Agil organisation – Sida 2 – House of Simplicity

Perspektivskifte, digitalisering, agil organisation

Planer är silver, planering är guld

februari 17, 2024/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering/av House of Simplicity

Är det ens någon idé att planera när förutsättningarna ändras så snabbt?

Självklart. Kanske inte på samma sätt som du och din organisation alltid gjort men planering är i högsta grad en hjälp på vägen. Även när förutsättningarna snabbt ändras, osäkerheterna och möjligheterna är många.

Eisenhowers klassiska citat ”Plan is nothing, planning is everything” sätter fingret på vad som behöver vara i fokus. Det är inte planen i sig som är grejen. Den har allt kortare livslängd. Det är planeringen vi vill åt.

Hur pass värdeskapande planeringen blir beror också på var fokus ligger i planeringen. Tre saker som planering hjälper dig och din organisation:

Ökar den gemensamma förståelsen

Att planera ökar den gemensamma förståelsen för vad som göras och vad som är prioriterat. Givet att den görs tillsammans. Genom att återkommande spendera gemensam tid att resonera kring planen framåt skapar möjligheter att vara mer effektiv i genomförandet. När planen konkretiseras prövas prioriteringarna. Att pröva olika scenarios kan vara ett sätt att komma vidare tillsammans.

Ökar genomförbarheten

Att planera ökar genomförbarheten och förståelsen för vilka svagheter och risker som finns, var det finns en möjlighet att gena eller plocka bort om det skulle behövas. Att tillsammans utforska vilka saker som hänger ihop, är beroende av varandra är hjälpsamt.

Gör dig redo att möta ändrade förutsättningar

Att planera gör dig redo för att möta ändrade förutsättningar. När det finns en fördjupad förståelse för kopplingen mellan prioriteringar och aktiviteter är det enklare att svänga om skutan om eller när förutsättningarna förändras.

Planen är silver, men planering är guld. Det har agila organisationer tagit fast på och tar för vana att planera ofta men lite mindra åt gången.

Beslutsfattande i tider av osäkerhet och snabba förändringar

januari 2, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Gillar du också att ta beslut när alla förutsättningar är klara och alla detaljer i planen har utretts på längden och tvären? I digitaliseringsdjungeln är det en utopi. Där behöver du och dina kollegor våga gå även när du inte vet om ni är på väg åt rätt håll.

Det fanns kanske en tid när långtidsprognoser, trendspaningar och framtidsutsikter var effektiva verktyg men de tenderar att ha mindre pricksäkerhet i allt fler områden.

Det finns många saker som pekar på att du behöver andra verktyg för att våga röra sig framåt i tider av osäkerheter och snabba förändringar. I den här bloggposten listar vi fem sätt som många agila organisationer använder sig av:

Scenarioplanera

Konkretisera olika möjliga scenarion för framtiden och olika handlingsalternativ som följer med dem. Lista olikheter och likheter med de olika alternativen, risker och potential. Detta är ett kraftfullt verktyg för beslutsfattande när möjligheterna är många och framtiden är oklar. Där det finns likheter mellan scenarion kan det exempelvis finnas flera fördelar med att lägga in insatser eller åtgärder. Scenarioplanering är ett sätt att skapa förberedelse för olika möjliga scenarion.

Fatta mindre beslut oftare

På en karta med större oksäkerheter behöver du ställa om själva grundsynen på beslutsfattandet. Du och din organisation behöver gå från att premiera och värdera stora beslut som du tar sällan till att fatta mindre beslut oftare . Du kan tänka att du inte ska ta större beslut än vad du måste åt gången. Dvs. Se till att vara i görandet, utforskandet och det kontinuerliga resultatskapandet och fatta kontinuerligt de beslut som du måste för att fortsätta att ta dig framåt. Men inte mer än det.

Både och

Varför välja när du kan ta båda? Åtminstone initialt, tills du har mer information eller tills dess att större kostnader uppstår. Detta är ett tankesätt eller filosofi som kan vara hjälpande. Det flyttar dig från fokusering på ett val, med risk att det alltid blir fel eller att du måste välja när du inte har nödvändig information. Många gånger är det först långt senare som du måste välja. Kanske räcker det med att välja bort ett alternativ med sedan fortsätta med resten.

Hypotes drivet

När all information inte går att ta fram innan är det ett effektivt sätt att arbeta hypotesdrivet för att få en rörelse framåt. Det bygger i grunden på att det är i görandet som lärandet och kunskaper kan vinnas. I sin enklaste form handlar ett hypotesdrivet beslutsfattande om att steg 1: formulera hypoteser, Steg 2: testa av dem, Steg 3: reflektera och samla data, Steg 4: dra slutsatser och steg 5: formulera nya hypoteser baserat på slutsatserna.

