Prioriteringar – Sida 2 – House of Simplicity

Behövs det nya sätt att planera och prioritera?

oktober 11, 2022/i Agil, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, Prioriteringar/av House of Simplicity

Ja, säger vi på House of Simplicity.

I denna bloggpost bottnar vi anledningarna till varför. Vi lyfter fram några av konsekvenser vi ofta ser av att leva kvar i långa, traditionella planeringscykler, när omvärlden är snabbt föränderlig.

Kan din organisation leva med konsekvenserna eller är det dags att ta steg för att anpassa sätten att planera och prioritera?

Maximalt värdeskapande nås inte

Med långa planeringscykler finns det ofta relativt lång tid till att skapa värde. Tre år är inte ovanligt. Initiativ som kommer skapa värde sen någon gång, lite oklart när eller hur mycket kan ofta prioriteras relativt högt. Med korta cykler blir värdet kanske mindre men nyttan kan realiseras inom kort. Lite tillspetsat kanske, men i en föränderlig värld är värde långt framåt i tiden svårt att förutspå och därmed också mindre värt.

Ett business case kan ha förlorat sin kraft långt innan värdet slår in. Med kortare cykler och värde som realiseras efter hand samlar vi på oss mycket värdekapital över tid.

Många organisationer har påbörjat många initiativ, bygger grunden först, men när förutsättningarna förändras prioriteras något annat. Kvar står organisationen med en uppsjö av påbörjade grunder eller gedigna förstudier utan att kunna realisera värde.

Detta är en anledning till att nya sätt att planera behövs. Sätt som stöttar hur förväntan om värdeskapandet ska se ut. Sätt som hjälper till att organisationer skapar mest pang för pengarna.

Gapet är i vägen

Den andra anledningen till varför nya sätt att planera och prioritera behövs är att vi skapat ett gap och det här gapet är i vägen. Vad menar vi med gap då?

På många ställen finns det en del av organisation som håller hårt i långa cykler, tex årsplanen, och en annan del av organisationen som arbetar i korta iterationer. Mellan dessa delar bildas ett gap. Det här skapar svårigheter för båda dessa delar av organisationen.

Några exempel på hur gapet och svårigheterna i det tar sig uttryck är frågor som: Kommer det som händer på två veckor leda till det vi vill på ett år? Vad lutar vi oss mot när årsplanen inte räcker och saker ändras under tiden? Det är frågor som är svåra att svara på.

Organisationer har svårt att knyta ihop årsplanen och det som händer i korta iterationer vilket skapar dåliga förutsättningar för tillit. Det saknas saker att luta sig mot för att fatta de beslut som behövs och göra de vägval som krävs. I praktiken skapas två lag som står långt ifrån varandra och har svårt att mötas.

Detta synliggöra behovet av nya sätt att planera. Nya sätt som gör det möjligt att mötas mellan kort och långt perspektiv. Sätt som gör det möjligt att bygga den gemensamma bilden av vart vi står, hur det går och vad vi har framför oss.

Andra sätt att planera uppstår i praktiken

Oavsett om organisationen är anpassad för det så kommer nya saker som inte fanns i planen kommer att dyka upp. Från sidan. Från ovan. Från de mest oanade ställen och platser.

De flesta organisationer hittar också sätt att lösa det på, såklart. I bland utvecklas till och med specialgrenar i att lösa det mest omöjliga.

Sätten kräver dock ofta relativt mycket energi och tid och är inte hållbara över tid. Det kan röra sig om hemliga vägar att ta för att få igenom saker (sk gräddfiler) eller att principen ”den som skriker högst” gäller som prioriteringsmetod.

Ofta värdesätts och premierar personer för dess förmåga att ”pressa på”.

Det absolut vanligaste tecknet är kanske ändå kalendrar som är fyllda med akutmöten för att akutprioritera eller för att akut lösa ut frågor.

Det faktum att andra sätt uppstår i praktiken är en anledning i sig att medvetet hitta nya sätt att planera och prioritera.

Nya sätt att planera och prioritera behövs för att bli en agil organisation

Dessa tre varför ger oss tydliga anledningar till värdet av att medvetet och aktivitet jobba för nya sätt att planera och prioritera. Sätt som är anpassade för en karta där utvecklingstakten är hög, förändringarna sker snabbare och mer oförutsägbart. Nya sätt att planera behövs för att bli en agil organisation.

Tre sätt att bli en prioriteringsmästare

oktober 3, 2022/i Agil, Agil organisation, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, PMO, Prioriteringar, Stegvist/av House of Simplicity

En organisation som vill ta sig framåt i en föränderlig värld behöver bli mästare på att prioritera. Hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet förändringar som ske snabbt och oförutsägbart ger en ny karta. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den ska nyttjas.

I denna post delar vi tre konkreta saker du och din organisation kan börja göra för att bli prioriteringsmästare.

