Gemensam helhetsbild för agil organisation

Superkraften i att visualisera

april 29, 2025/i Agil organisation, Mål, PMO, Prioriteringar, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

En bild säger mer än tusen ord. Visst låter det lite klyschigt – men det stämmer förvånansvärt ofta. Det finns något förlösande i visualisering: det hjälper oss att se klarare, tänka enklare och få syn på nya perspektiv. I organisationer blir bilden ett sätt att skapa samsyn och samla kraft för att ta sig framåt.

När organisationen känns komplex

Hur förklarar vi något komplext, flerdimensionellt och fullt av beroenden – som en organisation? Och hur kan vi snabbare öka vårt värdeskapande och åstadkomma mer med mindre insatser?

Vi behöver förenkla, tydliggöra och synliggöra. Visualisering är ett av våra viktigaste verktyg.

Vi måste sluta jaga den perfekta bilden

Många försöker skapa den perfekta bilden: en som visar exakt vart vi är på väg, hur allt hänger ihop och vad vi ska göra – in i minsta detalj. Men en sådan bild är i praktiken omöjlig att skapa, och strävan efter den kan bli en bromskloss i sig.

I stället vinner vi på att bygga bilden stegvis. Visualisera sammanhang, pågående initiativ, kompetenser och beroenden – del för del. Då får vi en levande bild som hjälper oss att förstå oss själva och vår riktning, och som vi kan zooma in och ut ur tillsammans.

Konsten ligger i att kontinuerligt koppla ihop verklighet och bild, och låta organisationens behov avgöra vad vi synliggör just nu: Vad ska vara i fokus? Vad behöver vi belysa?

Sträva efter att dela bild – inte samla bild

Ofta finns funktioner eller roller som skapar sig en bild av organisationen – för att kunna fatta beslut i ett slutet rum.

Men tänk om vi i stället ser det som deras uppgift att dela bilden. Samla in i syfte att ge ut. Då kan fler i organisationen fatta beslut i vardagen, med rätt information i rätt tid. Det är så vi bygger förmågan att röra oss tillsammans.

En delad bild möjliggör gemensamt agerande. Den skapar en grund för samordning, dialog och riktning.

Tillfällen att visualisera – en underskattad kraft

Visualisering handlar inte bara om var bilden finns – utan när vi tar oss tid att se den tillsammans.

I en hybrid verklighet är det lätt att säga ”finns i JIRA”, ”står i Sharpoint” eller ”ligger i Miro”. Men för många blir det som att säga: ”finns i sjön”.

Det är inte alltid en fysisk eller digital plats vi behöver. Ofta är det tillfällen. Stunder där vi tittar tillsammans och reflekterar: Vad ser vi nu? Vad behöver vi förstå? Vad vill vi framåt?

Det kan vara under kvartalsmöten, planeringstillfällen, forum för ledning eller team – inte för att rapportera, utan för att tänka och skapa tillsammans. De här tillfällena behöver inte vara stora. Men de behöver vara återkommande och tillgängliga. Det är där visualiseringens verkliga värde tar fart.

Att bygga och använda superkraften

Effekten av visualisering ligger inte bara i att vi får samsyn – utan i hur vi utvecklar vår förmåga att se, tänka och handla tillsammans.

Genom att regelbundet se på oss själva med nya ögon – från helhet till detalj – utvecklar vi vår kollektiva intelligens. Vi ställer frågan: ”Vad behöver vi förstå för att kunna ta nästa steg?” och använder bilden för att utforska svaren.

Vi behöver sällan börja från ett tomt blad. Ofta finns redan en bild. Vi kan bygga vidare, ta bort, lägga till. Steg för steg, med nyfikenhet.

Enkelhet som strategi: Våra bästa tips

november 25, 2024/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

I en värld full av osäkerheter, snabba förändringar och komplexitet blir enkelhet en superkraft. Individer, team och företag som lyckas göra svåra saker enkla skaffar sig en tydlig konkurrensfördel. Enkelhet är en förutsättning för att vara anpassningsbar och leverera högt värde kontinuerligt till era kunder.

Men enkelhet handlar inte bara om att skala bort onödigt eller prioritera rätt. Det handlar också om att få hela organisationen att gå i takt. När alla drar åt samma håll, med samma mål och fokus, frigörs kraften i enkelhet på riktigt. Här är våra bästa tips för att göra enkelhet till er främsta strategi:

1. Enkelhet börjar med tydliga prioriteringar och att våga välja bort

För att få organisationen att arbeta i takt behöver ni ha en gemensam riktning. Det kräver tydliga prioriteringar. Fråga er: Vad är absolut viktigast just nu? När alla i organisationen förstår och delar samma mål, blir det enklare att undvika dubbelarbete, motstridiga initiativ eller att fastna i detaljer.

