driver strategiska initiativ framåt.

Bygg sammanhang istället för organisationsträd

Traditionella IT-organisationskartor och hierarkiska strukturer kan skapa silos och bromsa förändring. Ofta är det inte i organisationsrutorna som det största värdeskapandet eller leveranserna sker utan i stället i olika konstellationer, nätverk oh samverkan. Genom att istället fokusera på sammanhang – hur team, processer och kompetenser hänger ihop – kan vi skapa en mer anpassningsbar och samarbetsdriven organisation.

Från Taskwork till Teamwork

Det handlar inte längre bara om att fördela uppgifter (Taskwork) utan om att skapa starka samarbetande team (Teamwork) som kan ta sig an uppdrag och leveranser som både rör basen och utvecklingen. Som känner ägarskap för helheten. En tvåhänt organisation ser sätter fokus på teamet och ger teamet ett uppdrag att också se till sina behov av utveckling av struktur och arbetssätt. Vad behöver vi för att nå gemensamma mål, snarare än att enbart fokusera på individuella arbetsuppgifter.

Avslutande tankar

Att utveckla en tvåhänt IT-organisation är en kontinuerlig process som kräver ett nytt sätt att tänka kring struktur, ledarskap, och arbetssätt. Genom att gå från projektorganisationer till nätverk, genom att hitta sätt att utveckla organisationen samtidigt som du driver projekten till resultat kan du skapa både stabilitet och innovation samtidigt.

Enkelhet som strategi: Våra bästa tips

/i , , , , /av

I en värld full av osäkerheter, snabba förändringar och komplexitet blir enkelhet en superkraft. Individer, team och företag som lyckas göra svåra saker enkla skaffar sig en tydlig konkurrensfördel. Enkelhet är en förutsättning för att vara anpassningsbar och leverera högt värde kontinuerligt till era kunder.

Men enkelhet handlar inte bara om att skala bort onödigt eller prioritera rätt. Det handlar också om att få hela organisationen att gå i takt. När alla drar åt samma håll, med samma mål och fokus, frigörs kraften i enkelhet på riktigt. Här är våra bästa tips för att göra enkelhet till er främsta strategi:

1. Enkelhet börjar med tydliga prioriteringar och att våga välja bort

För att få organisationen att arbeta i takt behöver ni ha en gemensam riktning. Det kräver tydliga prioriteringar. Fråga er: Vad är absolut viktigast just nu? När alla i organisationen förstår och delar samma mål, blir det enklare att undvika dubbelarbete, motstridiga initiativ eller att fastna i detaljer.

Vi törs lova att många av de skav du upplever i din organisation bottnar i att ni har för många pågående parallella aktiviteter, projekt, initiativ. Det blir för många beroenden, för mycket task switching, med resultatet att få saker blir klara och skapar värde.

Att börja säga nej till saker är sannolikt det bästa beslutet du kommer kunna ta.  Det här är verkligen en superpower.

2. Börja gå i takt

Kan något så fånigt enkelt som återkommande vecko- eller månadsmöte göra någon skillnad? Ja när det sker på rätt sätt och sätts samman med andra möten. Då börjar din organisation att gå i takt. Varje gång vi får detta att hända hos våra kunder uppstår att aha. Arbetsro infinner sig och kunden upplever att de ökar sin genomförandekraft.

När det finns en gemensam takt eller puls i din organisation blir det så mycket enklare att prioritera och prioritera om. Bygg en gemensam takt där din organisation kan mötas. Bye bye till synkar som sker i osynk.

3. Små steg skapar stora framsteg

Att navigera i en komplex värld kräver flexibilitet och anpassningsförmåga. Istället för att försöka lösa allt på en gång, fokusera på små, genomförbara steg som skapar rörelse framåt.

Testa, lär och justera – tillsammans. När team och avdelningar rör sig i samma riktning, steg för steg, skapas momentum som driver hela organisationen framåt.

4. Bygg bort onödig komplexitet

För att organisationen ska kunna arbeta effektivt måste ni frigöra tid och energi från onödiga processer och aktiviteter. Identifiera vad som inte längre skapar värde, och våga skala bort det.

När ni förenklar ert arbetssätt skapar ni förutsättningar för alla att bidra till det gemensamma målet – utan att fastna i onödigt komplicerade strukturer.

5. Kommunikation så att alla kan bidra

En strategi är bara användbar om den är begriplig för alla – oavsett roll eller nivå i organisationen. Enkelhet i kommunikation handlar om att bryta ner stora visioner till konkreta och tydliga budskap som skapar enhet.