Välj bort

Ett av de klokaste sätten att börja när ni prioriterar är att välja bort. Med många möjligheter är det ofta svårt att se skogen för alla träden. Då är det läge att rensa.

Hitta era sätt att välja bort. Det kan vara en aktiv lista på fyra saker att välja bort eller utvecklade principer som ”Om ingen har frågat efter något inom en viss tid så är det läge att ta bort”.

Saker som aldrig kommer bli prioriterade behöver faktiskt inte ens upp på bordet.

Är det svårt att ta bort saker kan det finnas en poäng att införa någon typ av arkivering. Lägg dem på en egen plats så länge så de inte stör utsikten. Inser ni efter ett tag att ni inte varit där och letat kan ni känna er mer trygga med att ta bort efter ett tag.

Vår bästa uppmaning är att våga rensa. Är saker tillräckligt viktiga då kan ni vara säkra på att det de kommer tillbaka.

Balansera värde och jobb

Med många möjligheter, alternativ och idéer kan en enkel metod för att värdera komma till användning.

Maximerat värdeskapande kräver balans mellan potentialen i värde och den insatsen som krävs.

En enkel metod är då att ta värdet genom insatsen. Störst kvot är det initiativ som ni startar med och näst störst därefter.

Värde kan vara alltifrån ökade intäkter, minskade kostnader, frigjord tid eller ökad kundnöjdhet

Insatsen handlar om det jobb som krävs i form av tid, kostnad och energi. Ta höjd för komplexitet.

För att behålla enkelheten värdera värde respektive jobb i en skala 1-5 där 5 är lika med mycket och 1 väldigt lite.

Metoder kan behövas, särskilt när det finns många saker att välja mellan. Men låt detta inte bli en matematisk övning som ni tappar bort er i. Metoden ska hjälpa och förstärka. Ni ska känna igen er i resultatet.

I bland har ni också saker där inte detta lämpar sig. Ett sådant exempel kan vara ett stort plattformsbyte. Ni vet att ni måste igenom det. Plocka bort det från prioriteringen. Prioritera på resten och lägg in plattformsbytet där det ska vara och sätt lämpliga ramar runt det på andra sätt.

Synliggör ledstjärna och guidande principer

Är det möjligt att gå ut från ett rum och alla har känslan av att man landat rätt i prioriteringarna? Det är inte helt lätt men det går. Finns det en gemensam bild över vad som är viktigt ökar sannolikheten i förhållande till om prioriteringen mest handlar om en argumentation där alla vill få igenom sina synpunkter för sitt egna initiativs bästa.

Den gemensamma bilden av vad som är viktigt kan med fördel formuleras som ledstjärnor eller guidande principer. Sådana saker som ni som organisation lutar er mot för att veta om ni ska satsa på A eller B eller kanske C och vad som ger er mest effekt utifrån det ni vill uppnå. Synliggör och uppdatera kontinuerligt dessa kontinuerligt för att stärka dialogen.

Ha det ni lutar er mot nära till hands. Indikera vid era pågående initiativ. Ett sätt som vi själva tillämpar är att ha våra fokus och mål nära tavlan av pågående aktiviteter. Det gör det enkelt för oss att prioritera.

Arbetar ni med en fysisk tavla kan det hjälpa att ha en lapp som alla ser och som underlättar kontinuerligt beslutsfattande. Exempel på sådana principer kan vara ”vi prioriterar alltid säkerhet först” eller ”vi väljer kundnöjdhet före intern effektivitet.”

Börja med en dialog kring vad ni har att luta er emot i dag. Synliggör detta genom att summera.

Avslutningsvis: Gör det lätt att lägga till

För att prioriteringar ska skapa värde över tid är det viktigt att hitta sätt som gör det lätt att lägga till och ta bort. Detta gäller särskilt på en karta med hög förändringstakt. Skapa inte situationer som gör att ni måste prioritera om allt så fort något nytt kommer in.

Det är en värdefull princip att bära med er när du och din organisation successivt utvecklar sätt för att bli en prioriteringsmästare.

Webinar 25/1

_{Vill du bli en prioriteringsninja under 2024? Som individ, team och organisation.}

Bli en prioriteringsninja

Gemensam helhetsbild i en agil organisation

Fyra vägar till gemensam helhetsbild

september 19, 2022/i Agil, Dynamisk planering, Prioriteringar, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Även om många företag har en helhetsbild ligger det ofta en begränsning i att den samlas in och stannar hos en person eller en isolerad funktion. Acceleration och ökat värdeskapande kräver gemensam koll på läget. Alla behöver dela och skapa den gemensamma helhetsbilden framåt.

En gemensam helhetsbild är en av de saker som en agil organisation aktivt och kontinuerligt jobbar kring.

I veckans bloggpost delar vi med oss av fyra vägar till att skapa en gemensam helhetsbild och få koll på läget. Tillsammans och kontinuerligt är nyckelorden för koll på läget.