Vi törs lova att många av de skav du upplever i din organisation bottnar i att ni har för många pågående parallella aktiviteter, projekt, initiativ. Det blir för många beroenden, för mycket task switching, med resultatet att få saker blir klara och skapar värde.

Att börja säga nej till saker är sannolikt det bästa beslutet du kommer kunna ta. Det här är verkligen en superpower.

2. Börja gå i takt

Kan något så fånigt enkelt som återkommande vecko- eller månadsmöte göra någon skillnad? Ja när det sker på rätt sätt och sätts samman med andra möten. Då börjar din organisation att gå i takt. Varje gång vi får detta att hända hos våra kunder uppstår att aha. Arbetsro infinner sig och kunden upplever att de ökar sin genomförandekraft.

När det finns en gemensam takt eller puls i din organisation blir det så mycket enklare att prioritera och prioritera om. Bygg en gemensam takt där din organisation kan mötas. Bye bye till synkar som sker i osynk.

3. Små steg skapar stora framsteg

Att navigera i en komplex värld kräver flexibilitet och anpassningsförmåga. Istället för att försöka lösa allt på en gång, fokusera på små, genomförbara steg som skapar rörelse framåt.

Testa, lär och justera – tillsammans. När team och avdelningar rör sig i samma riktning, steg för steg, skapas momentum som driver hela organisationen framåt.

4. Bygg bort onödig komplexitet

För att organisationen ska kunna arbeta effektivt måste ni frigöra tid och energi från onödiga processer och aktiviteter. Identifiera vad som inte längre skapar värde, och våga skala bort det.

När ni förenklar ert arbetssätt skapar ni förutsättningar för alla att bidra till det gemensamma målet – utan att fastna i onödigt komplicerade strukturer.

5. Kommunikation så att alla kan bidra

En strategi är bara användbar om den är begriplig för alla – oavsett roll eller nivå i organisationen. Enkelhet i kommunikation handlar om att bryta ner stora visioner till konkreta och tydliga budskap som skapar enhet.

Använd ett rakt, tydligt och inkluderande språk. När alla förstår både målet och vägen dit blir det enklare för organisationen att gå i takt.

Utgår från enkla guidande principer som gör att många har möjlighet att fatta rätt beslut.

Börja med att levandegöra detta som ledare: kommunicera mål, visa riktning och främja enkelhet i både ord och handling. En kultur av enkelhet och samstämmighet är inte bara en konkurrensfördel – det är grunden för långsiktig framgång.

Enkelhet är kraften som driver framåt

När enkelhet blir en strategi, inte bara en metod, skapar ni en organisation som både kan anpassa sig till förändringar och hålla fokus på det som verkligen betyder något. Och när ni dessutom får hela organisationen att arbeta i takt blir det enklare att leverera högt värde, kontinuerligt och hållbart.

Vad gör ni för att skapa enkelhet och få er organisation att arbeta mot samma mål?

Fyra roller för ett PMO i en agil organisation

juni 1, 2024/i Agil, Agil organisation, Dynamisk organisation, Kvartalsplanering, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

PMO:t har länge varit hjärtat i strategiexekveringen för många bolag, och har ofta fungerat som en central enhet för att hantera allt från portföljer och program till projekt. Beroende på fas har fokus skiftat mellan att (1) omvandla strategi till konkreta satsningar, (2) styra stora program, eller (3) förse organisationen med metoder och processer. I många fall har PMO:t fått en kontrollerande funktion, med mycket av arbetsmängden dedikerad till rapportering.

Mycket vatten har runnit under broarna på senare år. Strategier utvecklas iterativt och stora projekt ersätts av kundfokuserad, taktad och kontinuerlig utveckling, allt för att kunna agera på en ständigt förändrad spelplan. Ambitösa digitaliseringsagendor med höga förväntningar och snabba resultat, förväntningar om att hålla risknivån i schack och kostnadskontroll.

Men PMOts roll är kvar oförändrad. Har PMO:t spelat ut sin roll?

Absolut inte. PMO:t har en fortsatt central roll, men det behöver anpassas och utvecklas för att supportera på en spelplan som ständigt är förändras. PMOt behöver gå från att vara en kontrollfunktion till att agera som en kraftfull utvecklingsmotor i din organisation.

I denna bloggpost delar vi med oss av fyra nyckelroller ett PMO bör axla i en agil organisation:

Takthållaren, Balansmästaren, Synliggöraren och Facilitatorn.

1. Takthållaren

I en agil organisation blir PMO:t takthållaren som ser till att prioriteringar sker kontinuerligt och på helheten. Här spelar PMO:t en avgörande roll i att etablera och utveckla de möten och samarbetsytor där strategisk riktning och operationellt genomförande möts. Det är i dessa forum som visioner omvandlas till handling och övergripande prioriteringar sätts.

Ett exempel på ett kraftfullt verktyg är kvartalsvisa möten, där långsiktiga och kortsiktiga mål knyts ihop. Genom att föra organisationens olika delar samman kan PMO:t skapa en takt där visionen ständigt möter verkligheten, och där fokus hålls på rätt saker.