Använd ett rakt, tydligt och inkluderande språk. När alla förstår både målet och vägen dit blir det enklare för organisationen att gå i takt.

Utgår från enkla guidande principer som gör att många har möjlighet att fatta rätt beslut.

Börja med att levandegöra detta som ledare: kommunicera mål, visa riktning och främja enkelhet i både ord och handling. En kultur av enkelhet och samstämmighet är inte bara en konkurrensfördel – det är grunden för långsiktig framgång.

Enkelhet är kraften som driver framåt

När enkelhet blir en strategi, inte bara en metod, skapar ni en organisation som både kan anpassa sig till förändringar och hålla fokus på det som verkligen betyder något. Och när ni dessutom får hela organisationen att arbeta i takt blir det enklare att leverera högt värde, kontinuerligt och hållbart.

Vad gör ni för att skapa enkelhet och få er organisation att arbeta mot samma mål?

Fyra vägar till framgångsrik organisationsutveckling i en snabbt föränderlig värld

/i , , , , /av

“Vi behöver resultat nu och har inte tid med ett stort organisationsutvecklingsprojekt.” Känner du igen dig? Många digitaliseringschefer vi pratar med vill utveckla sin organisation för att kunna öka genomförandekraften, bli mer innovativ och accelerera, men den pressade vardagen gör det svårt att hitta tiden. Lösningen? Bygg och utveckla agilt, samtidigt som ni driver digitalisering.

Det är inte längre hållbart att genomföra stora, förutsättningsskapande transformationsprojekt. I dagens snabbrörliga digitala värld krävs nya sätt att utveckla organisationen – agilt, stegvis och tillsammans. Här är fyra konkreta strategier:

1. Bygg organisationen genom att göra

I en agil värld skiftar vi från att först bygga och sedan agera, till att göra båda parallellt. Identifiera ett digitaliseringsinitiativ som redan är prioriterat och låt det bana väg för nya arbetssätt och förmågor. Genom att skapa värde direkt, reflektera över vad som fungerar och därefter förstärka och sprida dessa insikter, kan ni utveckla organisationen löpande. Tänk på konceptet “minimum viable product” – även när det gäller organisationsutveckling.

2. Bygg med sammanhang istället för organisationsträd

Traditionella organisationsmodeller med hierarkiska träd är inte längre tillräckligt flexibla i den digitala eran. För att kunna vara agila och snabbrörliga behöver ni istället fokusera på sammanhang där värde skapas. Låt till exempel återkommande möten eller tvärfunktionella samarbeten bli stommen, snarare än positioner i ett organisationsschema. Detta är särskilt viktigt för att hålla digitaliseringsarbetet relevant och effektivt.

3. Bygg stegvis och iterativt

En agil organisation bygger inte på perfektion från början – den utvecklas i takt med förändrade behov. Ta utgångspunkt i vad som redan fungerar bra och förstärk det, eller fokusera på ett område där ni ser att digitaliseringen kan driva framsteg. Genom att testa små förändringar, analysera resultaten och justera, bygger ni en organisation som hela tiden lär och anpassar sig.

4. Bygg genom mikro-reflektion

Reflektion är nyckeln till kontinuerlig förbättring i en agil och digitaliserad organisation. Inför korta reflekterande inslag i era möten – enkla frågor kan leda till stora insikter. Genom att göra reflektion till en del av vardagen skapar ni en organisation som ständigt optimerar och anpassar sig, utan att fastna i stora, tunga processer.

Det här är några sätt att bygga en agil organisation samtidigt som ni driver digitalisering och skapar värde. Börja med att sätta kunden i centrum – det hjälper er att prioritera rätt och hitta de lösningar som skapar resultat, samtidigt som ni bygger en organisation för framtiden. Vilket digitaliseringsinitiativ kan du använda som första steg för att börja bygga din organisation agilt?

Lässamling om konsten att agera i osäkerhet

/i , , , /av

Att agera i osäkerhet är vår tids superpower. När förutsättningarna ändras snabbt och oförutsägbart, kartan är komplex och många osäkerheter finns är det lätt att bli avvaktande. Vilja utreda mer eller helt enkelt bara passivt vänta.

I denna post har vi samlat läsning för dig som vill lära mer om konsten att agera i osäkerhet. Det är för dig som vill hitta den nödvändiga vägen att transformera er affär och åstadkommande större resultat nu.