Tänk stort och gör litet

Osäkra tider ska verkligen inte förväxlas med att det inte är tid för att tänka stort eller vara visionär. Tvärt om. Det behövs än mer. Du måste tro på något, vilja något och har en stor idé. Till den behöver du ställa dig frågan ”Vad är ett rimligt nästa steg att ta som tar mig lite närmare den stora visionen?”

Planering i en agil organisation

november 13, 2023/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering, Kvartalsplanering/av House of Simplicity

Har du varit med och lagt mängder av tid på att göra en övning för att få till en resursallokering någon gång? Den stora excelövningen som visar att Nisse ska lägga 5 % i det stora projektet, 10 % i det mellanstora och så hoppas alla på att få loss honom på 25 % i det lilla projektet. Många gånger blir det en teoretisk övning som funkar finfint på pappret, men som i verkligheten oftast blir ett helt verkningslöst verktyg.

Detta är ett av flera symptom vi ofta möter som berättar att de planeringsmetoder som företag använt i decennier inte längre räcker till. För mycket tid läggs för sällan på planering och budget och därtill används prioriteringsgrunder som lägger fällben på organisationen. Alla dessa symptom gör planering och prioritering till ett område att utveckla för organisationer som vill bli framgångsrika i digitaliseringsdjungeln.

Så vad är det som egentligen ska planeras i en tid där förutsättningarna snabbt förändras? Detta försöker denna bloggpost bringa lite klarhet i.

Det är inte planen utan planeringen som är grejen

Plans are nothing; planning is everything. Eisenhowers citat är i högsta grad giltigt i dagens företag. För det är planeringen vi vill åt och inte planen i sig. Planeringen ökar den gemensamma förståelsen för vad som göras och vad som är prioriterat. Givet att den görs tillsammans dvs. Det ökar i sig genomförbarheten och förståelsen för vilka svagheter och risker som finns, var det finns en möjlighet att gena eller plocka bort om det skulle behövas. Planeringen gör oss redo för att möta ändrade förutsättningar helt enkelt.

Planera för att förstå var det finns hinder och beroenden

Självständighet ökar förutsättningarna för snabbhet. Men där saker tidigare var mer frikopplade är allt fler saker tätt sammanflätade. Det finns en massa olika beroenden. En del i planeringen är att öka förståelsen för vilka beroenden som finns, hur de kommer hindra. Allt för att lösa ut dem i förväg eller samverka och ha en medvetenhet om hur vi behöver hjälpa varandra för att nå största möjliga effekt. Så vi inte står med en massa halvfärdiga lösningar.

Planera för att ha rimligt mycket att göra

Få saker är så kontraproduktivt för att nå stor effekt som när för många saker är i gång samtidigt. Detta blir extra kännbart om det visar sig att förutsättningarna snabbt ändras. En viktig del i att planera är för att se till att det ska vara rimligt mycket att göra. Ta höjd för att nya saker kommer att komma in, dvs se till att det finns ledig kapacitet.

Planera för att få i hop gapet

I många organisationer finns det i dag ett gap mellan mål och ambitioner och det som faktiskt görs. Planeringen bör fokuseras till att stänga det gapet. Frågor bör orienteras till att verkligen förstå vad det är i görandet som kommer att leda till önskade effekter. Här finns ett flertal olika metoder och sätt att ta till. Utöver metoder handlar det också om att korta in tidsspannet över vilken period som planeringen avser och att målsättningarna också uttrycks för samma period.

Utveckla nya sätt stegvist

Detta är utvecklingssteg som bäst görs stegvist. Börja med dem som vill och kan. Samlas i mindre skala. Kanske för ett avgränsat område eller där ni vet att det kommer göra stor skillnad att få till en annan planering. Bygg på. Få till ett sätt där det blir naturligt att kontinuerligt utveckla vidare.

Mål som ger dig dragläge

oktober 10, 2023/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Mål, Strategi/av House of Simplicity

Förändringar som sker snabbt och uförutsägbart, hög utvecklingstakt och många möjligheter. Hur jobbar du med mål i en sådan kontext, för att det ska hjälpa dig och din organisation framåt?

Går det att använda mål som en hjälp för att röra sig framåt? Hur behöver det då se ut?

Detta är vanliga frågor vi får. Denna bloggpost försöker beskriva några saker att fokusera mer respektive mindre på som svar på frågeställningen.

Att arbeta med mål i en agil organisation är att röra sig mellan helhet och detalj kontinuerligt. Det är en process som är en naturlig del av och ger något att luta sig mot i arbetet som planeras och görs. Det är en process som är dynamisk och där alla är delaktiga.

Att arbeta med mål är inte en process som kommer uppifrån och fördelas ut. Det är inte en parallell process som ska administreras utöver det arbete som ska göras och det är inte en process som några få är ansvariga för och övriga kan stå och invänta resultatet av.