Skapa samsyn kring prioritet

Prioriteringar är ett typiskt område där det brukar visa sig om man som organisation har koll på läget gemensamt eller om man sitter på olika delar av bilden.

Därför är det också ett utmärkt område att börja jobba kring. För att kunna prioritera och bygga en gemensam roadmap eller backlog behöver vi ha dialoger. Många dialoger med många kompetenser och perspektiv representerade. Tillsammans.

Börja hyfsat enkelt. För att veta om något är prioriterat behöver vi veta hur mycket värde det ger i förhållande till jobbet som krävs. Att skapa samsyn kring detta kommer att ta er långt. Ta en gemensam diskussion kring värde. Resonera kring hur mycket jobb som behövs.

Underskatta inte effekten av att synliggöra värde och jobb/kostnad via siffror. Tänk värde mellan 1-5 och hur mycket jobb mellan 1-5. Titta på det ni vill göra – dela värde med jobb och få fram ett nummer. Ju högre – desto mer effekt. Transparent, enkelt att återkomma till och lätt att stoppa in nytt. Samsynen eller synlighet i att ni tycker olika kommer på köpet.

När det är för mycket på bordet. Städa. Börja med att välja bort.

Dela bilder

Helhetsbilden består sällan av endast en bild. Det kan vara vart ni ska (riktning och ledstjärna), hur det går, vad ni uppnått och hur ert landskap ser ut.

Bilderna är som sagt många och de behöver anpassas så att alla som har nytta av dem får tillgång och kan addera. De behöver också variera över tid.

När alla delar och samlar helhetsbilden kan fler agera och navigera. Beslutsfattandet kan bli kontinuerligt och kraftfullt. Detta är den stora anledningen till att ett skifte i hur helhetsbild skapas och används är nödvändigt.

Börja att visa bilder som finns. Ett sådant exempel kan vara rapportering som redan görs. Plocka med den in i ett sammanhang och samtala kring den i stället för en tyst kommunikation till en person via mail. Detta är ofta ett enkelt och effektfullt sätt att utveckla viktiga diskussioner.

Ett annat sätt är att få förnyad kraft i en svår dialog genom att använda konceptuella bilder. Testa er fram. Har ni en känsla av att ni pratar förbi varandra? Låt någon rita en enkel skiss utifrån sitt perspektiv. Låt nästa person addera eller korrigera.

Idag när förutsättningarna är mixade mellan fysiska och digitala miljöer är det också en god idé att aktivt synliggöra digitala bilder som som exempelvis tavlor och roadmaps i olika sammanhang. När vi missar de naturliga mötena vid en tavla behöver ni aktivt bjuda in personer till sammanhang och ni har massor att vinna på att bjuda in er och ta med bilderna till andra sammanhang.

Gör det lite snyggt. Låt färg och form bli ett sätt att förstärka och hjälpa helhetsbilden på vägen.

Var nyfiken

Har du någonsin känt känslan eller hört någon annan säga ”det har inte jag hört” ”det har ingen delat med mig” eller ”om jag bara hade vetat då hade allt blivit enklare att göra”? Helhetsbilder kommer inte bara till oss.

Påminn dig själv om att fråga och vara nyfiken. Frågorna hjälper oss att sätta ord på det vi har nytta av och det hjälper vår omgivning att dela det vi har nytta av att ha en gemensam syn på.

Ofta kommer det mer naturligt när du är ny på en plats. Fortsätt att verka som om du var ny på jobbet. För att skapa en helhetsbild på ett enkelt sätt kan exempelvis följande två frågor vara till mycket stor hjälp: Vad har du på ditt bord nu och framåt? Vad kan jag göra för att underlätta ditt arbete?

Håll bilden uppdaterad

Att få koll på läget och skapa en gemensam helhetsbild är inte en oneshot.

Den skapas i det kontinuerliga och återkommande formatet.

Fjärde vägen handlar om att hitta ert format som gör det enkelt för er att hålla bilden uppdaterad. Börja enkelt och bygg på efter hand.

Fler insikter

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar. Enkla sätt att få något gjort.

Tre uppslag för dynamisk planering redan i höst

september 11, 2022/i Agil, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

”Inte ett år till” kanske du och dina kollegor sa i kör efter förra årets planerings- och budgetarbete. Ändå står ni här, på samma plats igen. Det är höst, in i grottan och ut på andra sidan med en ny årsplan som ni redan vet kommer vara obsolet innan nyårsklockorna ringer. ”Utvecklingen får vi ta sen”

Det måste inte vara så. Det går att göra bra saker, i befintlig process som tar er några steg närmre en dynamisk planering. En dynamisk planering som hjälper er att åstadkomma mest pang för pengarna på en karta med hög utveckling och snabba och oförutsägbara förändringar.

I denna bloggpost ger vi tre uppslag för vad du och din organisation kan göra redan denna höst.

Gör jobbet tillsammans

Bestäm hur mycket tid som är rimligt att lägga. Planera in den tiden. Visar det sig att tiden inte går att planera in då har ni inte varit tillräckligt rimliga.

Förbered er för vad ni behöver ha med er in för att jobbet ska bli gjort. Gör jobbet. Gör jobbet tillsammans.

Att göra tillsammans gör att ni använder tiden till värdefulla diskussioner och ni skapar en gemensam bild.

Att göra tillsammans handlar också om att låta samtal om mål, aktiviteter och siffror ske tillsammans. Diskussionen om budget är inte en egen dialog utan är tajt knuten till mål och aktiviteter. Att diskutera frågorna samlat ger en möjlighet till ökad förståelse för möjligheter och konsekvenser. Ett lärande och breddade perspektiv blir en effekt. Detta underlättar prioriteringar.

Välj ut en fråga

Ni börjar inte på ett tomt papper. Det ni gjorde förra året går säkert att återanvända. Så utgå från det som finns. Justera utifrån det och lägg istället kraften där den gör nytta.

Planeringsarbetet ska inte omfamna ALLT. Välj ut en fråga som är viktig att bottna och fokusera lite extra på. Bottna den både vad gäller mål, principer riktning och vad det betyder i siffror

Ta lite sats i den och gå en bra bit utanför kommande år. Tänk 5 år. Rör er i det långa perspektivet och det korta och däremellan. Låt den slå igenom på årsplanen och budgeten. Ge den lite extra utrymme och uttryck den djupare än rubriknivån. Få med de saker som varit viktiga för er.

Ägna resten av tiden till att prata om kvartal 4

Boxar ni in och avgränsar tiden för årsplanen (som garanterat kommer bli tillräckligt bra) så kan ni ägna ”resten” av tiden till att resonera om vad som blir ert fokus under kvartal fyra. Kvartalsperspektivet eller motsvarande är ofta ett bra hjälpmedel att få till en mer dynamisk planering. Det gör inget om ni inte tittat på tidigare kvartal på motsvarande sätt. Börja nu med kvartal 4.

Bra frågor att ställa er är:

Vad vill ni kunna stänga året med?
Vilka resultat vill ni kunna visa upp?
För vem?
Vad är rimligt? Vad säger ni nej till.
Hur ska ni se till att ni kan starta kvartal 1 på bästa sätt?

Ni gör helt enkelt en kvartalsplanering av bara farten. Ett bra steg mot dynamisk planering.

Etablera en lärandeloop

Låt detta året bli ett år där ni skapar en lärandeloop. Bestäm rimliga utvecklingssteg att ta. Bestäm när ni återvänder till listan och låt inte det bli om ett år igen. Första steget för en dynamisk planering är att återkomma till planeringen mer kontinuerligt. Kanske är det innan jul där ni mer specifikt kan titta på kvartal 1? Bestäm en takt och boka in nästa tillfälle – eller varför inte en hel serie.

Nyfiken på hur det går till i praktiken?

Har du och din organisation en plan som aldrig håller? Nyfiken på hur vi jobbar tillsammans med våra kunder för att skapa en dynamisk planering som ger mer pang för pengarna?

Läs mer

Fem saker du bör göra nu för ett bra Q3

maj 30, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, PMO, Prioriteringar/av House of Simplicity

Fullt fokus på allt som måste bli klart innan sommaren, resten får vi ta sen. Känns det igen? Är det för dig och din organisation som för så många andra när böckerna för juni öppnas?

Kortare tidsperspektiv. Tunnelseende.

Om du vill vara i ett bra läge i Q3 behöver du och din organisation vara i flera perspektiv redan nu. I denna bloggpost listar vi fem saker du och din organisation bör göra nu för att få ett bra Q3.

Använd kraften i etablerade strukturer

Garanterat har du och din organisation jobbat med att sätta strukturer som gör det möjligt för er att på ett bättre sätt ta er an de utmaningar ni står med. Kanske har just ni etablerat återkommande möten för prioriteringar eller återkommande team-möten för att få en bättre genomförandekraft.

Håller ni i dem nu fram till semestern är sannolikheten dubbelt så stor att de fortsätter att leva över sommaren. Sannolikheten minskar radikalt om ni går in i semesterkänslan eller ”det är så mycket nu” så att ni tappar kontexten redan nu. Allt det där ni hade börjat hitta att luta er mot går lätt förlorat.

Släpp dem inte nu. Det räcker med att hålla i. Det behöver inte bli bättre just nu. Ni behöver inte ta nästa steg. Den stora vinsten finner ni i att nöta in struktur och fortsätta göra samma sak.

Omfamna stora frågor genom att konkretisera utmaningen

Det är lätt att tänka ”huah, det här är en stor och svår fråga, låt oss ta den i augusti” och så läggs den åt sidan. Komplex, många beroenden, fluffig. Ja anledningarna kan vara många. Vår erfarenhet är att det kommer vara en svår fråga oavsett när ni börjar ta i den. Så varför avvakta?