#1 Beslutsfattande i tider av osäkerhet

Gillar du också att ta beslut när alla förutsättningar är klara och alla detaljer i planen har utretts på längden och tvären? I digitaliseringsdjungeln är det en utopi. Där behöver du och dina kollegor våga gå även när du inte vet om ni är på väg åt rätt håll. Det finns många saker som pekar på att du behöver andra verktyg för att våga röra sig framåt i tider av osäkerheter och snabba förändringar. I den här bloggposten listar vi fem sätt som många agila organisationer använder sig av.

#2 Planer är silver, planering är guld

Är det ens någon idé att planera när förutsättningarna ändras så snabbt?

Självklart. Kanske inte på samma sätt som du och din organisation alltid gjort men planering är i högsta grad en hjälp på vägen. Även när förutsättningarna snabbt ändras, osäkerheterna och möjligheterna är många. Läs mer om tre saker som planering kan hjälpa dig och din organisation med.

#3 Tre anledningar att de stora transformationernas tid är förbi

Det finns många förflyttningar att göra för att fortsätta vara relevant som organisation och bolag. Men vilket är det bästa sättet att ta sig fram på? Svaret har ofta varit stora transformationsprogram för de stora rörelserna. Definierade, väl avgränsade, mobiliserade, förankrade och tydligt finansierade program. Vi tror att det oftare finns bättre vägar att ta sig framåt och att tåget har gått för de stora transformationerna. Här i denna post delar vi med oss av tre anledningar till att vi ser att det är så.

#4 Superkraften att välja bort

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter. Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

#5 Rädd för att måla in dig i ett hörn?

Läs mer om hur vi tillsammans med fastighetsbolaget gick från rädslan för att måla in sig i ett hörs till att komma i rörelse och skapa värde

#6 Bli en prioriteringsninja

Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem?

I en föränderlig värld med hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet, förändringar som sker snabbt och oförutsägbart har förmågan att prioritera aldrig varit mer central. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den bäst ska nyttjas. I denna post delar vi med oss av fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

#7 10 förmågor att bygga

Vad krävs av dig och din organisation för att med full kraft och fart omfamna de många möjligheterna som finns? Hur accelererar ni och får full utväxling på era satsningar? Ett av svaren på det är att det kräver nya förmågor och kompetenser. Förmågor att utveckla och stärka för organisationen i sin helhet, organisatoriska förmågor, och att bygga hos individerna som finns i organisationen. I denna post listar vi tio av de förmågorna.

Fyra roller för ett PMO i en agil organisation

Fyra roller för ett PMO i en agil organisation

/i , , , , , , /av

PMO:t har länge varit hjärtat i strategiexekveringen för många bolag, och har ofta fungerat som en central enhet för att hantera allt från portföljer och program till projekt. Beroende på fas har fokus skiftat mellan att (1) omvandla strategi till konkreta satsningar, (2) styra stora program, eller (3) förse organisationen med metoder och processer. I många fall har PMO:t fått en kontrollerande funktion, med mycket av arbetsmängden dedikerad till rapportering.

Mycket vatten har runnit under broarna på senare år. Strategier utvecklas iterativt och stora projekt ersätts av kundfokuserad, taktad och kontinuerlig utveckling, allt för att kunna agera på en ständigt förändrad spelplan. Ambitösa digitaliseringsagendor med höga förväntningar och snabba resultat, förväntningar om att hålla risknivån i schack och kostnadskontroll.

Men PMOts roll är kvar oförändrad. Har PMO:t spelat ut sin roll?

Absolut inte. PMO:t har en fortsatt central roll, men det behöver anpassas och utvecklas för att supportera på en spelplan som ständigt är förändras. PMOt behöver gå från att vara en kontrollfunktion till att agera som en kraftfull utvecklingsmotor i din organisation.

I denna bloggpost delar vi med oss av fyra nyckelroller ett PMO bör axla i en agil organisation: 

Takthållaren, Balansmästaren, Synliggöraren och Facilitatorn.

1. Takthållaren

I en agil organisation blir PMO:t takthållaren som ser till att prioriteringar sker kontinuerligt och på helheten. Här spelar PMO:t en avgörande roll i att etablera och utveckla de möten och samarbetsytor där strategisk riktning och operationellt genomförande möts. Det är i dessa forum som visioner omvandlas till handling och övergripande prioriteringar sätts.

Ett exempel på ett kraftfullt verktyg är kvartalsvisa möten, där långsiktiga och kortsiktiga mål knyts ihop. Genom att föra organisationens olika delar samman kan PMO:t skapa en takt där visionen ständigt möter verkligheten, och där fokus hålls på rätt saker.