Tre saker att fokusera mer på

Helhet och detalj

Organisationer som lägger mer kraft och fokus på att växelvis röra sig mellan helhet och detalj med fler perspektiv involverade skapar förutsättningar som behövs i en föränderlig värld. När fler kan koppla ihop det som görs med det organisationen vill och behöver göra finns möjlighet att fatta kloka beslut och hitta bra lösningar, även då förutsättningar förändras.

Mål som en naturligt integrerad del

För att målen ska vara till nytta behöver de vara en naturlig del av det arbete som planeras och görs. Något för organisationen att luta sig mot som skapar möjlighet att hitta nya vägar när man går in i återvändsgränder. Ett kontinuerligt fokus på att koppla in varför i det som görs, i det stora och det lilla, är effektfullt.

Hög delaktighet och dynamiskt

För att skapa mål som riktigt går att luta sig mot och som hjälper organisationen framåt i svåra beslut, vägval eller i prioritering behöver processen vara levande och involveringen hög. Ett klokt sätt att göra det på är att se målen som en dynamiskt framväxande materia, som kontinuerligt förändras och förädlas med dialoger som involverar människor i många olika delar av organisationen.

Tre saker att fokusera mindre på

Uppifrån och ned

Mål som skapas på övergripande nivå och ska trattas ned i organisationen skapar en delay i organisationen som sätter käppar i hjulen när saker rör sig. Det är också lätt att det blir en reaktiv process som gör att organisationen tappar möjlighet att kunna vara framåtlutade.

En tydlig parallell process

En målprocess vid sidan av med mer fokus på att den finns än att den går att luta sig mot ger inte det stöd som organisationer behöver. Om målen är okänd materia för de som arbetar med att få dem att hända är det ofta ett tecken på att processen är för parallell.

Några få som formulerar och resten som väntar in

Mål att luta sig mot skapas sällan av några få där övriga kan invänta resultatet och försöka hitta vägar framåt utifrån det. En organisation som ofta stannar upp och uttrycker att det är svårt att ta sig framåt eftersom riktningen är oklar är ofta ett tecken på att fokuset behöver ändras och gå ifrån att det är några få som sätter målen och att övriga kan luta sig tillbaka och vänta på vad som kommer ut.

Mål i en agil organisation

En agil organisation behöver mål som är levande och framväxande. Den behöver mål som ger något att luta sig mot i framåtrörelsen och den behöver många i organisationen som är en del av att kontinuerligt skapa och förädla målen. Genom det skapas de förutsättningar som behövs för att ta sig an och hantera en föränderlig värld.

Bli en prioriteringsninja

september 19, 2023/i Agil organisation, Digitalisering, Mål, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem?

I en föränderlig värld med hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet, förändringar som sker snabbt och oförutsägbart har förmågan att prioritera aldrig varit mer central. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den bäst ska nyttjas.

Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har förmågan att välja det som ger mest pang för pengarna. De prioriterar som ninjor.

I denna post delar vi med oss av fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

1. Välj bort

Ett av de klokaste sätten att börja när du prioriterar är att välja bort. Med många möjligheter är det ofta svårt att se skogen för alla träden. Då är det läge att rensa. Hitta ert sätt att välja bort. Det kan vara en aktiv lista på fyra saker att välja bort eller utvecklade principer som ”Om ingen har frågat efter något inom en viss tid så är det läge att ta bort”.

Saker som aldrig kommer bli prioriterade behöver faktiskt inte ens upp på bordet. Är det svårt att ta bort saker kan det finnas en poäng att införa någon typ av arkivering. Lägg dem på en egen plats så länge så de inte stör utsikten. Inser ni efter ett tag att ni inte varit där och letat kan ni känna er mer trygga med att ta bort efter ett tag.

Vår bästa uppmaning är att våga rensa. Är saker tillräckligt viktiga då kan ni vara säkra på att de kommer tillbaka.

2. Balansera värdet med jobbet som krävs

Med många möjligheter, alternativ och idéer kan en enkel metod för att värdera komma till användning. Maximerat värdeskapande kräver balans mellan potentiellt värde och den insatsen som krävs.

En enkel metod är då att ta värdet genom insatsen. Störst kvot är det initiativ som ni startar med och näst störst därefter. Värde kan vara alltifrån ökade intäkter, minskade kostnader, frigjord tid eller ökad kundnöjdhet. Insatsen handlar om det jobb som krävs i form av tid, kostnad och energi. Ta höjd för komplexitet.

För att behålla enkelheten värdera värde respektive jobb i en skala 1-5 där 5 är lika med mycket och 1 väldigt lite.

Metoder kan behövas, särskilt när det finns många saker att välja mellan. Men låt detta inte bli en matematisk övning som ni tappar bort er i. Metoden ska hjälpa och förstärka. Ni ska känna igen er i resultatet.

