Dynamisk organisation – Sida 2 – House of Simplicity

Agila organisationer, vad gör de egentligen?

oktober 17, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Organisationsutveckling, Stegvist/av House of Simplicity

Många verkar på en karta där förutsättningarna snabbt förändras och utvecklingstakten är hög. Då behövs förmågan att kunna anpassa sig och att vara i ständig rörelse som organisation.

Agila organisationer har ett strukturerat sätt att kontinuerligt skapa maximalt värde på en snabbt föränderlig och oförutsägbar karta, på ett hållbart och uthålligt sätt.

Men vad är det de gör egentligen? Och vad gör de inte?

I denna bloggpost går vi bortom metodik och svåra begrepp och lyfter fram ett antal gemensamma nämnarna på vad agila organisationer gör och inte gör.

De har koll på sin takt

Takt handlar i grunden om med vilken kontinuitet, i vilka cykler, som riktigt värde kommer ut till kund. Var 6:e, 10:e 12:e vecka exempelvis. Agila organisationer har koll på sin takt och går i takt. De får organisationen och kunderna att hänga med på det.

När vi pratar takt rör vi oss runt den interna takten i en organisation. Men, för att vara lyckosamma som bolag räcker inte det, vi behöver knyta ihop takten med kunden. Takten behöver hänga ihop hela vägen ut till kund. Internt och externt tillsammans.

Uttryckt på ett annat sätt spelar det inte någon roll hur snabba ni är på att leverera om inte kunderna är redo att ta emot nyheter och förändringar i samma hastighet. Här behöver man göra avväganden och balansera. Hur mycket fokus lägger vi på att effektivisera processen och var möts vi på vägen. Ofta är just att lyckas mötas och koppla ihop det viktiga när det gäller takt.

Där förutsättningarna snabbt kan förändras och förväntan samtidigt är stor på högt kontinuerligt värdeskapande lutar den agila organisationen mycket på sin takt. Detta skiljer sig såklart från ett traditionellt sätt där det är vanligt att luta sig mot en plan tar höjd för allt i teorin. Agila organisationer tror inte på idén om den perfekta planen.

De bygger förmågor hos individer att agera i osäkerhet

I Agila organisationer har individer förmågan att agera i osäkerhet. De identifierar enkelt och ofta ett första nästa rimligt steg och tar det steget, även när osäkerheterna är många. De vågar gå först och skapa förebilder. I agila organisationer är individerna rustade med förmåga att identifiera och skapa sina förutsättningar. De driver sin egen kompetensutveckling. I agila organisationer är dessa individer och skickliga på samskapande.

Så klart är det enklare att förstå att detta är önskvärt än vad det faktiskt är att ta sig dit. Vår erfarenhet är att detta bäst byggs och stärks i görandet. Genom ramar och former i sammanhang kan detta stegvis nås. Faciliterade, taktade möten där utgångspunkten är syfte och vilket värde som ska skapas kommande period kan individer börja nyttja sammanhanget, också för att konkretisera arbete, formulera förutsättningar. Kontinuerlig reflektion startar upp kontinuerligt lärande. Det ställer krav på den som faciliterar, särskilt initialt. Det ställer såklart nya typer av krav på ledarskapet.

Där agila organisationer litar på individens förmåga för att få saker att hända har den traditionella organisationen haft stor tilltro till styrning, kontroll och tydlig ansvarsfördelning. Agila organisationer förlitar sig inte på kontrollfunktioner och ansvarsmatriser.

De omvandlar idéer till värde i snabb takt

Agila organisationer lyckas i korta iterationer eller cykler få ut värde till kund. De får till en motor i organisationen som kontinuerligt prioriterar idéer, ligger nära kund och tar idén in i organisationen och tillbaka ut till kund. Det kan handla om relativt enkla och återkommande strukturer. Viktiga är att de blir just hållbara så att det är möjligt att leverera kontinuerligt värde, inte bara en gång eller om tur uppstår.

Ett lagom flöde blir en nyckel till framgång. Inte överöst av idéer som ingen orkar hantera och inte heller tomt så att organsationen själva får klura ut vad kunden behöver. Utan lagom. Att dra nytta av takten för att kontinuerligt röra sig nära kund på ett sätt som gör att de vet att ni kommer tillbaka brukar vara bra.

Agila organisationer är datadrivna och tittar på olika kanaler. Kundnöjdhet, pratar med kunder, hämtar insikter från kundtjänst, skapar undersökningar etc, i ett lagom flöde. 1 000 idéer och insikter in och 1 värde ut ger obalans.