2. Balansmästaren

En annan viktig roll för PMO:t i en agil organisation är att fungera som balansmästare. PMO:t hjälper till att väga olika perspektiv mot varandra vid prioriteringar – från visionära mål till konkreta effekter. De utmanar och guidar organisationen i beslutsfattandet, genom att formulera principer som styr var fokus ska ligga under nästa period.

För att lyckas i denna roll behöver PMO:t också hjälpa organisationen att bryta ner stora strategiska initiativ till mindre, mer hanterbara delar. På så sätt kan man skapa en bättre balans mellan långsiktiga mål och agila, värdeskapande leveranser i nuet.

3. Synliggöraren

I en agil organisation är det avgörande att alla delar samma bild av vart man är på väg. Här blir PMO:t synliggöraren, den som säkerställer att den gemensamma riktningen är tydlig och att alla i organisationen vet vad som gäller för kommande period. Genom att visualisera strategier och skapa transparens kring prioriteringar stärker PMO:t organisationens förmåga att arbeta agilt.

Ett agilt PMO samlar inte på sig information och håller den hemlig, utan gör helhetsbilden tillgänglig för alla – i rätt format och vid rätt tillfällen. Genom att skapa forum och mötesplatser där organisationen kan dela och förstå helheten, ser PMO:t till att alla jobbar mot samma mål.

4. Facilitatorn

Sist men inte minst är PMO:t en facilitator i en agil organisation. Denna roll handlar om att skapa möten och sammanhang där rätt perspektiv kommer fram, där de som har insikt och kunskap ges utrymme att säga att något behöver ändras eller att ett nytt beslut krävs.

Som facilitator skapar PMO:t trygga forum där både helhet och detaljer får plats. Här sker diskussioner som tar organisationen närmare sina mål och visioner, med fokus på att uppnå mer resultat med mindre insats – snabbare och på ett hållbart sätt.

Stegvis mot ett utvecklat PMO

Tillsammans utgör dessa fyra roller ett utvecklat PMO i en agil organisation. För att lyckas krävs att PMO:t kliver ner från sin kontrollerande piedestal och istället blir en brygga mellan helhet och detalj, strategi och operation. Genom att skapa och upprätthålla utrymmen där dessa diskussioner kan leva och utvecklas, blir PMO:t en verklig kraft i organisationens transformationsresa.

Det kan till och med vara värt att överväga ett namnbyte – från PMO till exempelvis transformationskontor eller utvecklingskontor – för att bättre spegla de nya roller och ansvar som tillkommer. Ibland spelar namnet mindre roll, men förändringen i uppdraget är central.

Att börja utveckla PMO:t för en agil organisation är inget att vänta på. Det teambaserade arbetssättet kräver det och rätt hanterat kan det ger er digitaliseringsresa en nödvändig boost.

För organisationer som inte har ett PMO i dag men ser behovet av någon typ av samlade funktion kan denna post utgöra grunden för några först steg att ta.

Denna bloggpost publicerades ursprungligen i januari 2022 och fick en uppdatering under 2024.

TEST

Fungerar ditt PMO som en kontrollfunktion eller en utvecklingsmotor idag?

Gör testet och få en snabb bild av ert nuläge! Det tar max 4 minuter och du får förslag på utvecklingssteg och konkreta tips i din mail

Gör testet

Prioriteringsninja

Superkraften att välja bort

/i , , /av

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter.

Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

Ofta är det precis det som behövs för att komma igång – att säga nej, skippa och välja bort – för att på så sätt enklare och tydligare se vad som ska vara i fokus. 

Att välja bort kan kännas tufft. Men låt oss ta jämförelsen med källarförrådet, du vet det där som är så fullt så det är helt omöjligt att ens börja rensa. Och, vad som sen händer när du tagit ett första rensningsvarv – hur mycket lättare och mer lustfyllt det känns att ta sig an då. Samma känsla går att åstadkomma i din organisation. 

Hur väljer du då rent konkret? Här är tre sätt som kan hjälpa på vägen:

1. Skapa samsyn över vad som är viktigt för er. Jämför med de initiativ ni har på bordet och fundera över vilka som inte uppfyller det som ni bedömt som viktigt. Ta bort dem.

    2. Välj bort lagom mycket till att börja med. Välj bort tre saker till exempel. Därefter brukar det klarna och går alltid att välja bort några till.