I bland har ni också saker där inte detta lämpar sig. Ett sådant exempel kan vara ett stort plattformsbyte. Ni vet att ni måste igenom det. Plocka bort det från prioriteringen. Prioritera på resten och lägg in plattformsbytet där det ska vara och sätt lämpliga ramar runt just det initiativet på andra sätt.

3. Synliggör ledstjärna och guidande principer

Är det möjligt att gå ut från ett rum och alla har känslan av att man landat rätt i prioriteringarna? Det är inte helt lätt men det går. Finns det en gemensam bild över vad som är viktigt ökar sannolikheten i förhållande till om prioriteringen mest handlar om en argumentation där alla vill få igenom sina synpunkter för sitt egna initiativs bästa.

Den gemensamma bilden av vad som är viktigt kan med fördel formuleras som ledstjärnor eller guidande principer. Sådana saker som ni som organisation lutar er mot för att veta om ni ska satsa på A eller B eller kanske C och vad som ger er mest effekt utifrån det ni vill uppnå. Andra exempel på sådana principer kan vara ”vi prioriterar alltid säkerhet först” eller ”vi väljer kundnöjdhet före intern effektivitet.”

Synliggör och uppdatera kontinuerligt dessa för att stärka dialogen. Se till att ha det ni lutar er mot nära till hands. Tex nära tillgängligt bredvid listan av pågående initiativ. Arbetar ni med en fysisk tavla kan det hjälpa att ha en lapp som alla ser och som underlättar kontinuerligt beslutsfattande.

Ett sätt som vi själva tillämpar är att ha våra fokus och mål nära tavlan av pågående aktiviteter. Det gör det enkelt för oss att prioritera.

Börja med en dialog kring vad ni har att luta er emot i dag. Synliggör detta genom att summera.

4. Gör det lätt att lägga till

Förändringar sker, kontinuerligt. Saker kommer att komma in från alla möjliga håll. Du behöver bygga en struktur som tar höjd för det. För att prioriteringar ska skapa värde över tid är det viktigt att hitta sätt som gör det lätt att lägga till och ta bort. Skapa inte situationer som gör att ni måste prioritera om allt så fort något nytt kommer in.

Det är en värdefull princip att bära med er när du och din organisation successivt utvecklar sätt för att bli en prioriteringsmästare.

Det finns alltid ett nästa utvecklingssteg

Utveckla er prioriteringsförmåga stegvis. Det finns alltid ett nästa steg att ta. Samtidigt som det förvånansvärt enkelt går att få ut bra effekter. Denna utveckling kan med fördel skapas i de enskilda teamet, faciliteras från ett PMO/transformationskontor eller komma från ledningen.

Fem vanliga sätt att prioritera som leder till fel effekter

september 18, 2023/i Agil organisation, Mål, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Hur du och dina kollegor prioriterar bland alla möjligheter och projekt får stor betydelse för vilka resultat och effekter ni når i slutändan. Ingen rocket science i teorin men i praktiken är prioriteringar ofta svårt.

I denna bloggpost listar vi fem vanliga sätt att prioritera som leder till fel effekter. Någon som känns bekant?

Kör Bara På

Det kanske inte låter som en prioriteringsmetod, men bland alla sätt att prioritera är detta den vanligaste. Det funkar ungefär som det låter. Ni kör helt enkelt bara på. Fullt blås. Oftast pareras stor vilja och mycket att göra med att en högre växel läggs in. Fler jobbar mer. ”Det är så mycket nu.” är en typisk kommentar som ofta hörs i dessa organisationer.

Problemet är att med många bollar i luften är risken hög att väldigt lite kommer ut i förhållande till vad som faktiskt sker. På vägen kör många dessutom slut på sig. Det är inte ett hållbart sätt över tid.

Akustisk prioritering

När akustisk prioritering tillämpas är det den som ropar högst är den som i praktiken får igenom sina saker. Plötsligt släpper alla det de jobbade med för att helt fokusera om, i bland 180 grader. I organisationer där detta är vanligt förekommande finns det en kultur av att eskalera allt och ”vår VD har sagt att…” är typiska kommentarer som ofta sägs.

Risken är hög att inte ut största möjliga effekt nås. Mycket jobb görs som aldrig blir klart pågrund av kontraorder. Allt blir bråttom och även detta är en metod som riskerar att helt i onödan köra slut på medarbetare.

Prioritera på ett värde

Utmaningen med metoden är när det det prioriteras på ett värde bara. Tex i en organisation där man plötsligt inser att kundnöjdheten måste öka och det blir det enda viktiga (kommunikativt). Bara saker som leder ökad kundnöjdhet prioriteras.

Det finns ofta en tendens att många börjar se kundnytta i allt och blir skickliga på att argumentera för det. och plötsligt blir prioriteringarna egentligen godtyckliga.

Allt får prio 1

Jobbar ni med prioordning 1-3 eller 1-5 och det mesta blir en 1 behöver ni vara observanta. Allt betyder att det också blir mycket. Mycket mer än vad det egentligen finns kapacitet för.