Vig en timme eller två tillsammans med några personer. Försök ringa in utmaningarna. Resonera och få ner det på ett papper. Vår erfarenhet är att förvånansvärt stora frågor kan klarna förvånansvärt mycket bara genom att göra just så här.

Ägna sista stunden på den tiden ni avsatt till utmaningen till att resonera om vad ett första litet nästa steg skulle vara på området. Gör det tillräckligt litet för att det ska vara något som ni kan göra under veckorna som är kvar nu till semestern

Återvänd till ert fokus, ambition och målsättning för att prioritera

När tempot ökar, terminströttheten kommer, många saker börjar komma in från vänster, höger osv är det lätt att tappa fokus. Vi ser det hända ofta. Vi märker att vi själva har lätt att hamna där.

Vad var det ni ville åstadkomma? Vad var ert fokus. Vår erfarenhet är att det finns mycket att vinna på att även mot slutet orka återvända och finna det fokuset.

Ta starten på ert nästa möte, oavsett vilket det är, till att återvända till den bild, sida eller tavla som beskriver just ert fokus. Titta på det gemensamt. Ställ några kloka frågor: Gör vi det vi borde göra? Är det något vi ska sluta göra? Är det något vi ska göra lite mer av? Är det något vi tappat bort?

Få ner på en lista vad ni faktiskt har gjort

När det är mycket är det också lätt att drabbas av känslan av att ingenting funkar, blir klart eller faller på plats. Att skaffa sig känslan själv att ni kan, får saker att röra sig framåt gör att ni också orkar ta nästa pusselbit.

Börja lista saker ni har levererat.

Om ni redan har listan. Hämta kraften från den för att behålla momentum i juni. Använd den också för att förstå kapacitet och som som är rimliga ambitioner för Q3.

Håll i takten, sätt ert Q3 fokus innan ni går på semester

Hur gärna vi alla än vill tro att sommaren är lång är augusti här fortare än någon anar. Dessutom är det ofta så att vi i praktiken har flera veckor att få saker gjorda under sommaren.

Att fortsätt hålla i takten för kvartalsplaneringen är a och o. Gå inte på semester med mindre än att ambition, fokus och målsättningar att arbeta mot är tydliga för Q3. Blir inte detta gjort är Q3 ofta ett förlorat kvartal.

Du väljer var du och din organisation ska vara i september redan nu.

Fler insikter

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar.

Missade du vårt webinar: Kundfokus för mer kraft och fart? Registrera dig här och få tillgång till videon.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Bli en mästare på att balansera

februari 27, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Tänk om det fanns en perfekt metod att luta sig mot för att prioritera bland sina satsningar. En rak väg fram, ett enkelt sätt som alltid ledde till rätt satsningar. Visst vore det fantastiskt? Men sällan om ens någonsin är det riktigt så enkelt. Vi tror inte att perfekta metoder finns. I stället ser vi att smarta prioriteringar som ger mest pang för pengar framför allt handlar om att bli en mästare på att balansera.

I denna bloggpost delar vi tre områden som din organisation har mycket att tjäna på att bli skickliga på att balansera. Det är en balansakt i vad, var och vem.

Balansera antal ja och nej

Logiskt är det ganska enkelt att förstå att det inte är optimalt att ha i gång för många saker samtidigt. I praktiken är det mycket svårare att reglera. Ofta är det mycket lättare att säga ja än nej. Du blir i stunden mer populär när du säger ja. Ett nej behöver du oftare försvara och möta med argument.

Ni har mycket att vinna på att utveckla er förmåga att balansera antal ja och nej, om ni vill nå ett maxialt värdeskapande. Först handlar det om ett lärande, förstå er balans mellan ja och nej idag och hur den eventuellt behöver balanseras om. Balansen mellan ja och nej i stort men också mellan olika typer av värden samt mellan olika tidshorisonter.

Mest pang för pengarna handlar om att maximalt värdeskapande också är tajt knutet till kapacitet, tillgängliga resurser, kompetenser och medel. Balansmästare är bra på att säga nej för att kunna säga ja. Balansmästare är bra på en levande diskussion och har god kännedom om sin kapacitet och vilka värden de vill skapa.

Balansera var i organisationen ni väljer och väljer bort

Ett annat område att kunna balansera är var i organisationen ni bäst väljer och väljer bort.

Var i organisationen valen sker kan se ut på många sätt. Många gånger finns formella beslutsforum där prioriteringsbeslut fattas om det handlar om utvecklingssatsningar. Inte sällan kompletteras det med beslutsfattande i farten på informella och, för de som inte deltar, icke transparenta grunder. Ibland kanske det bara blir, dvs det är först i efterhand organisationen konstaterar vilka val som gjorts.

Balansmästare hittar en bra balans i var besluten fattas.

En grundprincip som är till bra hjälp är att besluten ska tas där kunskapen finns. Med den principen som grund kan flera skiften behöva ske för att balans ska uppstå. Några vanliga saker vi möter som gör skillnad är att:

Addera till personer eller kompetenser till ett befintligt sammanhang.
Flytta vissa beslut som fattas i sammanhang som träffas sällan, och ofta högt i organisationen, till sammanhang närmare kund och de som löpande jobbar nära kunder.
Flytta beslut som kräver god kännedom närmare sammanhang som inkluderar kompetenser om lösning.

Balansera vem som fattar beslutet att göra eller skippa

Ett tredje perspektiv på balansakten är att balansera mellan vem som fattar beslutet att göra eller skippa.

För ett maximalt värdeskapande behövs många perspektiv. Men vilket perspektiv väger tyngst? Får rätt perspektiv värdera de saker som de är bäst på. Att förstå sin egna organisation och hur Marknad, IT, Produkt och Compliance exempelvis samspelar för avgörandet om vad som blir gjort är ett sätt att börja.

Balansmästare balanserar också mellan vem som säger ja respektive nej. Ju längre bort vi är från att ta konsekvenserna av ett ja desto enklare tenderar det att vara att säga ja. Detta skapar sällan förutsättningarna för ett maximalt värdeskapande, det är heller inte en rättvis fördelning. När ni hittar balansen kan ni använda kraften bäst. Kompetenser används till att utveckla de bästa lösningarna framför att vara bromsklossar och ni lyckas lägga fokus på de största potentialerna.

Öka medvetenheten om er balansakt

Balansakten är ofta ett finlirsjobb. När ni ökar medvetenheten om att maximalt värdeskapande är en balansakt kan din organisation också börja utveckla denna färdighet. En diskussion om hur ni balanserar de tre perspektiven vi lyft här kan vara en god start. Visualisera resultatet av diskussionen och använd det som ett underlag framåt. Ni kanske hittar något som ger er bra vägar i dag. Ni kanske hittar något som ni vinner på att utveckla. Steg för steg i medvetenhet kan ni bli bli en balansmästare.

Fler insikter

Läs gärna mer om våra tankar kring nya roller för ett PMO här.

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Superkraften i att visualisera – om att dra nytta av kraften i visualisering för att röra sig framåt.

Gör jobbet värdefullt – värdeskapande i praktiken – Ett konkret sätt att välja och välja bort

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Gör jobbet värdefullt – värdeskapande i praktiken

februari 17, 2022/i Agil, PMO, Prioriteringar, Stegvist/av House of Simplicity

Hur får en organisation mest värde ut för jobbet som görs? Organisationer rör sig framåt – ofta i full fart. Många sliter hårt. Listan över saker vi hinner med är lång och listan över det vi inte hinner med är ibland ännu längre. Och så ska det få vara – vi behöver välja och välja bort.

Men, när vi väljer vill vi ha ett hum om att det vi väljer att göra är det vi tror ger oss mest värde för jobbet. Vi behöver hitta sätt att göra det som hjälper oss göra jobbet kontinuerligt och hitta sätt att få mest värde ut över tid.

Det korta enkla sättet är att titta på de olika saker som vi vill göra – sätta ett värde på dem, definiera jobb för dem, balansera för att hitta ordning och återbesök ofta. Många gånger fastnar vi redan på första – vad innebär egentligen värde för oss? Vad skapar värde? Värde för vem? Värde när? Vi börjar där – kring värde.

Att sätta värde

Värde är ett bra ställe att börja. Värde är mångbottnat – värde hur, när och för vem är några av frågorna som dyker upp. Stanna upp där. Ta dialogen. Skapa en gemensam bild av vad värde innebär hos just er. En fråga som kan hjälpa er framåt är “varför?”. Vet vi varför något är viktigt så har vi ofta svaren om vad värde betyder för oss. Det kan till exempel vara att vi vill ha nöjda kunder, kunna samarbeta effektivt eller få nya intäktsströmmar.

Lista de delar av värde som ni hittar – till exempel kundvärde, effektivitetshöjare eller intäktspotential. Låt inte listan bli för lång. Någonstans runt 2-3 brukar vara lagom att förhålla sig till över tid. Om listan blir lång, fundera över om det är något som kanske snarare är en guidande principer – till exempel: vi väljer alltid effektivt för kund framför effektivt i systemet eller lagkrav går före allt annat. Använd de guidande principerna som ramar istället för att lägga in som värde.

Gör det inte för komplicerat, börja hellre med ett värde än för många.

Vad innebär jobb?

Om vi har en lista med massa saker vi vill göra där vi satt ett värde på varje sak behöver vi få en känsla för hur mycket jobb eller pengar som krävs för att få det gjort. Mycket jobb innebär ofta för oss som organisation mycket pengar, så i slutändan ungefär samma sak. Frågan att ställa sig här är – hur meckigt (eller dyrt) är det för oss som organisation att ta oss an detta?

Bedöm de olika sakerna eller initiativen mellan tummen och pekfingret. Mer behövs ofta inte. Huvudsaken är att ni har en tillräcklig känsla. Tillräckligt är viktigt för att orka göra tillräckligt ofta.

Balansera dessa

Balansen mellan värdet och jobbet det innebär ger oss ordningen vi ska göra saker i. Vi har två saker vi som organisation vill göra som ger lika mycket värde. Då börjar vi med det som är minst jobb och får ut effekten av det så snabbt som möjligt.

Det är viktigt att väga in både värde och jobbet det innebär. Det är lätt att lockas till att göra det som ger högst värde, men jobbet det kräver är en viktig parameter för att som organisation bli effektiv och spendera kraften där den gör som mest nytta.

Skapa en lista där ni lägger saker i ordning utifrån hur mycket värde ni får för jobbet. Mest värde för jobbet överst.

Håll ut

Nya saker kan komma in och kommer komma in. Lägg dem på listan utifrån hur mycket värde de ger för jobbet ni lägger. Gör det inte en gång utan kontinuerligt och återbesök med jämna mellanrum. Efter ett tag kommer ni se att en del saker ligger och hänger långt ned på listan under lång tid. Det är inte då det är läge att damma av dem och få dem gjorda, utan ta bort dem. De ger helt enkelt inte tillräckligt med värde för jobbet ni behöver lägga. Talar magkänslan emot? Testa om det finns någon liten del av dem ni kan göra och om det är värt jobbet.

Den främsta egenskapen eller förmågan en organisation kan bygga när det gäller att få mest värde för jobbet är uthållighet. Återkom till samma lista, ta bort och lägg till de initiativ ni behöver justera och titta på värde och jobb kontinuerligt för att kunna prioritera. Återkom lagom ofta, jobb behöver bli gjort innan det är dags att prioritera igen men ni behöver kunna vara flexibla kring nytt som kommer in. Lagom är bäst helt enkelt.

Fler insikter

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Superkraften i att visualisera – om att dra nytta av kraften i visualisering för att röra sig framåt.

Precis som en orkester kan en organisation ha nytta av en dirigent. I en organisation kan dirigenten till exempel vara ett PMO. Läs gärna mer om våra tankar kring nya roller för ett PMO här.

Den bästa strategin är den som används – Mer om hur vi gör strategier användbara

Konsten att välja bort är en superkraft – Om att välja bort som ett effektivt sätt att prioritera

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Att spela i takt

januari 30, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

I musiken är takten grunden. En orkester strävar efter att spela i takt. Olika instrument bygger på varandra och tillsammans hittas samklang med stöd av takten. Oavsett musikgenre går det att improvisera när väl takten sitter. Jazzmusiker kan jamma och rockmusiker kan dra ett gitarrsolo. Takten hjälper dem att återkommande mötas, att hitta in och ut ur musiken och sätta fokus och intensitet där det ska vara. Precis så kan vi använda och bygga takt i organisationer och dra nytta av takten för att samla vårt fokus, jobba mot samma mål, svänga om tillsammans, fatta beslut och prioritera tillsammans.

Att agera i takt innebär inte att alla gör allt samtidigt. Att agera i takt innebär snarare att vi använder takten för att hitta in vid rätt tillfälle, skapa en dynamik av olika intensitet och hitta ett flyt och en samklang i organisationen. För en organisation kan det innebära att ha sammanhang som hänger ihop, där rätt personer möts och där rätt frågor finns på bordet.

Hur drar man då nytta av takten i en organisation?

Hitta en takt som gör att personer möts

Alla behöver inte mötas vid varje taktslag men vi behöver hitta in och skapa gemensamma sammanhang och möten som sker i takt. Framförallt behöver vi skapa förutsättningar för att dra nytta av kompetensen och informationen som sker i de olika sammanhangen. Vilka personer behöver vara med för att vi ska kunna få flyt i organisationen och hur rör sig dessa personer mellan olika sammanhang? är frågor att besvara. Hellre än att isolera sammanhang och personer behöver organisationer sträva efter tvärfunktionalitet och samverkan.

Hitta en takt där rätt frågor får rätt sammanhang

Både strategiska frågor och frågor kring genomförande behöver få utrymme, men vi kan som organisation nyttja takten till att skapa dynamik mellan dessa frågor. Snabba frågor som behöver snabbt agerande behöver tas upp i sammanhang som händer ofta. Mer långsiktiga frågor som kräver ett längre perspektiv kan tas i sammanhang som händer mer sällan. Takten hjälper oss att återkomma och få dessa frågor att kontinuerligt hänga ihop. Att ställa oss frågor som – vad behöver vi veta för att kunna ta steg i den riktning vi vill eller vad behöver vi förstå om de steg vi tar för att på bästa sätt kunna ta ut vår riktning – och att göra det kontinuerligt hjälper oss som organisation att ta oss framåt i klok takt.

Hitta en takt som gör det lätt att svänga

Takten en organisation väljer bör göra det enkelt för oss att justera, byta riktning och svänga när det behövs. Vad det innebär i praktiken är olika för olika organisationer och beror på vilken typ av frågor, produkter och tjänster man rör sig. Men för att kunna kunna svänga och justera bör sammanhangen hänga ihop. Ett sammanhang som sker mer sällan behöver kunna dra nytta av den informationen som kommer fram i ett sammanhang som sker oftare och lika viktigt är det att informationen flödar tvärtom. Hitta ett sätt att nyttja dynamiken mellan det som sker till exempel i ett veckomöte och det som sker på ett månadsmöte. Eller låt det som sker på kvartalsbasis synka ihop med det som sker på månadsbasis.

Utgå från det som finns och hitta er takt

Det allra enklaste sättet att hitta takten i en organisation är att utgå från det som finns. Rita ut de olika sammanhang ni använder er av idag – både för att titta framåt och för att genomföra och allt däremellan. Utgå från dem. Rita upp dem och se om ni kan justera något för att mötas ytterligare. Fundera över vilka som är med i de olika sammanhangen. Kan ni justera – lägga till någon – för att ytterligare bygga på dynamiken. Kanske till och med slå ihop några sammanhang. Vilka frågor har ni på bordet i befintliga sammanhang. Finns det någon fråga ni kan lägga till eller ta upp i annat sammanhang för att gå till dynamiken.

Hitta er takt som organisation och rör er i den.

Mer att läsa:

Precis som en orkester kan en organisation ha nytta av en dirigent. I en organisation kan dirigenten till exempel vara ett PMO. Läs gärna mer om våra tankar kring nya roller för ett PMO här.

Konsten att välja bort är en superkraft – Om att välja bort som ett effektivt sätt att prioritera

Den bästa strategin är den som används – Om hur vi gör strategier användbara

Gapa mindre – Om hur vi vi behöver minska gapet mellan tänka och göra i organisationen för att bli effektfulla

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga framgångsrika organisationer stegvis i stället för stora transformationer.

Läs mer om vad vi kan hjälpa er med här.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Konsten att välja bort är en superkraft

januari 16, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Prioriteringar, Stegvist/av House of Simplicity

Många kommer nu tillbaka till nytt år och nya möjligheter med många saker på listan över sådant som ska åstadkommas. Det är lätt att hamna i känslan att det är så mycket som ska göras så det är svårt att veta var man ska börja. En sak som gör det lite enklare – börja med att välja bort.

Ofta är det precis det som behövs för att komma igång – att säga nej, skippa och välja bort – för att på så sätt enklare och tydligare se vad som ska vara i fokus.

Att välja bort kan kännas tufft. Men låt oss ta jämförelsen med källarförrådet, ni vet det där som är så fullt så det är helt omöjligt att ens börja rensa. Och, vad som sen händer när vi tagit ett första rensningsvarv – hur mycket lättare och mer lustfyllt det känns att ta sig an då. Samma känsla går att åstadkomma ute i organisationer.

Hur väljer man bort då? Att välja bort handlar ofta om att göra motsatsen till att välja. Men att välja bort är inte helt enkelt. Några saker som kan hjälpa er på vägen:

Skapa samsyn över vad som är viktigt för er. Jämför med de initiativ ni har på bordet och fundera över vilka som inte uppfyller det som ni bedömt som viktigt. Ta bort dem.
Välj bort lagom mycket till att börja med. Välj bort tre saker till exempel. Därefter brukar det klarna och går alltid att välja bort några till.
Välj bort det där som ändå aldrig blir gjort. Det som ha varit på roadmappen längst men det aldrig blivit tid för. Det kanske helt enkelt inte ska vara där.

Att välja bort handlar om att skapa fokus. Att ge kraft och utrymme till det som ska göras. Ibland har tanken om roadmaps och backlogs där allt ligger i ordning gjort att vi glömt kraften i att rensa och ta bort saker. Bara för att saker ligger längre bak i listan kanske de inte är tillräckligt viktiga för att finnas där alls. Utmana er själva och se vad som händer om ni istället för att bara lägga saker i ordning faktiskt väljer bort, skippar och säger nej. Att välja bort skapar fokus och ger er möjlighet att lägga er energi där den som mest behövs. Att välja bort är en av framtidens organisationers superkrafter.

*******************

Mer att läsa:

Den bästa strategin är den som används – Om hur vi gör strategier användbara

Gapa mindre – Om hur vi vi behöver minska gapet mellan tänka och göra i organisationen för att bli effektfulla

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga framgångsrika organisationer stegvis i stället för stora transformationer.

Läs mer om vad vi kan hjälpa er med här.

Vill du bli en prioriteringsninja under 2024? Som individ, team och organisation.

Nyfiken på hur det går till i praktiken?

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

_{Vill du bli en prioriteringsninja under 2024? Som individ, team och organisation.}