    3. Välj bort det där som ändå aldrig blir gjort. Det som ha varit i planen eller roadmappen längst men det aldrig blivit tid för. Det kanske helt enkelt inte ska vara där.

    Att välja bort handlar om att skapa fokus. Att ge kraft och utrymme till det som ska göras. Ibland har tanken om planer, roadmaps och backlogs där allt ligger i ordning gjort att vi glömt kraften i att rensa och ta bort saker. Bara för att saker ligger längre bak i listan kanske de inte är tillräckligt viktiga för att finnas där alls.

    Bygg superkraften att välja bort

    Utmana er själva och se vad som händer om ni istället för att bara lägga saker i ordning faktiskt väljer bort, skippar och säger nej. Att välja bort skapar fokus och ger er möjlighet att lägga er energi där den som mest behövs. Att välja bort är en av framtidens organisationers superkrafter.

    Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

    Fyra förmågor som gör dig framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

    /i , , , , , , /av

    Begreppet känns måhända lite slitet men digitalisering är mer än ett projekt som din organisation drev 2018. Ja, vi tror att det mesta faktiskt fortfarande är ogjort.

    Förväntningarna är om möjligt högre än de någonsin varit. Det pratas AI samtidigt som chefer fyller sin dagar med administrativt arbete som skulle varit automatiserat för 10 år sedan. Vi säger att data är det nya guldet och fastnar samtidigt i konflikter om vem som äger data. Känns det bekant? 

    Framgångsrika organisationer har hittat ett nytt sätt att ta sig fram i digitaliseringsdjungeln. De har byggt nya förmågor i sin organisation. Förmågor som gör att de kan åstadkomma mer resultat, med rimliga insatser, på ett snabbare och mer hållbart sätt. Hur gör de då? Här i bloggposten listar vi fyra förmågor som de har lyckats bygga.

    Förmåga 1. Förmåga att utveckla strategier successivt

    Många har en rädsla för att måla in sig i ett hörn och fastnar i ett ändlös kartläggande och sökande efter riktning och strategier. Rädslan är kostsam och ofta något obefogad. Men det krävs att du skiftar tillvägagångssätt.

    I digitaliseringsdjungeln behöver du och din organisation ha förmågan att utveckla strategier successivt, påkopplade och nära görandet.

    Guidande principer är ett sätt som vi återkommande ser blir förlösande. Enklare än så är att konkretisera de handlingsalternativ som finns tillgängliga just nu. Det skapar en enkelhet att överblicka och allt som oftast blir det självklart vilket alternativ som är att föredra. Inte sällan går den då att motivera med någon typ av riktning som finns där. Kanske outtalad.

    Förmåga 2. Förmåga att börja göra

    När utmaningarna är komplexa och stora tenderar projekten eller initiativen att bli detsamma. Det blir ett vändande och vridande att försöka ta sig an den stora elefanten. Inte sällan blir resultatet att du står och stampar. Stora plattformsbyten som ska realisera hela affärsplanens potential, men ingen kommer till görandet.

    Framgångsrika organisationer ha förmågan att bryta ner och börja göra. De börjar tidigt ta de första stegen till att leverera något litet som blir färdigt. Något de kan fira och lära av. De är nyfikna och har sätt att utforska och lära på riktigt genom görandet. De delar upp arbetet i mindre delar. De tittar i backspegeln och reflekterar över sina insatser kontinuerligt. De vågar att testa.

    Förmåga 3. Förmåga att prioritera som en ninja

    Det är allt för vanligt att organisationer använder sig av prioriteringsmetoder som leder till fel effekter. De försöker värdera allt mellan 1 till 3 och allt får högsta prio. Den som skriker högst är ett allt för vanligt sätt att prioritera. En låst budget och resursallokering hindrar organisationer att prioritera om när förutsättningarna snabbt förändras. Slutligen förlitar sig ledningen på trafikljusen och känner att de har kontroll så länge det lyser grönt… men när det visar sig vara något annat utbryter paniken.