Agila organisationer lär kontinuerligt och lyssnar in i takt med att värdet skapas. Det finns en insikt om att ett mindre värde tidigt skapar större värde över tid än ett större värde som kommer först senare. Agila organisationer är dynamiska och skiljer sig från den traditionella organisationen som jobbar med väl underbyggda nulägesanalyser, kompletta kartläggningar, fulltäckande behovsanalyser och krav innan de börjar göra något. Den agila organisationen jobbar inte sekventiellt och är inte statisk.

Agila organisationer ska inte ses som en slutstation

Så enkelt som att din organisation är agil eller inte agil är det inte. Det är en kontinuerlig resa att röra sig framåt. En resa som såklart formas utifrån syfte och vilka behov som finns. De saker vi lyft fram i denna post handlar om skalor att röra sig emellan, tendenser, saker att göra mer eller mindre av. Förhoppningsvis har du som läsare fått med dig några perspektiv som kan hjälpa dig och din organisation till ett mer utforskat förhållningssätt i er egen resa.

Det är aldrig för sent att planera ett kvartal

augusti 9, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Förändringsledning, Kvartalsplanering, Organisationsutveckling/av House of Simplicity

Kanske hade just du och din organisation lite tunnelseende innan semestern. Fullt fokus på allt som skulle bli klart innan semestern. ”Resten tar vi sen.”

Tillbaka. Vad händer nu?

Kvartal 3 kan lätt bli det förlorade kvartalet. Men det är aldrig för sent att planera ett kvartal. I denna post delar vi tre perspektiv som kan hjälpa dig och din organisation att komma i gång.

Fortsätt att använda kraften i befintliga strukturer

Garanterat har du och din organisation jobbat med att sätta strukturer som gör det möjligt för er att på ett bättre sätt ta er an de utmaningar ni står med.

Kanske har just ni under våren börjat etablera återkommande möten för prioriteringar eller återkommande team-möten för att få en bättre genomförandekraft.

Är de inte så självklara att ni redan är i gång? Börja där. Resonera tillsammans om vilka möten och strukturer som hjälper er att ta er an era utmaningar. Vad är det ni vill komma i gång med redan denna vecka? Vad är det ni vill fortsätta att luta er emot.

Släpp dem inte nu. Det räcker med att hålla i. Det behöver inte bli bättre just nu. Ni behöver inte ta nästa steg. Den stora vinsten finner ni i att nöta in struktur och fortsätta göra samma sak.

Omfamna stora frågor genom att konkretisera utmaningen

Det är lätt att tänka ”huah, det här är en stor och svår fråga, den tar vi när vi är igång” och så läggs den åt sidan. Komplex, många beroenden, fluffig. Ja anledningarna kan vara många. Vår erfarenhet är att det kommer vara en svår fråga oavsett när ni börjar att ta i den. Så varför avvakta?

Vig en timme eller två tillsammans med några personer. Försök ringa in utmaningarna. Resonera och få ner det på ett papper. Vår erfarenhet är att förvånansvärt stora frågor kan klarna otippat mycket bara genom att göra just så här.

Ägna sista stunden på den tiden ni avsatt till att resonera om vad ett första litet nästa steg skulle vara på området. Gör det tillräckligt litet för att det ska vara något som känns enkelt att börja med.

Återvänd till ert fokus, ambition och målsättning för att börja prioritera

Vad var det ni ville åstadkomma? Vad var ert fokus. Detta är centralt.

Ta starten på ert nästa möte, oavsett vilket det är, till att återvända till den bild, sida eller tavla som bäst beskriver just ert fokus. Så som ni formulerade det innan semestern. Titta på det gemensamt. Ställ några kloka frågor: Finns det något som förändrats som gör att vårt fokus behöver vara annorlunda? Vad är de tre viktigaste sakerna för oss just nu? Är det något vi ska passa på att sluta göra? Är det något vi ska göra lite mer av? Är det något vi tappat bort?

Sätt detta från början och ni är i gång.

Återvänd till er terminssummering

Det är lätt att vara tom så här i start. Återvänd till sista mötet ni hade innan semestern. Kanske var det en terminssummering av något slag. Att plocka upp tidigare agenda, presentationsmaterial eller liknande är kraftfullt.

Det kan ge känslan av att ni faktiskt redan har åstadkommit mycket under året. En skön känsla av att ni själva kan få röra er framåt gör att ni också orkar ta nästa pusselbit.

Hittar ni inte den terminssummeringen, ja då kan ni helt enkelt börja att summera nu. Ingen börjar på ett tomt papper. Aldrig.

Sätt takten, det kan vara kvartalets viktigaste fokus

Även om kvartal 3 känns förlorat så finns det ett stort värde i att sätta eller hitta tillbaka till takten. Dessutom är ganska mycket kvar.