Risken är hög att för mycket är i gång och inget blir klart för att tas till kund. Att välja är också att välja bort och säga nej.

Ett strategiskt, ofta stort, initiativ.

Strategiskt indikerar att något är viktigt. Med strategiska initiativ kommer de höga förväntningarna. Lite som messias som ska komma. Ofta bli dessa initiativ stora. Inte sällan är det flera projekt som klumpats i hop i ett, som ett sätt att prioritera.

Problemet uppstår när prioriteringen görs hårt utifrån detta och det mer eller mindre blir det enda som ryms. Över tid tenderar detta initiativ att svälla. Saker som inte var tänkta att vara där till att börja med hamnar in där naturligt.

Prioritera som en ninja kräver medvetenhet och balans

De som är skickliga på att prioritera är medvetna om sitt sätt att prioritera och gör det det kontinuerligt. De har också en egen förmåga att balansera mellan många olika perspektiv och värden för att nå mest pang för pengarna.

Crash-course

_{För dig som vill planera och prioritera som en ninja, i en snabbt föränderlig värld}

Bli en prioriteringsninja

Digitalisering: Fem perspektivskiften

augusti 14, 2023/i Agil organisation, Digitalisering, Förändringsledning, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Bortom alla trendiga begrepp och buzz ligger fortfarande ett stort arbete framför många företag och organisation. Det är dags att skifta perspektiv om du vill få kraft och fart i just er resa.

Vi ser att företag som lyckas bli framgångsrika i digitaliseringsdjungeln bland flera saker lyckats med följande fem perspektivskiften:

Skifte 1. Från min eller din data och information till vår data och information

Framgångsrika företag ägnar mindre fokus till att peka ut vem som äger informationen och ägnar mer tid till att gemensamt utforska vad som går att göra med datan. Nyfikenhet präglar dessa företag och leder bland mycket till en ökad förståelse för potentialen i befintlig data och vad som händer när det korsas med helt ny extern.

Skifte 2. Från en fråga för mig eller dig till en fråga för oss

Framgångsrika företag ägnar mindre fokus till att komplexa ansvarsmatriser för att skapa framdrift och har större tilltro till nätverk och att lösa utmaningar tvärfunktionellt. De samlar kompetenser som vill och kan, ringar in en hypotes, en potential eller utmaning. De jobbar tillsammans återkommande i en takt, synliggör resultat och reviderar planen kontinuerligt.

Skifte 3. Från IT i bakgrunden till IT som affärsskapare och intäktsgenerare

I framgångsrika företag är tiden förbi då IT sågs som en supportfunktion och ett kostsamt nödvändigt ont. Istället anses ha kunskaperna och förmågorna som behövs för att möjliggöra och skapa nya affärer, affärsmodeller och intäkter. I framgångsrika organisationer avspeglas det också i vilket plats och vilka resurser som avsätts för IT. I framgångsrika organisationer tar och får IT den platsen som det så länge talats om.

Skifte 4. Från strategi som teori och helhet till strategi i praktik och detaljer

Den som envisas med att det först måste finns en komplett strategi innan organisationen börjar gå kommer inte blir särskilt framgångsrik i digitaliseringsdjungeln. Tiden där strategin sattes av ett gängs för att realiseras av ett annat är förbi. Framgångsrika organisationer i dag har skiftat strategin från en teoretisk övning på molnfri höjd till att utvecklas kontinuerligt och successivt nära görandet. De drar nytta av lärdomar och insikter i görandet för att förstå vilka möjliga alternativ som ens finns.

Skifte 5. Från förutsägbara kundbeteenden till nya kundbeteenden som i många fall ändrar uppdraget i grunden

Tror du att du känner din kund? Framgångsrika organisationer slår sig aldrig till ro och tror att de vet vad kunden. vill ha. De förstår att kundbehoven utvecklas och förändras kontinuerligt. De har också insett att digitaliseringen kan förändra behoven så mycket att ens uppdrag eller existens ändras i grunden.

Webinar 16/5 8:00

_{Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln}

Bli framgångsrik

Men, vi skulle ju bli agila…?

februari 13, 2023/i Agil organisation, Dynamisk organisation, Förändringsledning, Stegvist, Strategi/av House of Simplicity

Kanske har du känt så någon gång?

Kanske någon som lite ifrågasättande undrat under den senaste tiden?

Tanken om den agila organisationen som kändes så lockande har nu mest resulterat i två olika modeller – den agila och den traditionella – som båda ska underhållas och som dessutom skaver sinsemellan.

Många organisationer vi möter, de allra flesta faktiskt, vill bli mer agila och tar steg för att bli det. Och många organisationer vi möter, återigen de allra flesta faktiskt, behöver förhålla sig till både det agila och de traditionella sätten att organisera sig, styra och leda.