    I digitaliseringsdjungeln behöver organisationer utveckla sin förmåga att prioritera som en ninja. Förenklat handlar det om tre saker:

    • Kontinuerlig prioritering efter gemensamma principer som successivt utvecklas utifrån övergripande vision och ledstjärna
    • Prioritering av arbete efter önskade effekter och svårighetsgrad så att mest pang för pengarna kan nås
    • Transparent och gemensam helhetsbild av prioriteringar så att det blir enkelt för många att agera enligt dem

    Förmåga 4. Förmåga att arbeta dynamiskt och gemensamt för att leverera värde

    Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har hittat former där värde levereras kontinuerligt genom att människor arbetar tillsammans och dynamiskt. De har, vad vi brukar kalla, skippat viskleken. Det kanske låter enkelt och självklart. Vår erfarenhet är att detta i praktiken kan sitta ganska hårt inne. Mer konkret handlar det om att mindre utsträckning förlita sig på hierarkier, top-down-approach, ansvarsmatriser och kontrollfunktioner som information ska slussas igenom. För att i större utsträckning förlita sig på nätverk, sammanhang och samverkan och beslut som sker där informationen finns. Det handlar också om att skifta till att värdera driv och leverans i högre utsträckning än kontroll.

    Det handlar om att våga börja göra

    Med dessa fyra förmågor kan du skapa en framgångsrik organisation. Vägen dit sker inte i en rätt eller viss ordning. Mycket handlar om att våga börja utforska och hitta vägarna. Ta någon del där du ser att ni skulle nå tidiga vinster och lära längs med vägen.

    Beroende(n)framkallande

    /i , , , /av

    Många beroenden blir det i en komplex och tätt sammanflätad kontext. För många är det precis så som kartan de verkar på ser ut. Saker som tidigare var frikopplade och självständiga är i dag tätt sammanflätade. Marknadsavdelningen som kunde agera självständig utifrån sin marknadsplan är idag ömsesidigt beroende utav roadmapen för digitaliseringsinitiativ och data som kommer från operations.

    Detta ger ett annat behov av fokus i planeringen av en business.

    En viktig del i planeringen är att öka förståelsen för vilka beroenden som finns och hur de kommer påverka. Det är en framgångsnyckel att planera med fokus på att synliggöra beroenden, eller vad vi kallar att ”göra planeringen beroende(n)framkallande”.

    Du vill ha upp beroenden på bordet, så tidigt som möjligt. Allt för att lösa ut dem i förväg eller hitta vägar för samverkan. Så du och din organisation inte står med en massa halvfärdiga lösningar.

    I denna posten delar vi fem frågor att sätta i fokus under planeringen. För att nå mer pang för pengarna och ha bättre förutsättningar att kunna svänga om.

    Vilka beroenden finns? Börja att lista dem. Ta några stycken. Behövs inget märkvärdigt i bland kanske det faktiskt är enklast att rita på tavlan med linjer emellan.

    Vilka hinder skapar det? Konkretisera på vilket sätt beroendena skapar hinder eller möjligheter för varandra. Skapa en gemensam större förståelse för hur helheten ser ut och hur saker hänger i hop

    Vilka beroende går att lösa ut i förväg? Med nya gemensamma insikter är det dags att gå in i lösningsmood. Vilka beroenden går att lösa ut i förväg? Är det så att det finns några blockers som gör att det finns en poäng att avvakta med något initiativ. Lös ut så mycket som går på den tiden ni har på er. Oftast går det komma längre än du kanske initialt tror. Genom att lösa ett antal beroenden i förväg ökar självständighet, vilket ökar förutsättningarna för snabbhet.

    Var behövs samverkan? Med de beroenden som sedan fortfarande finns kvar handlar det om att fortsätta resonemanget om hur ni behöver samverka kring dem under perioden. Vilka behöver kontinuerligt stämma av längs med vägen? Vad behöver du och dina kollegor vara extra osbervanta på?

    Hur hjälper vi varandra för att nå största möjliga effekt? Den bästa planeringen som fokuserar på att lösa beroenden ger också utrymme till dialogen och ökad förståelse för hur ni tillsammans kan hjälpa varandra till att nå största möjliga effekt.

    Så börja att planera beroendenframkallande och du kommer snabbt att märka att du och dina kollegor för ett ökat värde av den tid ni investerat i planering. Det kommer också ge er ökade möjligheter att svänga om när och om förutsättningarna förändras längs med vägen.

    Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

    Vi tror att det behövs en annan typ av managementkonsulting. Att rådgivning och genomförandekraft behöver gå hand i hand. Vi tror på att bygga samtidigt som vi rör oss framåt och att det går att åstadkomma mer effekt med mindre insatser.

    Vi värdesätter enkelhet och närhet i samarbetet med våra kunder.

    Är du ännu inte kund? Hör av dig så bokar vi ett möte där vi tillsammans diskuterar och hittar lösningar på utmaningarna i er digitaliseringsagenda.

    Ta kontakt med oss