2. Balansmästaren

En annan viktig roll för PMO:t i en agil organisation är att fungera som balansmästare. PMO:t hjälper till att väga olika perspektiv mot varandra vid prioriteringar – från visionära mål till konkreta effekter. De utmanar och guidar organisationen i beslutsfattandet, genom att formulera principer som styr var fokus ska ligga under nästa period.

För att lyckas i denna roll behöver PMO:t också hjälpa organisationen att bryta ner stora strategiska initiativ till mindre, mer hanterbara delar. På så sätt kan man skapa en bättre balans mellan långsiktiga mål och agila, värdeskapande leveranser i nuet.

3. Synliggöraren

I en agil organisation är det avgörande att alla delar samma bild av vart man är på väg. Här blir PMO:t synliggöraren, den som säkerställer att den gemensamma riktningen är tydlig och att alla i organisationen vet vad som gäller för kommande period. Genom att visualisera strategier och skapa transparens kring prioriteringar stärker PMO:t organisationens förmåga att arbeta agilt.

Ett agilt PMO samlar inte på sig information och håller den hemlig, utan gör helhetsbilden tillgänglig för alla – i rätt format och vid rätt tillfällen. Genom att skapa forum och mötesplatser där organisationen kan dela och förstå helheten, ser PMO:t till att alla jobbar mot samma mål.

4. Facilitatorn

Sist men inte minst är PMO:t en facilitator i en agil organisation. Denna roll handlar om att skapa möten och sammanhang där rätt perspektiv kommer fram, där de som har insikt och kunskap ges utrymme att säga att något behöver ändras eller att ett nytt beslut krävs.

Som facilitator skapar PMO:t trygga forum där både helhet och detaljer får plats. Här sker diskussioner som tar organisationen närmare sina mål och visioner, med fokus på att uppnå mer resultat med mindre insats – snabbare och på ett hållbart sätt.

Stegvis mot ett utvecklat PMO

Tillsammans utgör dessa fyra roller ett utvecklat PMO i en agil organisation. För att lyckas krävs att PMO:t kliver ner från sin kontrollerande piedestal och istället blir en brygga mellan helhet och detalj, strategi och operation. Genom att skapa och upprätthålla utrymmen där dessa diskussioner kan leva och utvecklas, blir PMO:t en verklig kraft i organisationens transformationsresa.

Det kan till och med vara värt att överväga ett namnbyte – från PMO till exempelvis transformationskontor eller utvecklingskontor – för att bättre spegla de nya roller och ansvar som tillkommer. Ibland spelar namnet mindre roll, men förändringen i uppdraget är central.

Att börja utveckla PMO:t för en agil organisation är inget att vänta på. Det teambaserade arbetssättet kräver det och rätt hanterat kan det ger er digitaliseringsresa en nödvändig boost.

För organisationer som inte har ett PMO i dag men ser behovet av någon typ av samlade funktion kan denna post utgöra grunden för några först steg att ta.

Denna bloggpost publicerades ursprungligen i januari 2022 och fick en uppdatering under 2024.

TEST

Fungerar ditt PMO som en kontrollfunktion eller en utvecklingsmotor idag?

Gör testet och få en snabb bild av ert nuläge! Det tar max 4 minuter och du får förslag på utvecklingssteg och konkreta tips i din mail

Gör testet

Tio tips för kvartalsplanering

maj 24, 2024/i Agil, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, PMO, Prioriteringar/av House of Simplicity

Många digitaliseringschefer upplever att de traditionella sätten att planera verksamheten inte längre räcker till. Med snabba förändringar, högt tempo och ständigt nya möjligheter behövs ett mer agilt tillvägagångssätt. Men vad innebär det i praktiken?

Fler och fler organisationer som navigerar digitaliseringens utmaningar ser behovet av att kontinuerligt prioritera helheten. Kvartalsplanering blir då en bra lösning – ett sätt att regelbundet återvända till den övergripande strategin och säkerställa att organisationen ligger rätt i både kort- och långsiktiga mål. Det ger kraft, fokus och hjälper er att maximera värdeskapandet. Rätt genomfört kan kvartalsplaneringen utgöra grunden för en mer agil och flexibel organisation.

Grunden för kvartalsplaneringen är ett återkommande möte, men hur får ni det att bli framgångsrikt? Här är tio konkreta tips för att skapa en agil och hållbar kvartalsplanering.

1. Börja – bara gör det

Det viktigaste är att börja. Boka in en serie möten och sätt igång. Letar ni efter hinder eller väntar på “rätt förutsättningar”, blir det lätt att skjuta på starten. Genom att sätta en fast takt redan från början skapar ni rutinen som krävs för framgångsrik kvartalsplanering.