Så, hur gör man då för att kunna fortsätta stegen mot att bli mer agila och samtidigt förhålla sig till det som gäller här och nu. Ett bra sätt är att ha koll på skaven mellan det agila och det traditionella för att kunna brygga och kunna fortsätta ta steg, trots att verkligheten här och nu ser annorlunda ut.

I dagens bloggpost lägger vi därför några av skaven på borden.

Arbete och människor

Synsättet på arbete och människor beskrivs ofta vara en vattendelare mellan agil och traditionell styrningsfilosofi. Ett traditionellt synsätt beskrivs då som att arbete fördelas utifrån push-principen medan ett agilt synsätt skapar förutsättningar för att människor ska ta sig an arbete enligt pull-principen.

Riktigt så svart eller vitt upplever vi inte att det är. Vi ser en blandning av båda beroende på mognad och förutsättningar.

Men, en sak vi ser är att grundprincipen när man startar igång ett projekt är att allokera människor till projektet (arbetet). Inom det agila finns istället teamet och arbetet förs till teamet. Den här grundprincipen är bra att ha koll på för att kunna brygga det traditionella och det agila.

Det finns olika sätt att ta sig an skavet som ibland uppstår när dessa två sätt krockar. Ett sätt kan vara att bryta ned arbetet som ska göras i mindre delar för att göra det lättare för teamen att ta sig an arbetet. Ett annat sätt kan vara att undvika att fördela människors tid på för många olika projekt och istället skapa en stabilare team-tillhörighet kopplat till ett projektet. Det här beror på var ni befinner er och om det är teamet eller projektet som behöver vara i fokus.

En annan sak vi ser är att detta i grunden skapar både skav och gap i ledarskapet, i praktiken. Att chefen leder och fördelar arbetet utmanas. Detta är ett område som förtjänar en helt egen bloggpost framöver.

Korta och långa cykler

“Men, det här är ju inte rimligt” – är det kanske fler än en som har tänkt när budget och verksamhetsplaner snurrat sina cykler och slutresultatet kommit ut. Men, så sätter man igång i alla fall och kör på – sprint efter sprint – och det börjar skruvas på sig i leden. Leder det här i rätt riktning, är vi på väg mot det där som står i årsplanen. Demo efter demo och till slut vet varken de som gjort årsplanen eller de som jobbar i sprintar om vi faktiskt kommer mötas.

Känner ni igen er i det här? Då har ni antagligen ett för stort glapp mellan de korta och de långa cyklerna. Det här är ett ganska typiskt skav vi ser i organisationer som förhåller sig till både agilt och traditionellt. Gnissel som uppstår mellan traditionell övergripande styrning och iterativt agilt genomförande. Att mötas mellan den långa och den korta cykeln skapar oväntat fort bra effekt och trygghet.

Fast och dynamisk planering

“Vi vet inte när vi blir färdiga, vi arbetar agilt.” En av de sämre agila ursäkterna vi hört. Det finns nog inte en ledningsgrupp, styrgrupp eller för den saken individ i en organisation som känner sig trygg med den planeringshorisonten.

Samtidigt behöver vi som organisation vara medvetna om att saker som påverkar en tidplan kan dyka upp längs vägen och justera utifrån det. Där kan den klassiska gamla projekttriangeln kan ge en typ av guidning. Är tidplanen viktig, då kan vi behöva justera det som görs. Är det som görs viktigare, då kan tidsplanen behöva justeras. Är båda viktiga, då kan det behövas fler händer och fötter (i rätt tid).

Oavsett vilket som är viktigast behöver vi kunna förhålla oss till både och. Vi behöver kunna komma överens om och arbeta mot en tidsplan och vi behöver kunna justera den vid behov.

Stegen framåt börjar här och nu

Så, ni som ville bli agila. Håll i den tanken och fortsätt ta stegen mot det. Men, utan att glömma bort det ni står i här och nu. Att bli snabb eller bygga en förmåga att vara flexibel som organisation kommer inte över en natt. Det är ett kontinuerligt arbete – steg för steg – utifrån det läge vi har här och nu.

Många har traditionella sätt att arbeta med styrning och ledning att förhålla sig till här och nu. Ja, de allra flesta faktiskt. Så, förhåll er till genom att hålla koll på skaven och brygga dem på vägen mot den agila organisationen.

Planering i en agil organisation

Vill du lära mer om planering i en agil organisation?

Ladda ner inspelningen

Agilt ❤️ Traditionellt = SANT

januari 30, 2023/i Agil organisation, Dynamisk organisation, Organisationsutveckling, Stegvist/av House of Simplicity

Många organisationer som befinner sig i digitaliseringsdjungeln tar steg för att bli mer agila. Kanske är det så också där du jobbar?

Ofta låter det som ett antingen-eller-val. Allt det traditonella ska bort och det nya agila ska in. Vi ser ofta att det finns en stor dragkamp eller gap mellan preferenser på olika lösningar. En dragkamp som bottnar i fundamentalt olika synsätt och filosofi och som hindrar från att ta oss framåt på bästa sätt här och nu i sin helhet.