Du väljer om Q3 ska bli ett förlorat kvartal.

Du väljer var du och din organisation ska vara i slutet av september och redan nu bäddar ni för ett strålande kvartal 4.

Fler insikter

Webinar: Förändringsledning i en agil organisation – För dig som vill bygga en kraftfull utvecklingsmotor och vara i ständig rörelse

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Det räcker inte att få ihop det på pappret

juli 4, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Organisationsutveckling/av House of Simplicity

Att koppla ihop arbetet en organisation vill göra med de människor som ska göra det på ett så bra sätt som möjligt är en av nycklarna för en organisation för att kontinuerligt kunna röra sig framåt med kraft. Det här kan göras på många sätt.

En av skillnaderna mellan att arbeta agilt och i projekt är kopplingen mellan arbete och människor.

När man arbetar i projekt allokeras ofta människorna till det arbete som ska göras, kopplingen är människor till arbete. I en agil kontext slussas arbetet in via backlog till teamet som ska göra det, kopplingen är arbete till människor.

Många organisationer arbetar både agilt och i projekt i hybridmodeller. Då blir den här skillnaden ännu viktigare att ha insikter kring. Det räcker inte att få ihop kopplingen mellan människor och arbete och i olika situationer på pappret. Det behöver hänga ihop hela vägen ut i görandet.

Att arbeta i projekt

I ett projekt allokeras personer på heltid eller deltid en under en period till en definierad uppgift eller ansvar i ett projektteam. Människor kopplas ihop med det arbete som behöver göras. Arbetet är ofta relativt känt och väldefinierat över tid.

Att arbeta agilt

I en agil kontext arbetar personer i ett team och tar sig tillsammans med teamet an det arbete som prioriteras in i teamet. Teamet är ihopsatt för att skapa en kontinuitet över tid. Arbetet slussas in i teamet via en prioriterad backlog och teamet tar sig an det utifrån prioritet och kapacitet. Arbete kopplas således ihop med de människor, team, som kan utföra det.

Att hantera hybrider

Många bolag befinner sig i hybrida situationer. Det här kan vara utmanande men är en verklighet som många befinner sig i. Att förstå skillnaden i koppling mellan projekt och arbete är en aspekt som kan hjälpa organisationer att förhålla sig till hybrider.

Ett annat sätt att hantera hybrider är att växelvis utgå från individperspektivet och från arbetet som ska göras och fundera över två saker:

Har varje individ rimligt många olika delar arbete som ska göras i rimligt många sammanhang? För många leder ofta till ineffektivitet i form av ledtider och svårigheter att prioritera på helhet när man som individ hoppar mellan olika arbetsuppgifter.
Har varje arbete som ska göras rimligt många individer som ska utföra arbetet i rimligt många sammanhang. För många individer som är involverade i varje arbetsuppgift blir hattigt och gör det svårt att både få grepp om arbetet som ska göras och genomföra det.

Lagom är bra

Det här är två relativt olika sätt att se på människor och arbete. Det är också ett område att ha ögonen på om man vill kombinera agilt och projekt. Medvetenheten om skillnaden gör det lättare att förstå varandra och varandras förutsättningar och hitta smarta lösningar.

Eftersträva en rimlighet utifrån arbete och utifrån individ när ni kopplar ihop arbete som ska göras med människor som ska göra det.

Lagom är bra när vi rör oss i hybrider – och generellt också. Kopplingen mellan de saker som ska göras och de människor som ska göra det kan inte bara gå ihop på ett papper i teorin, det behöver framförallt gå ihop i det verkliga görandet.

Fem saker du bör göra nu för ett bra Q3

maj 30, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, PMO, Prioriteringar/av House of Simplicity

Fullt fokus på allt som måste bli klart innan sommaren, resten får vi ta sen. Känns det igen? Är det för dig och din organisation som för så många andra när böckerna för juni öppnas?

Kortare tidsperspektiv. Tunnelseende.

Om du vill vara i ett bra läge i Q3 behöver du och din organisation vara i flera perspektiv redan nu. I denna bloggpost listar vi fem saker du och din organisation bör göra nu för att få ett bra Q3.

Använd kraften i etablerade strukturer

Garanterat har du och din organisation jobbat med att sätta strukturer som gör det möjligt för er att på ett bättre sätt ta er an de utmaningar ni står med. Kanske har just ni etablerat återkommande möten för prioriteringar eller återkommande team-möten för att få en bättre genomförandekraft.

Håller ni i dem nu fram till semestern är sannolikheten dubbelt så stor att de fortsätter att leva över sommaren. Sannolikheten minskar radikalt om ni går in i semesterkänslan eller ”det är så mycket nu” så att ni tappar kontexten redan nu. Allt det där ni hade börjat hitta att luta er mot går lätt förlorat.

Släpp dem inte nu. Det räcker med att hålla i. Det behöver inte bli bättre just nu. Ni behöver inte ta nästa steg. Den stora vinsten finner ni i att nöta in struktur och fortsätta göra samma sak.

Omfamna stora frågor genom att konkretisera utmaningen

Det är lätt att tänka ”huah, det här är en stor och svår fråga, låt oss ta den i augusti” och så läggs den åt sidan. Komplex, många beroenden, fluffig. Ja anledningarna kan vara många. Vår erfarenhet är att det kommer vara en svår fråga oavsett när ni börjar ta i den. Så varför avvakta?

Vig en timme eller två tillsammans med några personer. Försök ringa in utmaningarna. Resonera och få ner det på ett papper. Vår erfarenhet är att förvånansvärt stora frågor kan klarna förvånansvärt mycket bara genom att göra just så här.

Ägna sista stunden på den tiden ni avsatt till utmaningen till att resonera om vad ett första litet nästa steg skulle vara på området. Gör det tillräckligt litet för att det ska vara något som ni kan göra under veckorna som är kvar nu till semestern

Återvänd till ert fokus, ambition och målsättning för att prioritera

När tempot ökar, terminströttheten kommer, många saker börjar komma in från vänster, höger osv är det lätt att tappa fokus. Vi ser det hända ofta. Vi märker att vi själva har lätt att hamna där.

Vad var det ni ville åstadkomma? Vad var ert fokus. Vår erfarenhet är att det finns mycket att vinna på att även mot slutet orka återvända och finna det fokuset.

Ta starten på ert nästa möte, oavsett vilket det är, till att återvända till den bild, sida eller tavla som beskriver just ert fokus. Titta på det gemensamt. Ställ några kloka frågor: Gör vi det vi borde göra? Är det något vi ska sluta göra? Är det något vi ska göra lite mer av? Är det något vi tappat bort?

Få ner på en lista vad ni faktiskt har gjort

När det är mycket är det också lätt att drabbas av känslan av att ingenting funkar, blir klart eller faller på plats. Att skaffa sig känslan själv att ni kan, får saker att röra sig framåt gör att ni också orkar ta nästa pusselbit.

Börja lista saker ni har levererat.

Om ni redan har listan. Hämta kraften från den för att behålla momentum i juni. Använd den också för att förstå kapacitet och som som är rimliga ambitioner för Q3.

Håll i takten, sätt ert Q3 fokus innan ni går på semester

Hur gärna vi alla än vill tro att sommaren är lång är augusti här fortare än någon anar. Dessutom är det ofta så att vi i praktiken har flera veckor att få saker gjorda under sommaren.

Att fortsätt hålla i takten för kvartalsplaneringen är a och o. Gå inte på semester med mindre än att ambition, fokus och målsättningar att arbeta mot är tydliga för Q3. Blir inte detta gjort är Q3 ofta ett förlorat kvartal.

Du väljer var du och din organisation ska vara i september redan nu.

Fler insikter

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar.

Missade du vårt webinar: Kundfokus för mer kraft och fart? Registrera dig här och få tillgång till videon.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Dynamik för bättre kundupplevelse

maj 23, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Stegvist, Strategi/av House of Simplicity

Har du mött den frustrerade kunden? Den där som har 100 saker på sin lista som borde ha gjorts i går. Eller, har du mött kunden som avgått, som inte bryr sig om det ni levererat de senaste tre åren. Och, i motsats till det, har du mött den lyckliga och nyfikna kunden som med spänning ser fram emot nya features eller tjänster och som talar sig varm och ger återkoppling på dem du precis levererat?

Genom att arbeta smart kan ni som organisation få många fler att bli den lyckliga och nyfikna kunden. I denna post får du insikter hur ett dynamiskt arbetssätt i tre steg kan skapa en bättre kundupplevelse.

Sätt takt och utveckla stegvis

Ett iterativt och dynamiskt arbete byggs runt takt. Inte samma takt överallt men en längre och en kortare takt i olika delar i organisationen som behöver knyta an till varandra. Iterationerna behöver vara tillräckligt små för att skapa en känsla av resultat och tillräckligt stora för att skapa känslan av att sätta fokus, förstå riktning och ta steg över tid.

Takten skapar uthållighet och igenkänning och gör det möjligt att möta kunden och kundens behov som kan se olika ut över tid. Steg för steg kan takten utvecklas med fokus på kund och att hitta kopplingspunkter så att vi blir relevanta för kunden här och nu, utan att tappa fokus på den relevans vi vill bygga över tid.

Det iterativa arbetssättet hjälper dig att bryta ned behoven som ska mötas och arbetet som ska göras i lagom stora bitar.

För att bygga grymma kundupplevelser blir det avgörande att kundens röst finns med hela vägen – från det stora behovet kunden ser, ner genom de mindre delarna arbetet bryts ned i. “Varför gör vi det här och för vem” blir viktiga frågor att ställa sig, synliggöra och upprepa för att ta med kundperspektivet.

Få det interna och externa att hänga ihop

Att det externa perspektivet med kunden i spetsen hänger ihop med det interna perspektivet och hur du och din organisation lyckas leverera det kunden vill ha blir en förutsättning för lyckliga kunder. För att det ska hända behövs mindre av en färdig plan över tid och mer av örat mot rälsen och möjlighet att agera utifrån det.

Vi har kanske alla varit i situationer där kundåterkopplingen öser in i en takt som ingen hinner ta till sig och än mindre agera på. Det skapar inte de förutsättningar som behövs för att det interna och externa ska hänga ihop. Det gör det inte heller när det interna arbetet flyter fint men vi missar att lyssna på och läsa av kunden och då inte lyckas möta kundens behov. Du behöver skapa ett flöde där du kontinuerligt lyssnar, förstår och samlar kundinsikter och möter med lösningar som kunden vill ha. Hitta balansen helt enkelt och se till att flödet hänger ihop. Det här handlar mycket om tajming.

Tajma dynamiken

Vad är då lagom tajming? Tänk i begreppen, när är du och din organisation internt redo att ta emot återkoppling – finns det bättre och sämre sätt och tidpunkter? Och på samma sätt när det gäller kund, när är era kunder redo att ta emot nyheter – finns det bättre och sämre sätt och tidpunkter? Utgå från dessa och se till att jacka in när det passar. Att optimera till att leverera varje timme internt om den externa kunden lättast tar emot nyheter varannan månad behövs sällan. Tajma lagom för den bästa kundupplevelsen som organisationen kan leverera över tid.

Genom ett dynamiskt förhållningssätt där den långa och korta takten kopplas ihop och där det interna arbetet och de externa behoven hänger ihop går det att på ett uthålligt sätt möta kundens behov. Du får lyckliga och nyfikna kunder och med det en lycklig och nyfiken organisation som lyssnar och läser av vad kunden vill ha och behöver och vad kunden inte vill ha och inte behöver.

Fler insikter

Missade du vårt webinar: Kundfokus för mer kraft och fart? Registrera dig här och få tillgång till videon.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar. Enkla sätt att få något gjort.

Video: Kundfokus för mer kraft och fart

maj 18, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Stegvist, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Vill du också ta del av vårt uppskattade webinar: Kundfokus för mer kraft och fart? Registrera dig här:

Fler insikter

Vem håller takten i er organisation? – Om hur PMO kan spela en roll som takthållare

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Tvärfunktionellt i praktiken

maj 16, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Du kan sällan ensam ta fram det kunden behöver, men du kan vara en aktiv del i att få det att hända.

Att arbeta tvärfunktionellt är ofta en förutsättning för att få bra saker att hända när det gäller komplexa utmaningar så som digitalisering och hållbarhet.

Många ser den här möjligheten och letar efter sätt att få det att hända i praktiken. Vi delar här några av våra perspektiv på hur du praktiskt kan agera för att stärka det tvärfunktionella perspektivet och med det får kraft och fart för att möta kundens utmaningar och behov.

Tänk stort och gör litet

För att på riktigt dra nytta av det tvärfunktionella behöver vi tänka stort. Det räcker inte att byta perspektiv med skrivbordsgrannen även om det också är bra. Kroka också arm med någon som arbetar med något helt annat, på en annan avdelning eller i en helt annan roll – tänk verksamhet, IT/Digital, marknad, sälj, kommunikation, jurister och HR med flera. Snåla inte på perspektiv, ofta definierar vi människor utifrån det de gör här och nu och tappar bort förmågor och klokskap som byggts på i andra sammanhang.

Genom att ha med många perspektiv kan vi få många otippade och värdefulla insikter. Även utanför den egna organisationen finns fina perspektiv att hämta. Så, tänk stort. Men, bara för att vi tänker stort behöver vi inte göra stort. Vi kan och har ofta en fördel i att göra litet. Att göra litet med breda perspektiv ger oss stor effekt av de steg vi tar.

Utgå från utmaningen och varför

För att kunna göra litet men ändå åstadkomma mycket hjälper det oss att utgå från det som kunden står i och varför det innebär ett problem eller en möjlighet för kunden. Att ta kunden som utgångspunkt ger oss kloka insikter i vilka vi behöver samla i det tvärfunktionella för att bäst hjälpa kund. Det här ger oss större möjligheter att skapa lösningar som möter kundens behov.

Några frågor kan vara en bra hjälp på vägen här. Vad står kunden i för utmaning? Varför är det en utmaning? Vad händer runt kunden när detta uppstår? Utgå från dessa för att hitta bästa möjliga lösning.

Vänta inte på att alla hoppar på samtidigt – utgå från de som vill och kan

Att använda nya sätt att arbeta för att möta kundens behov i en värld som präglas av komplexa frågeställningar kopplat till exempelvis digitalisering och hållbarhet är något som vi inte kan skifta över en natt. Det tar ett tag, steg för steg, både för individer och organisationer. Som organisation finns det vägval att göra – vänta in alla eller börja med de som vill och kan.

Vi ser fina effekter av att börja med de som vill och kan. Det skapar beteenden och resultat som syns och ringar på vattnet med fler som vill vara med och bidra in. Ett sammanhang där en grupp människor från olika delar av organisationen kontinuerligt möts, utgår från kundens utmaningar och får bra saker gjorda är ett sätt att börja.

Tänk och gör tillsammans

Många gånger finns det ett tvärfunktionellt perspektiv i tänka-fasen, ofta initialt i projekt eller i strategiarbete. För att få full nytta av tvärfunktionella perspektiv behöver det tvärfunktionella ta plats i både tänkandet och görandet, och gärna i sammanhang där man kontinuerligt rör sig mellan tänkande och görande.

Tillsammansarbetet är helt avgörande för att i praktiken få full kraft av det tvärfunktionella. Tillsammans i både tänkande och görande. Tillsammans kan ni arbeta aktivt för att ta fram det kunden behöver och få det tvärfunktionella att skapa nytta i praktiken.

10 förmågor att bygga

maj 10, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Stegvist, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Vad krävs av dig och din organisation för att med full kraft och fart omfamna de många möjligheterna som finns? Hur accelererar ni och får full utväxling på era satsningar? Ett av svaren på det är att det kräver nya förmågor och kompetenser. Förmågor att utveckla och stärka för organisationen i sin helhet, organisatoriska förmågor, och att bygga hos individerna som finns i organisationen.

Här listar vi tio av de förmågorna:

Organisatoriska förmågor att bygga

1. Kontinuerligt värdeskapande och rörelse – Att bygga en motor som gör det möjligt att, på ett hållbart sätt över tid, skapa värde är en central förmåga att bygga. Det kan handla om relativt enkla och återkommande strukturer. Viktiga är att de blir just hållbara så att det är möjligt att leverera kontinuerligt värde, inte bara en gång eller om tur uppstår.

2. Kontinuerlig organisationsutveckling – Förmågan att kontinuerligt utveckla organisationen är en annan. Det finns inte utrymme och möjligheter att först sätta en organisation som sedan ska implementeras. I stället behöver organisationen vara anpassad och anpassas hela tiden. Detta kräver en förmåga att reflektera, identifiera och justera sig själv hela tiden.

3. Takt och uthållighet – Att hitta takten, hålla i den och utveckla den över tid är den tredje förmågan. Hitta den minsta gemensamma nämnaren för när helheten och den gemensamma prioriteringen knyts i hop gör skillnad.

4. Balans – Förmåga att balansera många olika perspektiv i praktiken i vägval och prioriteringar gör skillnad. Det är en central förmåga för att i slutändan nå mest pang för pengarna.

5. Växelverkan mellan strategi och genomförande – Växelverkan mellan strategi och genomförande behöver byggas både i sammanhang och bland människor. Det är en femte förmåga att bygga för en organisation. Bygga sammanhang där strategi och genomförande kan samsas är en del i det. Broar mellan människor med dessa olika färdigheter och förmågor är en annan del.

Förmågor att bygga hos individer

6. Agera i osäkerhet – Individer i organisationer behöver ha förmågan att agera i osäkerhet. Konkret handlar det om förmågan att identifiera ett första nästa steg och ta det, när osäkerheterna är många. Det kan också handla om att vara förebilden i att faktiskt gå trots att alla förutsättningar inte är klara.

7. Samskapande – Individer i organisationen behöver utveckla förmågan att samskapa. Detta kan inte lösas av strukturer och organisatoriska förutsättningar utan är en förmåga att också bygga hos varje individ. Att bära sitt kompetensområde in i ett tvärfunktionellt sammanhang, göra avväganden och kompromisser. Det är en sjunde förmåga att fokusera på att utveckla.

8. Kontinuerligt formulera och skapa sina förutsättningar – Ytterligare en förmåga att bygga som individ är förmågan att kontinuerligt formulera och skapa förutsättningarna som den behöver.

9. Kontinuerligt driva sin kunskapsutveckling – Tätt kopplat till förmåga åtta ligger också förmågan att driva sin egna kunskapsutveckling. Det kontinuerliga kunskapsbygget blir en förutsättning. Förmågan handlar om att identifiera och göra.

10. Växla mellan tänka och göra – Den sista förmågan att bygga handlar om att växelvis som individ kunna röra sig mellan att tänka och göra. Det handlar om att skifta från helhet till detalj kontinuerligt.

Bygga förmågor stegvis

Detta är förmågor som med fördel utvecklas och byggs stegvis. Växelvis mellan organisation och individ perspektivet. Identifiera något som skulle göra stor skillnad i just er organisation. Börja där. Testa och utvärdera. Identifiera ett nästa område. Steg för steg byggs nya förmågor upp.

Kunden som vägvisare

maj 3, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Kunden har aldrig varit så viktig som nu. Ska vi kunna röra oss framåt med kraft runt komplexa problem så som till exempel digitalisering och hållbarhet behöver vi ha bra saker att luta oss mot – en sådan är kunden. Genom att utgå från kunden och låta kunden agera vägvisare får vi nya perspektiv och kan ta oss an utmaningar på ett nytt sätt och genom det dra nytta av den kompetens och förmåga vi behöver.

Men det räcker inte att vi som organisation tänker att vi ska vara kundfokuserade. Vi behöver hitta sätt att agera på det här i praktiken och dra nytta av den information kunden ger oss. Ett sätt är att utgå från dig själv och det du rör dig i. Hur kan du och de runt dig använda kunden som vägvisare för att få fart och kraft framåt.

Det finns flera sätt. Här tittar vi på några av dem – förstå kunden, använd insikterna till att jobba tvärfunktionellt och koppla ihop kundens behov med ert interna arbete kontinuerligt.

Lära oss om kundens väg och resa

Ett av de mest effektfulla sätt som finns är att som organisation förstå hur vi behöver samverka och hur våra olika delar hänger ihop är att utgå från kunden. Synliggör kundens resa med oss som organisation. Och, det räcker inte att förstå bara de saker som just du gör för kunden. Tänk helhet och kundresa och ta ett brett perspektiv. Vi kan utlova både aha-upplevelser och kloka insikter.

Lärdomar att dra för att få med kraft och framdrift är till exempel hur kunden möter våra olika tjänster, produkter eller information. Genom det kan vi förstå vad som behöver kopplas ihop, var vi har beroenden och vad kunden står i samtidigt som hen nyttjar det vi erbjuder.

Hjälpa oss att formera oss tvärfunktionellt

Med kundresan som grund drar vi slutsatser om hur våra tjänster, produkter eller information är länkad och det ger oss goda insikter i hur vi som organisation behöver agera för att möta kund. Inte för formera oss i syfte att optimera våra respektive delar som organisation utan att optimera kundupplevelsen.

En optimal kundupplevelse bygger vi genom att ta oss an utmaningarna med ett tvärfunktionellt perspektiv och dra nytta av våra gemensamma förmågor, perspektiv och kompetenser utan att begränsa oss till den avdelning vi tillhör eller den kompetens vi besitter. Kunden vet oftast inte och är sällan intresserad av hur vi som organisation är uppbyggd. Istället är kunden intresserad av att lösa det hen står inför och få bästa möjliga kundupplevelse i det. Den kundupplevelsen behöver vi som organisation värna och utgå från för att tillsammans bygga den på bästa möjliga sätt för kund.

Koppla ihop det externa och interna takten och fokuset

En organisation kan vara hur effektiv som helst, leverera grej på grej i rasande fart, men utan att koppla ihop det vi som organisation gör med behoven hos de vi är till för. Med konsekvensen att vår interna effektivitet inte den nytta vi är ute efter. Genom att utgå från kunden kan vi sätta fokus på de rätta sakerna och dra nytta av timing hos kund för att kunna koppla på de interna prioriteterna och takten för att möta kund när den som mest behöver det.

En organisation som får fart och kraft i förståelsen för vad kunden vill ha och kan koppla ihop det med den interna kraften och farten för att kunna leverera det, har förutsättningar att möta kunden med rätt sak vid rätt tillfälle kontinuerligt och uthålligt.

Kunden visar oss nya sätt och ger nya perspektiv för att ta oss an komplexa utmaningar. Kunden är genom det en fin vägvisare att luta sig mot. Låt kunden bli just din vägvisare och ta kraft och få fart framåt.

Fler insikter

Var görs jobbet och av vem – Vi behöver hitta nya sätt att ta oss an var, hur och av vem jobbet görs. Det här inlägget visar på tre nya sätt som är som behöver omfamnas.

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar

Missade du vårt webinar: Fyra roller för ett PMO i en agil organisation? Registrera dig här och få tillgång till videon.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Från silos till tvärfunktionellt – hur svårt kan det vara?

april 25, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Vad hindrar er från att bli mer kraftfulla som organisationer och skapa större värde för era kunder? Svaret på den frågan är förvånansvärt ofta ”Vi jobbar för mycket i stuprör”. Men även där insikten finns om hindret kan det kännas svårt att få till omställningen till ett mer tvärfunktionellt sätt att skapa värde eller få jobbet gjort.

Specialiserade funktioner känns cementerade som silos och blir en reell begränsning när vi försöker ta oss an utmaningar så som digitalisering och hållbarhetsfrågor. Att bryta denna struktur och skapa en annan blir De här avdelningarna upplevs ofta som silos i situationer där vi försöker ta oss an arbete på ett nytt sätt. För att kunna ta oss an de utmaningar som vi bjuds, som en del av till exempel digitalisering och hållbarhet, behöver vi bryta de här silona och ta oss an arbete utifrån ett tvärfunktionellt perspektiv.

Genom att gå från silos till ett tvärfunktionellt fokus kan vi dra nytta av den kompetens och förmåga som behövs kontinuerligt och genom att tänka mindre sekventiellt och mera iterativt och dynamiskt kan vi kontinuerligt använda det som tillkommer längs vägen.

Men det räcker inte. Vi behöver också ta oss an själva görandet på nya sätt. Traditionella projekt har ofta innehållit sekventiella planer där själva görandet intensifieras och fokuseras några faser in i projektet. I en värld som ständigt förändras och där kundens behov ligger i fokus behöver vi hitta ett mer iterativt och dynamiskt sätt att ta oss an görandet efter hand.

Vi behöver helt enkelt hitta nya sätt att ta oss an var, hur och av vem jobbet görs. Här är tre perspektiv på vilka de nya sätten är som behöver omfamnas.

Ett iterativt och dynamiskt perspektiv på görandet

Många gånger har genomförandet varit något som görs efter att planen är satt och många av tankarna och besluten är tänkta och fattade. De som arbetat med görandet har inte alltid varit med från start utan får en idé, plan eller ett lösningsförslag färdigt att agera på.

Det här skapar en reaktiv organisation där vi inte drar nytta av kraften fullt ut. Att istället koppla ihop och minska avståndet mellan tänkandet och görandet för att genom det få ett kontinuerligt värdeskapande hjälper organisationen att ligga närmre resultat, närmre kund och närmre effekt.

I praktiken betyder det här att vi behöver kunna börja göra innan planen är färdig – en ansats eller en idé att testa för att dra lärdomar och få effekt blir avgörande för oss. För att det ska vara möjligt behöver vi ofta dela upp arbetet i mindre delar och använda lärdomarna för att se nästa naturliga steg, utan att tappa riktning och ledstjärna.

Fokus på tvärfunktionellt görande

Vem är det då som gör? Ser vi till traditionella arbetssätt har vi ofta haft en bra representation från olika delar av bolaget under ett projekt, men representationen har varit ojämnt fördelad och inte tillräckligt förankrad i görandet. Ofta har de initiala faserna innehållit ett mer tvärfunktionellt perspektiv, men det har tappats bort till görandet.

Vi behöver tänka stort när vi tänker tvärfunktionellt och vi behöver tänka litet. Ska vi få bästa möjliga effekt och nöjda kunder i slutändan behöver vi dra nytta av våra olika kompetenser kontinuerligt och ha det som en naturlig del av det iterativa tänkandet och görandet. Frågor kopplade till digitalisering och hållbarhet kommer inte kunna lösas ut med mindre än att vi drar nytta av kompetens både från verksamhet, IT, marknad, sälj och kommunikation. Kanske inte alla samtidigt, men med tvärfunktionell kompetens i mycket större utsträckning än vi är vana. Och, den behöver finnas tillgänglig kontinuerligt från idé till lansering. Det räcker inte att tänka tvärfunktionellt i initiala faser och göra i silos.

Kunden visar vägen

Hur gör man det här då? Genom att utgå från kund kan vi både lära oss bryta ner arbete i mindre delar och skapa förutsättningar för kortare och mer dynamiska iterationer. Dessutom hjälper kundperspektivet oss att ha fokus på resultatet och utifrån det se vilken typ av kompetens som behövs på vägen.

Kunden är en viktig vägvisare. Kunden kan hjälpa oss att visa vägen till var arbetet görs och av vem.

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?