2. Börja där det finns drivkraft

Börja med dem som har lust och energi att delta, de som vill och kan. Alla behöver inte vara med från början. Det viktiga är att få igång processen. Över tid kan ni identifiera vilka fler perspektiv och kompetenser som behövs för att utveckla planen.

3. Bestäm mötets karaktär

Definiera vilken typ av möte kvartalsmötet ska vara. Är det ett arbetsmöte, eller mer av ett kommuniké där arbete sker innan mötet och sedan summeras? Det kan ofta vara en bra idé att börja med en mer sammanfattande möte och gradvis övergå till ett arbetsmöte när ni är redo. Klargör mötets syfte och vad som förväntas av deltagarna både innan och under mötet. Utveckla syftet över tid.

4. Skapa förutsättningar före och efter mötet

Ett möte står inte för sig själv. Beroende på vilken typ av möte ni har, behöver ni planera vad som ska ske före och efter för att skapa en kontinuerlig planering. Vad behöver förberedas? Vilket arbete tar vid efter mötet för att säkerställa att beslut och prioriteringar leder till handling?

5. Bygg upp ramar stegvis

Ramar skapar igenkänning och ger möten struktur. Börja med enkla saker som en agenda eller en fast incheckning och utveckla detta över tid. Synliggör att ramarna är något att luta sig mot, så att mötena inte upplevs som ett nytt forum varje kvartal. Gör små förändringar successivt för att behålla fokus.

6. Koppla ihop kvartalsplaneringen med andra möten

Kvartalsmötet ska inte stå isolerat. Se till att det hänger ihop med kortare och mer frekventa möten som dagliga stand-ups eller veckomöten. Synka kalendrarna och skapa kopplingar mellan insikterna från de kortare mötena och kvartalsplaneringen, så att ni kan anpassa prioriteringar i realtid.

7. Integrera tidigare processer och möten i kvartalstakten

Undvik parallella mötesforum. Integrera befintliga möten och processer i kvartalstakten så att allt flyter ihop. Koppla ihop. Var tydlig med var olika frågeställningar hör hemma och våga ta bort onödiga forum för att effektivisera organisationens arbete.

8. Håll i, håll ut och anpassa

Effekten av kvartalsplanering kommer inte efter ett möte. Framgång bygger på att ni håller fast vid takten och mötesserien. Reflektera löpande över hur mötena fungerar och vad som kan förbättras, inte bara på enskilda moment utan på serien som helhet. Anpassa och finjustera när det behövs för att mötena ska förbli relevanta och effektiva.

9. Synliggör och återanvänd resultat

Synliggör era beslut och prioriteringar och håll dem levande mellan mötena. Visualisera resultaten, återanvänd dem som grund för nästa kvartalsmöte och uppdatera dem löpande när nya insikter tillkommer. Genom att kontinuerligt uppdatera och reflektera kring resultaten, får ni en levande plan som ständigt utvecklas.

10. Involvera rätt personer

Börja med en liten grupp, men bygg på med fler deltagare över tid. Fråga er: “Har vi rätt personer med för att få den fart vi behöver?” och “Vem behöver ta del av informationen för att vi ska kunna agera snabbare?” Var tydliga med att bjuda in personer som kan bidra till att driva digitaliseringen och affärsutvecklingen framåt. Börja med de som vill och kan.

Kvartalsplanering ger er en agil struktur för att hantera både kort- och långsiktiga mål. Genom att följa dessa tips kan ni bygga en stabil process som inte bara stödjer digitaliseringen, utan också hjälper er att hålla fokus och maximera värdeskapandet. Vilket steg tar ni först för att förbättra er kvartalsplanering?

Superkraften att välja bort

april 11, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Prioriteringar/av House of Simplicity

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter.

Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

Ofta är det precis det som behövs för att komma igång – att säga nej, skippa och välja bort – för att på så sätt enklare och tydligare se vad som ska vara i fokus.

Att välja bort kan kännas tufft. Men låt oss ta jämförelsen med källarförrådet, du vet det där som är så fullt så det är helt omöjligt att ens börja rensa. Och, vad som sen händer när du tagit ett första rensningsvarv – hur mycket lättare och mer lustfyllt det känns att ta sig an då. Samma känsla går att åstadkomma i din organisation.

Hur väljer du då rent konkret? Här är tre sätt som kan hjälpa på vägen:

1. Skapa samsyn över vad som är viktigt för er. Jämför med de initiativ ni har på bordet och fundera över vilka som inte uppfyller det som ni bedömt som viktigt. Ta bort dem.

2. Välj bort lagom mycket till att börja med. Välj bort tre saker till exempel. Därefter brukar det klarna och går alltid att välja bort några till.

3. Välj bort det där som ändå aldrig blir gjort. Det som ha varit i planen eller roadmappen längst men det aldrig blivit tid för. Det kanske helt enkelt inte ska vara där.

Att välja bort handlar om att skapa fokus. Att ge kraft och utrymme till det som ska göras. Ibland har tanken om planer, roadmaps och backlogs där allt ligger i ordning gjort att vi glömt kraften i att rensa och ta bort saker. Bara för att saker ligger längre bak i listan kanske de inte är tillräckligt viktiga för att finnas där alls.

Bygg superkraften att välja bort

Utmana er själva och se vad som händer om ni istället för att bara lägga saker i ordning faktiskt väljer bort, skippar och säger nej. Att välja bort skapar fokus och ger er möjlighet att lägga er energi där den som mest behövs. Att välja bort är en av framtidens organisationers superkrafter.

Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

Fyra förmågor som gör dig framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

april 7, 2024/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk organisation, Prioriteringar, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Begreppet känns måhända lite slitet men digitalisering är mer än ett projekt som din organisation drev 2018. Ja, vi tror att det mesta faktiskt fortfarande är ogjort.

Förväntningarna är om möjligt högre än de någonsin varit. Det pratas AI samtidigt som chefer fyller sin dagar med administrativt arbete som skulle varit automatiserat för 10 år sedan. Vi säger att data är det nya guldet och fastnar samtidigt i konflikter om vem som äger data. Känns det bekant?

Framgångsrika organisationer har hittat ett nytt sätt att ta sig fram i digitaliseringsdjungeln. De har byggt nya förmågor i sin organisation. Förmågor som gör att de kan åstadkomma mer resultat, med rimliga insatser, på ett snabbare och mer hållbart sätt. Hur gör de då? Här i bloggposten listar vi fyra förmågor som de har lyckats bygga.

Förmåga 1. Förmåga att utveckla strategier successivt

Många har en rädsla för att måla in sig i ett hörn och fastnar i ett ändlös kartläggande och sökande efter riktning och strategier. Rädslan är kostsam och ofta något obefogad. Men det krävs att du skiftar tillvägagångssätt.

I digitaliseringsdjungeln behöver du och din organisation ha förmågan att utveckla strategier successivt, påkopplade och nära görandet.

Guidande principer är ett sätt som vi återkommande ser blir förlösande. Enklare än så är att konkretisera de handlingsalternativ som finns tillgängliga just nu. Det skapar en enkelhet att överblicka och allt som oftast blir det självklart vilket alternativ som är att föredra. Inte sällan går den då att motivera med någon typ av riktning som finns där. Kanske outtalad.

Förmåga 2. Förmåga att börja göra

När utmaningarna är komplexa och stora tenderar projekten eller initiativen att bli detsamma. Det blir ett vändande och vridande att försöka ta sig an den stora elefanten. Inte sällan blir resultatet att du står och stampar. Stora plattformsbyten som ska realisera hela affärsplanens potential, men ingen kommer till görandet.

Framgångsrika organisationer ha förmågan att bryta ner och börja göra. De börjar tidigt ta de första stegen till att leverera något litet som blir färdigt. Något de kan fira och lära av. De är nyfikna och har sätt att utforska och lära på riktigt genom görandet. De delar upp arbetet i mindre delar. De tittar i backspegeln och reflekterar över sina insatser kontinuerligt. De vågar att testa.

Förmåga 3. Förmåga att prioritera som en ninja

Det är allt för vanligt att organisationer använder sig av prioriteringsmetoder som leder till fel effekter. De försöker värdera allt mellan 1 till 3 och allt får högsta prio. Den som skriker högst är ett allt för vanligt sätt att prioritera. En låst budget och resursallokering hindrar organisationer att prioritera om när förutsättningarna snabbt förändras. Slutligen förlitar sig ledningen på trafikljusen och känner att de har kontroll så länge det lyser grönt… men när det visar sig vara något annat utbryter paniken.

I digitaliseringsdjungeln behöver organisationer utveckla sin förmåga att prioritera som en ninja. Förenklat handlar det om tre saker:

Kontinuerlig prioritering efter gemensamma principer som successivt utvecklas utifrån övergripande vision och ledstjärna

Prioritering av arbete efter önskade effekter och svårighetsgrad så att mest pang för pengarna kan nås

Transparent och gemensam helhetsbild av prioriteringar så att det blir enkelt för många att agera enligt dem

Förmåga 4. Förmåga att arbeta dynamiskt och gemensamt för att leverera värde

Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har hittat former där värde levereras kontinuerligt genom att människor arbetar tillsammans och dynamiskt. De har, vad vi brukar kalla, skippat viskleken. Det kanske låter enkelt och självklart. Vår erfarenhet är att detta i praktiken kan sitta ganska hårt inne. Mer konkret handlar det om att mindre utsträckning förlita sig på hierarkier, top-down-approach, ansvarsmatriser och kontrollfunktioner som information ska slussas igenom. För att i större utsträckning förlita sig på nätverk, sammanhang och samverkan och beslut som sker där informationen finns. Det handlar också om att skifta till att värdera driv och leverans i högre utsträckning än kontroll.

Det handlar om att våga börja göra

Med dessa fyra förmågor kan du skapa en framgångsrik organisation. Vägen dit sker inte i en rätt eller viss ordning. Mycket handlar om att våga börja utforska och hitta vägarna. Ta någon del där du ser att ni skulle nå tidiga vinster och lära längs med vägen.

Beslutsfattande i tider av osäkerhet och snabba förändringar

januari 2, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Gillar du också att ta beslut när alla förutsättningar är klara och alla detaljer i planen har utretts på längden och tvären? I digitaliseringsdjungeln är det en utopi. Där behöver du och dina kollegor våga gå även när du inte vet om ni är på väg åt rätt håll.

Det fanns kanske en tid när långtidsprognoser, trendspaningar och framtidsutsikter var effektiva verktyg men de tenderar att ha mindre pricksäkerhet i allt fler områden.

Det finns många saker som pekar på att du behöver andra verktyg för att våga röra sig framåt i tider av osäkerheter och snabba förändringar. I den här bloggposten listar vi fem sätt som många agila organisationer använder sig av:

Scenarioplanera

Konkretisera olika möjliga scenarion för framtiden och olika handlingsalternativ som följer med dem. Lista olikheter och likheter med de olika alternativen, risker och potential. Detta är ett kraftfullt verktyg för beslutsfattande när möjligheterna är många och framtiden är oklar. Där det finns likheter mellan scenarion kan det exempelvis finnas flera fördelar med att lägga in insatser eller åtgärder. Scenarioplanering är ett sätt att skapa förberedelse för olika möjliga scenarion.

Fatta mindre beslut oftare

På en karta med större oksäkerheter behöver du ställa om själva grundsynen på beslutsfattandet. Du och din organisation behöver gå från att premiera och värdera stora beslut som du tar sällan till att fatta mindre beslut oftare . Du kan tänka att du inte ska ta större beslut än vad du måste åt gången. Dvs. Se till att vara i görandet, utforskandet och det kontinuerliga resultatskapandet och fatta kontinuerligt de beslut som du måste för att fortsätta att ta dig framåt. Men inte mer än det.

Både och

Varför välja när du kan ta båda? Åtminstone initialt, tills du har mer information eller tills dess att större kostnader uppstår. Detta är ett tankesätt eller filosofi som kan vara hjälpande. Det flyttar dig från fokusering på ett val, med risk att det alltid blir fel eller att du måste välja när du inte har nödvändig information. Många gånger är det först långt senare som du måste välja. Kanske räcker det med att välja bort ett alternativ med sedan fortsätta med resten.

Hypotes drivet

När all information inte går att ta fram innan är det ett effektivt sätt att arbeta hypotesdrivet för att få en rörelse framåt. Det bygger i grunden på att det är i görandet som lärandet och kunskaper kan vinnas. I sin enklaste form handlar ett hypotesdrivet beslutsfattande om att steg 1: formulera hypoteser, Steg 2: testa av dem, Steg 3: reflektera och samla data, Steg 4: dra slutsatser och steg 5: formulera nya hypoteser baserat på slutsatserna.

Tänk stort och gör litet

Osäkra tider ska verkligen inte förväxlas med att det inte är tid för att tänka stort eller vara visionär. Tvärt om. Det behövs än mer. Du måste tro på något, vilja något och har en stor idé. Till den behöver du ställa dig frågan ”Vad är ett rimligt nästa steg att ta som tar mig lite närmare den stora visionen?”

Läsning för blivande prioriteringsninjor

december 16, 2023/i Agil, Digitalisering, Dynamisk planering, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Det har aldrig varit svårare och viktigare att prioritera. En komplex karta att röra sig framåt på. Många oklara förutsättningar, snabba och tvära kast. Många möjligheter. Förväntningar om kostnadsreduceringar samtidigt som önskan är en ökad värdeutveckling.

Här har vi samlat våra bästa bloggposter för dig som vill bli en prioriteringsninja. I denna samling finns sju poster om prioritering, planering och mål.

#1 Bli en prioriteringsninja

Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem? Är kartan du verkar på komplex med förändringar som sker snabbt och oförutsägbart? Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har förmågan att välja det som ger mest pang för pengarna. De prioriterar som ninjor. Lär mer om fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

#2 Mål som ger dig dragläge

Hur jobbar du med mål när förändringar sker snabbt och oförutsägbart, utvecklingstakten är hög och möjligheterna många? Om de ska hjälpa dig och din organisation framåt? Denna bloggpost försöker beskriva några saker att fokusera mer respektive mindre på som svar på frågeställningen.

#3 Fem vanliga sätt att prioritera som leder till fel effekter

Hur du och dina kollegor prioriterar bland alla möjligheter och projekt får stor betydelse för vilka resultat och effekter ni når i slutändan. Ingen rocket science i teorin men i praktiken är prioriteringar ofta svårt. I denna bloggpost har vi listat fem vanliga sätt att prioritera som leder till fel effekter. Igenkänning?

#4 Superkraften att välja bort

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter. Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

#5 Strategin måste inte komma först

Först visionen, sen strategin och mål och därefter aktiviteter och görande. Det är vad många berättelser om organisationsutveckling och strategibildning handlar om. Framgångsrika företag gör saker i rätt ordning. På en karta där utvecklingstakten är hög, förutsättningarna ändras snabbt och oförutsägbart kommer inte saker i en rätt ordning. Att agera och skapa värde innan förutsättningarna är klara blir en framgångsfaktor. Saker behöver ske mer växelvis och kontinuerligt.

#6 Behövs det nya sätt att planera och prioritera?

Ja, säger vi på House of Simplicity. I denna bloggpost bottnar vi anledningarna till varför. Vi lyfter fram några av konsekvenser vi ofta ser av att leva kvar i långa, traditionella planeringscykler, när omvärlden är snabbt föränderlig.

#7 Tio tips för kvartalsplaneringen

Med hög utvecklingstakt, många möjligheter och förutsättningar som snabbt förändras upplever många att de traditionella planeringscyklerna inte räcker till. Fler och fler organisationer som rör sig framåt i digitaliseringsdjungeln ser behovet av att kontinuerligt prioritera på helheten. Ofta är kvartal en sådan lagom tidsperiod att återkomma till. Här har vi samlat tio tips för hur du startar i gång att planera och prioritera kvartalsvis.

Bli en prioriteringsninja

september 19, 2023/i Agil organisation, Digitalisering, Mål, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem?

I en föränderlig värld med hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet, förändringar som sker snabbt och oförutsägbart har förmågan att prioritera aldrig varit mer central. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den bäst ska nyttjas.

Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har förmågan att välja det som ger mest pang för pengarna. De prioriterar som ninjor.

I denna post delar vi med oss av fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

1. Välj bort

Ett av de klokaste sätten att börja när du prioriterar är att välja bort. Med många möjligheter är det ofta svårt att se skogen för alla träden. Då är det läge att rensa. Hitta ert sätt att välja bort. Det kan vara en aktiv lista på fyra saker att välja bort eller utvecklade principer som ”Om ingen har frågat efter något inom en viss tid så är det läge att ta bort”.

Saker som aldrig kommer bli prioriterade behöver faktiskt inte ens upp på bordet. Är det svårt att ta bort saker kan det finnas en poäng att införa någon typ av arkivering. Lägg dem på en egen plats så länge så de inte stör utsikten. Inser ni efter ett tag att ni inte varit där och letat kan ni känna er mer trygga med att ta bort efter ett tag.

Vår bästa uppmaning är att våga rensa. Är saker tillräckligt viktiga då kan ni vara säkra på att de kommer tillbaka.

2. Balansera värdet med jobbet som krävs

Med många möjligheter, alternativ och idéer kan en enkel metod för att värdera komma till användning. Maximerat värdeskapande kräver balans mellan potentiellt värde och den insatsen som krävs.

En enkel metod är då att ta värdet genom insatsen. Störst kvot är det initiativ som ni startar med och näst störst därefter. Värde kan vara alltifrån ökade intäkter, minskade kostnader, frigjord tid eller ökad kundnöjdhet. Insatsen handlar om det jobb som krävs i form av tid, kostnad och energi. Ta höjd för komplexitet.

För att behålla enkelheten värdera värde respektive jobb i en skala 1-5 där 5 är lika med mycket och 1 väldigt lite.

Metoder kan behövas, särskilt när det finns många saker att välja mellan. Men låt detta inte bli en matematisk övning som ni tappar bort er i. Metoden ska hjälpa och förstärka. Ni ska känna igen er i resultatet.

I bland har ni också saker där inte detta lämpar sig. Ett sådant exempel kan vara ett stort plattformsbyte. Ni vet att ni måste igenom det. Plocka bort det från prioriteringen. Prioritera på resten och lägg in plattformsbytet där det ska vara och sätt lämpliga ramar runt just det initiativet på andra sätt.

3. Synliggör ledstjärna och guidande principer

Är det möjligt att gå ut från ett rum och alla har känslan av att man landat rätt i prioriteringarna? Det är inte helt lätt men det går. Finns det en gemensam bild över vad som är viktigt ökar sannolikheten i förhållande till om prioriteringen mest handlar om en argumentation där alla vill få igenom sina synpunkter för sitt egna initiativs bästa.

Den gemensamma bilden av vad som är viktigt kan med fördel formuleras som ledstjärnor eller guidande principer. Sådana saker som ni som organisation lutar er mot för att veta om ni ska satsa på A eller B eller kanske C och vad som ger er mest effekt utifrån det ni vill uppnå. Andra exempel på sådana principer kan vara ”vi prioriterar alltid säkerhet först” eller ”vi väljer kundnöjdhet före intern effektivitet.”

Synliggör och uppdatera kontinuerligt dessa för att stärka dialogen. Se till att ha det ni lutar er mot nära till hands. Tex nära tillgängligt bredvid listan av pågående initiativ. Arbetar ni med en fysisk tavla kan det hjälpa att ha en lapp som alla ser och som underlättar kontinuerligt beslutsfattande.

Ett sätt som vi själva tillämpar är att ha våra fokus och mål nära tavlan av pågående aktiviteter. Det gör det enkelt för oss att prioritera.

Börja med en dialog kring vad ni har att luta er emot i dag. Synliggör detta genom att summera.

4. Gör det lätt att lägga till

Förändringar sker, kontinuerligt. Saker kommer att komma in från alla möjliga håll. Du behöver bygga en struktur som tar höjd för det. För att prioriteringar ska skapa värde över tid är det viktigt att hitta sätt som gör det lätt att lägga till och ta bort. Skapa inte situationer som gör att ni måste prioritera om allt så fort något nytt kommer in.

Det är en värdefull princip att bära med er när du och din organisation successivt utvecklar sätt för att bli en prioriteringsmästare.

Det finns alltid ett nästa utvecklingssteg

Utveckla er prioriteringsförmåga stegvis. Det finns alltid ett nästa steg att ta. Samtidigt som det förvånansvärt enkelt går att få ut bra effekter. Denna utveckling kan med fördel skapas i de enskilda teamet, faciliteras från ett PMO/transformationskontor eller komma från ledningen.

Fem vanliga sätt att prioritera som leder till fel effekter

september 18, 2023/i Agil organisation, Mål, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Hur du och dina kollegor prioriterar bland alla möjligheter och projekt får stor betydelse för vilka resultat och effekter ni når i slutändan. Ingen rocket science i teorin men i praktiken är prioriteringar ofta svårt.

I denna bloggpost listar vi fem vanliga sätt att prioritera som leder till fel effekter. Någon som känns bekant?

Kör Bara På

Det kanske inte låter som en prioriteringsmetod, men bland alla sätt att prioritera är detta den vanligaste. Det funkar ungefär som det låter. Ni kör helt enkelt bara på. Fullt blås. Oftast pareras stor vilja och mycket att göra med att en högre växel läggs in. Fler jobbar mer. ”Det är så mycket nu.” är en typisk kommentar som ofta hörs i dessa organisationer.

Problemet är att med många bollar i luften är risken hög att väldigt lite kommer ut i förhållande till vad som faktiskt sker. På vägen kör många dessutom slut på sig. Det är inte ett hållbart sätt över tid.

Akustisk prioritering

När akustisk prioritering tillämpas är det den som ropar högst är den som i praktiken får igenom sina saker. Plötsligt släpper alla det de jobbade med för att helt fokusera om, i bland 180 grader. I organisationer där detta är vanligt förekommande finns det en kultur av att eskalera allt och ”vår VD har sagt att…” är typiska kommentarer som ofta sägs.

Risken är hög att inte ut största möjliga effekt nås. Mycket jobb görs som aldrig blir klart pågrund av kontraorder. Allt blir bråttom och även detta är en metod som riskerar att helt i onödan köra slut på medarbetare.

Prioritera på ett värde

Utmaningen med metoden är när det det prioriteras på ett värde bara. Tex i en organisation där man plötsligt inser att kundnöjdheten måste öka och det blir det enda viktiga (kommunikativt). Bara saker som leder ökad kundnöjdhet prioriteras.

Det finns ofta en tendens att många börjar se kundnytta i allt och blir skickliga på att argumentera för det. och plötsligt blir prioriteringarna egentligen godtyckliga.

Allt får prio 1

Jobbar ni med prioordning 1-3 eller 1-5 och det mesta blir en 1 behöver ni vara observanta. Allt betyder att det också blir mycket. Mycket mer än vad det egentligen finns kapacitet för.

Risken är hög att för mycket är i gång och inget blir klart för att tas till kund. Att välja är också att välja bort och säga nej.

Ett strategiskt, ofta stort, initiativ.

Strategiskt indikerar att något är viktigt. Med strategiska initiativ kommer de höga förväntningarna. Lite som messias som ska komma. Ofta bli dessa initiativ stora. Inte sällan är det flera projekt som klumpats i hop i ett, som ett sätt att prioritera.

Problemet uppstår när prioriteringen görs hårt utifrån detta och det mer eller mindre blir det enda som ryms. Över tid tenderar detta initiativ att svälla. Saker som inte var tänkta att vara där till att börja med hamnar in där naturligt.

Prioritera som en ninja kräver medvetenhet och balans

De som är skickliga på att prioritera är medvetna om sitt sätt att prioritera och gör det det kontinuerligt. De har också en egen förmåga att balansera mellan många olika perspektiv och värden för att nå mest pang för pengarna.

Crash-course

_{För dig som vill planera och prioritera som en ninja, i en snabbt föränderlig värld}