Vår erfarenhet säger att många gör det onödigt krångligt för sig när de sätter det som motpoler när verkligheten snarare ligger någonstans mittemellan eller i ett både och. Åtminstone under en överskådlig tid.

Det finns ett behov att brygga de traditionella sätten att styra och leda organisationen med de agila och låta dem samspela med varandra.

I denna bloggpost delar vi tre bryggor som vi sett fått stor effekt för organisationer.

Brygga långa och korta cykler

Traditionellt har organisationer ofta arbetat i relativt långa cykler. Det är inte ovanligt med en ett-års-plan eller mer eller ett projekt som spänner över två år. Långa strategier och verksamhetsplaner har satts och sedan följts upp med relativt sett långa mellanrum. En medarbetarundersökning på årsbasis eller en milstolps-uppföljning på projektet efter ett gäng månader.

I agila sätt att arbeta är cyklerna ofta korta. Dagliga uppföljningar varvas med till exempel två-veckors-cykler för att sätta och följa upp planen.

Många organisationer behöver fortsatt förhålla sig till båda dessa världar. Här behöver de långa cyklerna och de korta cyklerna bryggas för att få full effekt. Det är svårt för en organisation att gå från ett-års-cykler till två-veckors-cykler. Att kunna röra sig i båda ytterligheterna och mötas någonstans där emellan, mellan den långa cykeln och den korta cykeln är ofta ett bra sätt.

Brygga storleken på arbete

Stora initiativ och projekt har varit vanligt förekommande i traditionella sammanhang. Det stora plattformsbytet. Det fem år långa implementationsprojektet. Bara för att ta några exempel.

I en agil kontext är arbetet ofta nedbrutet i små delar – tänkta att kunna utföras inom en två-veckors-iteration eller motsvarande.

Det här blir lite som att jämföra äpplen och päron. Eller kanske som att jämföra några korn pärlsocker med en plåt bullar. Det är svårt att avgöra om det ena leder till det andra. Här behöver vi hjälpas åt och hitta lagom stora bitar arbete som vi kan förhålla oss till både utifrån ett traditionellt och agilt perspektiv.

Brygga den gemensamma bilden

Traditionellt har det ofta varit en strävan att skapa en gemensam bild över hur allt kommer bli redan från start. En systemarkitektur, en verksamhetsplan, en femårsstrategi eller en organisationskarta.

Inom agilt tenderar man att arbeta med mindre bilder. En story med den informationen som behövs i kommande sprinten. En bild över vem som jobbar med vad just nu. Ett backlog med vad som är prioriterat just nu.

I en värld som kontinuerligt förändrar sig är det svårt att bygga den färdiga bilden redan från start. Men, det räcker inte heller att ha bilden i för små delar. Bilderna behöver bryggas och ofta är det en klok idé att bygga den gemensamma bilden steg för steg. Att bygga ihop de små bilderna till en stor utifrån vad som behövs.

En stegvis resa

Det är lätt att tänka att allt det gamla ska ut och allt det nya ska in. Ja så kanske det är i ett mycket längre perspektiv. Vi behöver skilja på ambitionen på många årssikt kontra vad som är rimligt att ta höjd för och agera på här och nu och en överskådlig tid. Förändring av en styrfilosofi sker mer troligt över en väldigt lång period och inte under innevarande affärsplansperiod.

Genom att göra ett antingen-eller-val finns det en risk att organisationer skapar onödigt skav, tappar saker som fortfarande behövs och skapar en dragkamp mellan agila och traditionella sätt att ta sig an världen.

Att brygga agilt och traditionellt är ofta ett klokt, rimligt och framförallt genomförbart sätt att ta steg under en överskådlig framtid. Det gör det möjligt att ta bra steg och få bra effekt utan att tappa saker som fungerar fint idag.

Topp 10: Årets mest lästa bloggposter 2022

december 20, 2022/i Agil, Agil organisation, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, Mål, PMO/av House of Simplicity

Många organisationer verkar i dag på en ny karta. Hög utvecklingstakt, förutsättningar som snabbt förändras, många möjligheter och hög komplexitet. Kanske är det verkligheten också för din organisation? Vi tror att det behövs nya sätt ta ta sig fram för att åstadkomma mer resultat med mindre insatser. Organisationer som vill fortsätta att vara relevanta, kraftfulla och lönsamma behöver få till ett antal perspektivskiften.

Vi har delat insikter och konkreta saker att göra nästan varje vecka under 2022 i bloggposter. Nu har vi nöjet att dela med oss av Topp 10 mest lästa bloggposter.

1# Fyra roller för ett PMO i en agil organisation

Har PMOt spelat ut sin roll i en agil organisation? Knappast säger vi, men det behöver utvecklas. I årets mest lästa bloggpost delar vi fyra roller som vi ser att ett PMO eller motsvarande funktion behöver utvecklas mot för att fortsätta vara relevant.

2# Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar

Det är lätt att fastna och uppleva att man som organisation inte kommer framåt när frågorna blir komplexa och tvärfunktionella. En vanlig ryggmärgsreflex är att gå tillbaka till strukturer och försöka tydliggöra ägarskap. Vi ser det ofta när det kommer till frågor som rör företagets innovation, kundmöte eller digitala affärsutveckling. Men sätten vi traditionellt löst problem ger oss få bra svar som hjälper till att skapa rörelse framåt. I årets två kan ni läsa om fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar på ett nytt sätt.

3# Vem håller takten i din organisation?

Vad kan en organisation luta sig mot när de traditionella styrsystemen inte längre räcker till? En takt brukar vara ett av våra första svar. När förutsättningarna snabbt kan förändras och möjligheterna är många blir takten något att hålla i för att nå högt värdeskapande över tid. I årets tredje mest lästa bloggpost delar vi tre delar som en takthållare behöver fokusera på.

4# Superkraften i att visualisera

En bild säger mer än tusen ord. Visst är det lite klyschigt men likväl stämmer det förvånansvärt ofta. Det finns något förlösande och befriande i bilden och visualiserandet som ger oss möjlighet att se saker tydligare, enklare och framför allt, på ett annat sätt. Bilden bidrar med ytterligare ett perspektiv och kan tillsammans med orden hjälpa oss att skapa samsyn och använda vår gemensamma kraft för att ta oss framåt. I denna bloggposten får du med dig fyra saker som gör att du kan dra nytta av superkraften i att visualisera

5# Organisationens nya klister

Det har bildats ett gap i organisationer som hindrar och gör dem långsamma. Det är i sig inte ett helt nytt gap, men det har blivit väldigt mycket större. Klistret som funnits innan funkar inte längre. Ett nytt klister behöver utvecklas i organisationer för att bli kraftfull, ha förmåga att ta sig an komplexa utmaningar och nå mest pang för pengarna. Denna bloggpost har varit höstens stora favorit. Både för er läsare och för oss själva.

6# Tio tips för kvartalsplaneringen

Med hög utvecklingstakt, många möjligheter och förutsättningar som snabbt förändras upplever många att de traditionella planeringscyklerna inte räcker till. Fler och fler organisationer ser behovet av att kontinuerligt prioritera på helheten. I vår sjätte mest lästa bloggpost delar vi med oss av tio konkreta tips som hjälper dig och din organisation att skapa ett bra kvartalsmöte och en bra kvartalsplanering.

7# Tre sätt mot en levande strategi

Lyckat strategigenomförande är långt i från en självklarhet och många källor visar att det tvärtom är mer vanligt med det motsatta. Anledningarna är såklart flera men en av dem är hur strategin faktiskt utvecklas. För många blir inte strategin levande utan stannar i styrelserummet eller hamnar i byrålådan. Från vår sjunde mest lästa bloggpost 2022 får du ta del av tre sätt som konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

8# Fyra vägar till en gemensam lägesbild

Även om många företag har en helhetsbild ligger det ofta en begränsning i att den samlas in och stannar hos en person eller en isolerad funktion. Acceleration och ökat värdeskapande kräver gemensam koll på läget. Alla behöver dela och skapa den gemensamma helhetsbilden framåt. Årets åttonde mest lästa bloggpost ger dig fyra vägar till att skapa en gemensam helhetsbild och få koll på läget.

9# Gör jobbet värdefullt – värdeskapande i praktiken

Hur får en organisation mest värde ut för jobbet som görs? Organisationer rör sig framåt – ofta i full fart. Många sliter hårt. Listan över saker vi hinner med är lång och listan över det vi inte hinner med är ibland ännu längre. Och så ska det få vara – vi behöver välja och välja bort. Vår nionde mest lästa bloggpost är praktisk och ger dig ett hands-on sätt att skapa högt värde.

10# Det stora gapet

Vi ser en tendens att det bildats ett stort gap i många organisationer. Ett gap mellan det man vill göra och det som görs. Mellan människorna i organisationen. Ett gap mellan de stora initiativen och de små. Framför allt har det uppstått ett stort gap mellan långa planeringscykler och korta. Detta gap hindrar organisationer att nå full värdeutväxling och gör dem långsamma. På tionde plats finns en av höstens stora favoriter. Det stora gapet.

Tre saker att fokusera mer på

Tre saker att fokusera mindre på

Mål i en agil organisation

För dig som vill planera och prioritera som en ninja, i en snabbt föränderlig värld

Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

Vill du lära mer om planering i en agil organisation?

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

_{För dig som vill planera och prioritera som en ninja, i en snabbt föränderlig värld}

_{Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln}