Dynamisk planering – House of Simplicity

Agil planering för digitala ledare: Hur du skapar framgång i ständig förändring

oktober 20, 2024/i Agil, Digitalisering, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, PMO/av House of Simplicity

Har du någon gång lagt timmar på att försöka få till en resursallokering, bara för att upptäcka att det på papperet ser perfekt ut, men i verkligheten inte fungerar alls? Det klassiska Excel-arket som visar att Nisse ska jobba 5 % i ett stort projekt, 10 % i ett mellanstort, och så hoppas alla på att han kan bidra med 25 % i ett mindre. Teoretiskt snyggt, men praktiskt ett verkningslöst verktyg.

Det här är ett av många symptom som visar att traditionella planeringsmetoder inte längre räcker till i dagens digitaliserade och snabbt föränderliga affärslandskap. För att möta den digitala transformationen och skapa verkligt värde behöver vi tänka om hur vi planerar och prioriterar. Så, vad är egentligen värt att planera när förutsättningarna förändras i rasande takt? Den här bloggposten ger dig några viktiga insikter.

Det är inte planen, utan planeringen, som är viktig

Eisenhowers citat ”Plans are nothing; planning is everything” är mer aktuellt än någonsin. I en digitaliserad och agil värld är det själva planeringen som skapar värde, inte den detaljerade planen i sig. När team planerar tillsammans skapas en gemensam förståelse för vad som ska göras och varför. Det leder till en bättre prioritering och snabbare innovation. Planeringen gör också att ni kan förutse hinder och risker – och vara redo att anpassa er när förutsättningarna ändras. Agil planering handlar om att förbereda organisationen på att möta förändring, inte om att skapa en statisk plan.

Planera för att förstå beroenden och hinder

Agilitet bygger på självständighet, men dagens digitaliserade värld är mer sammankopplad än någonsin. Beroenden mellan olika projekt, system och team kan bromsa innovationskraften om de inte hanteras på rätt sätt. Därför är en central del i planeringen att identifiera och förstå dessa beroenden. När ni är medvetna om dem kan ni planera för att antingen eliminera hinder i förväg eller aktivt samarbeta för att minimera flaskhalsar. På så sätt undviker ni situationer där halvfärdiga lösningar blockerar framsteg.

Planera för att ha rimligt mycket att göra

Ett vanligt misstag i många organisationer är att ha för många projekt igång samtidigt. Detta blir särskilt tydligt i en digital miljö där förutsättningarna kan förändras snabbt. Att planera agilt innebär att säkerställa att det finns en balans i arbetsbördan. Om allt är prioriterat, är egentligen ingenting prioriterat. Lämna utrymme för flexibilitet och innovation genom att inte överbelasta teamen. Planera för att ha tillräcklig kapacitet för att hantera nya, oförutsedda uppgifter som alltid dyker upp.

Planera för att minska gapet mellan mål och genomförande

Många organisationer upplever ett gap mellan sina strategiska mål och vad som faktiskt genomförs. Genom agil planering kan ni fokusera på att minska detta gap. Det handlar om att kontinuerligt ställa frågan: ”Vad är det vi gör just nu som faktiskt leder till de effekter vi vill uppnå?” Här finns det många agila metoder att använda, som t.ex. kortare planeringscykler och regelbunden feedback. Dessutom bör målsättningar och aktiviteter hela tiden kalibreras för att reflektera den snabbt föränderliga digitala verkligheten.

Utveckla nya arbetssätt – steg för steg

Att utveckla nya sätt att planera och prioritera är en process. Börja smått, gärna med de delar av organisationen där ni ser störst potential för snabb förändring eller där intresset för innovation redan finns. Samlas i mindre grupper och börja testa nya sätt att planera på. Bygg vidare på framgångar och låt den agila planeringen bli en naturlig del av er kultur. Det är genom kontinuerlig utveckling som ni kan hålla jämna steg med digitaliseringen.

Tio tips för kvartalsplanering

maj 24, 2024/i Agil, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, PMO, Prioriteringar/av House of Simplicity

Många digitaliseringschefer upplever att de traditionella sätten att planera verksamheten inte längre räcker till. Med snabba förändringar, högt tempo och ständigt nya möjligheter behövs ett mer agilt tillvägagångssätt. Men vad innebär det i praktiken?

Fler och fler organisationer som navigerar digitaliseringens utmaningar ser behovet av att kontinuerligt prioritera helheten. Kvartalsplanering blir då en bra lösning – ett sätt att regelbundet återvända till den övergripande strategin och säkerställa att organisationen ligger rätt i både kort- och långsiktiga mål. Det ger kraft, fokus och hjälper er att maximera värdeskapandet. Rätt genomfört kan kvartalsplaneringen utgöra grunden för en mer agil och flexibel organisation.

Grunden för kvartalsplaneringen är ett återkommande möte, men hur får ni det att bli framgångsrikt? Här är tio konkreta tips för att skapa en agil och hållbar kvartalsplanering.

1. Börja – bara gör det

Det viktigaste är att börja. Boka in en serie möten och sätt igång. Letar ni efter hinder eller väntar på “rätt förutsättningar”, blir det lätt att skjuta på starten. Genom att sätta en fast takt redan från början skapar ni rutinen som krävs för framgångsrik kvartalsplanering.

2. Börja där det finns drivkraft

Börja med dem som har lust och energi att delta, de som vill och kan. Alla behöver inte vara med från början. Det viktiga är att få igång processen. Över tid kan ni identifiera vilka fler perspektiv och kompetenser som behövs för att utveckla planen.

3. Bestäm mötets karaktär

Definiera vilken typ av möte kvartalsmötet ska vara. Är det ett arbetsmöte, eller mer av ett kommuniké där arbete sker innan mötet och sedan summeras? Det kan ofta vara en bra idé att börja med en mer sammanfattande möte och gradvis övergå till ett arbetsmöte när ni är redo. Klargör mötets syfte och vad som förväntas av deltagarna både innan och under mötet. Utveckla syftet över tid.

4. Skapa förutsättningar före och efter mötet

Ett möte står inte för sig själv. Beroende på vilken typ av möte ni har, behöver ni planera vad som ska ske före och efter för att skapa en kontinuerlig planering. Vad behöver förberedas? Vilket arbete tar vid efter mötet för att säkerställa att beslut och prioriteringar leder till handling?

5. Bygg upp ramar stegvis

Ramar skapar igenkänning och ger möten struktur. Börja med enkla saker som en agenda eller en fast incheckning och utveckla detta över tid. Synliggör att ramarna är något att luta sig mot, så att mötena inte upplevs som ett nytt forum varje kvartal. Gör små förändringar successivt för att behålla fokus.

6. Koppla ihop kvartalsplaneringen med andra möten

Kvartalsmötet ska inte stå isolerat. Se till att det hänger ihop med kortare och mer frekventa möten som dagliga stand-ups eller veckomöten. Synka kalendrarna och skapa kopplingar mellan insikterna från de kortare mötena och kvartalsplaneringen, så att ni kan anpassa prioriteringar i realtid.

7. Integrera tidigare processer och möten i kvartalstakten

Undvik parallella mötesforum. Integrera befintliga möten och processer i kvartalstakten så att allt flyter ihop. Koppla ihop. Var tydlig med var olika frågeställningar hör hemma och våga ta bort onödiga forum för att effektivisera organisationens arbete.

8. Håll i, håll ut och anpassa

Effekten av kvartalsplanering kommer inte efter ett möte. Framgång bygger på att ni håller fast vid takten och mötesserien. Reflektera löpande över hur mötena fungerar och vad som kan förbättras, inte bara på enskilda moment utan på serien som helhet. Anpassa och finjustera när det behövs för att mötena ska förbli relevanta och effektiva.

9. Synliggör och återanvänd resultat

Synliggör era beslut och prioriteringar och håll dem levande mellan mötena. Visualisera resultaten, återanvänd dem som grund för nästa kvartalsmöte och uppdatera dem löpande när nya insikter tillkommer. Genom att kontinuerligt uppdatera och reflektera kring resultaten, får ni en levande plan som ständigt utvecklas.

10. Involvera rätt personer

Börja med en liten grupp, men bygg på med fler deltagare över tid. Fråga er: “Har vi rätt personer med för att få den fart vi behöver?” och “Vem behöver ta del av informationen för att vi ska kunna agera snabbare?” Var tydliga med att bjuda in personer som kan bidra till att driva digitaliseringen och affärsutvecklingen framåt. Börja med de som vill och kan.

Kvartalsplanering ger er en agil struktur för att hantera både kort- och långsiktiga mål. Genom att följa dessa tips kan ni bygga en stabil process som inte bara stödjer digitaliseringen, utan också hjälper er att hålla fokus och maximera värdeskapandet. Vilket steg tar ni först för att förbättra er kvartalsplanering?

Rädd för att måla in dig i ett hörn?

maj 24, 2024/i Agil, Digitalisering, Dynamisk organisation, Dynamisk planering/av House of Simplicity

Fastighetsbolaget hade stött på patrull. De ville skapa en ny tjänst för sina boende och ville få ut data från sina fastighetssystem. Men eftersom det kunde tänkas hänga ihop med det stora datainitiativet, som i förlängningen också sades skapa förutsättningar för framtidens automatiserade fastighetsövervakning, hade det blivit paus, stopp och hold.

Tänk om vi målar in oss i ett hörn. Var det första de sa, lite uppgivet, när vi träffade dem.

Du må tro att axlarna sjönk när vi berättade att vi faktiskt aldrig någonsin mött någon som på riktigt målat in sig i ett hörn.

Fastighetsbolaget är bara ett av många exempel. Vi möter det ofta i organisationer vi jobbar med. Kanske känner också du igen dig i rädslan för att måla in sig i ett hörn.

Säkert har du också fått lära dig att saker ska komma i rätt ordning. För företag innebär det exempelvis först mål, sen en strategi, därefter en handlingsplan och sen göra. Detta tankesätt blir utmanande i mötet med många osäkerheter, behov av flexibilitet, ständiga förändringar och komplexitet.

I digitaliseringsdjungeln behöver du och din organisation ha förmågan att utveckla mål och strategier succesivt, påkopplade och nära görandet.

Så vad blev vägarna fram med fastighetsbolaget?

Vi utvecklade ett antal guidande principer.

Vi konkretiserade de handlingsalternativ som fanns tillgängliga där och då.

När vi fick ner dem på papper blev det relativt enkelt för många att se vilket som var att föredra, vilket också motiverades av någon form av riktning, strategi. Den fanns där outtalad.

Vi kunde också få ner några första grunder för mål, på både lite längre sikt men också vad som var rimligt att nå den kommande perioden, kommande kvartalet.

De tog viktiga steg för att bygga sin förmåga till att utveckla mål och strategier succesivt

Det vi kan lära oss av vårt exempel från fastighetsbolaget är att det faktiskt inte behöver vara så svårt. Men att det krävs att släppa idén om en rätt ordning eller att riktning, mål och strategier bara är för några få och att det är skiljt från görandet. När det går att vara friare i formen går det också att komma framåt på ett nytt och kanske lite annat sätt.

Beroende(n)framkallande

februari 25, 2024/i Agil, Agil organisation, Dynamisk planering, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Många beroenden blir det i en komplex och tätt sammanflätad kontext. För många är det precis så som kartan de verkar på ser ut. Saker som tidigare var frikopplade och självständiga är i dag tätt sammanflätade. Marknadsavdelningen som kunde agera självständig utifrån sin marknadsplan är idag ömsesidigt beroende utav roadmapen för digitaliseringsinitiativ och data som kommer från operations.

Detta ger ett annat behov av fokus i planeringen av en business.

En viktig del i planeringen är att öka förståelsen för vilka beroenden som finns och hur de kommer påverka. Det är en framgångsnyckel att planera med fokus på att synliggöra beroenden, eller vad vi kallar att ”göra planeringen beroende(n)framkallande”.

Du vill ha upp beroenden på bordet, så tidigt som möjligt. Allt för att lösa ut dem i förväg eller hitta vägar för samverkan. Så du och din organisation inte står med en massa halvfärdiga lösningar.

I denna posten delar vi fem frågor att sätta i fokus under planeringen. För att nå mer pang för pengarna och ha bättre förutsättningar att kunna svänga om.

Vilka beroenden finns? Börja att lista dem. Ta några stycken. Behövs inget märkvärdigt i bland kanske det faktiskt är enklast att rita på tavlan med linjer emellan.

Vilka hinder skapar det? Konkretisera på vilket sätt beroendena skapar hinder eller möjligheter för varandra. Skapa en gemensam större förståelse för hur helheten ser ut och hur saker hänger i hop

Vilka beroende går att lösa ut i förväg? Med nya gemensamma insikter är det dags att gå in i lösningsmood. Vilka beroenden går att lösa ut i förväg? Är det så att det finns några blockers som gör att det finns en poäng att avvakta med något initiativ. Lös ut så mycket som går på den tiden ni har på er. Oftast går det komma längre än du kanske initialt tror. Genom att lösa ett antal beroenden i förväg ökar självständighet, vilket ökar förutsättningarna för snabbhet.

Var behövs samverkan? Med de beroenden som sedan fortfarande finns kvar handlar det om att fortsätta resonemanget om hur ni behöver samverka kring dem under perioden. Vilka behöver kontinuerligt stämma av längs med vägen? Vad behöver du och dina kollegor vara extra osbervanta på?

Hur hjälper vi varandra för att nå största möjliga effekt? Den bästa planeringen som fokuserar på att lösa beroenden ger också utrymme till dialogen och ökad förståelse för hur ni tillsammans kan hjälpa varandra till att nå största möjliga effekt.

Så börja att planera beroendenframkallande och du kommer snabbt att märka att du och dina kollegor för ett ökat värde av den tid ni investerat i planering. Det kommer också ge er ökade möjligheter att svänga om när och om förutsättningarna förändras längs med vägen.

Perspektivskifte, digitalisering, agil organisation

Planer är silver, planering är guld

februari 17, 2024/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering/av House of Simplicity

Är det ens någon idé att planera när förutsättningarna ändras så snabbt?

Självklart. Kanske inte på samma sätt som du och din organisation alltid gjort men planering är i högsta grad en hjälp på vägen. Även när förutsättningarna snabbt ändras, osäkerheterna och möjligheterna är många.

Eisenhowers klassiska citat ”Plan is nothing, planning is everything” sätter fingret på vad som behöver vara i fokus. Det är inte planen i sig som är grejen. Den har allt kortare livslängd. Det är planeringen vi vill åt.

Hur pass värdeskapande planeringen blir beror också på var fokus ligger i planeringen. Tre saker som planering hjälper dig och din organisation:

Ökar den gemensamma förståelsen

Att planera ökar den gemensamma förståelsen för vad som göras och vad som är prioriterat. Givet att den görs tillsammans. Genom att återkommande spendera gemensam tid att resonera kring planen framåt skapar möjligheter att vara mer effektiv i genomförandet. När planen konkretiseras prövas prioriteringarna. Att pröva olika scenarios kan vara ett sätt att komma vidare tillsammans.

Ökar genomförbarheten

Att planera ökar genomförbarheten och förståelsen för vilka svagheter och risker som finns, var det finns en möjlighet att gena eller plocka bort om det skulle behövas. Att tillsammans utforska vilka saker som hänger ihop, är beroende av varandra är hjälpsamt.

Gör dig redo att möta ändrade förutsättningar

Att planera gör dig redo för att möta ändrade förutsättningar. När det finns en fördjupad förståelse för kopplingen mellan prioriteringar och aktiviteter är det enklare att svänga om skutan om eller när förutsättningarna förändras.

Planen är silver, men planering är guld. Det har agila organisationer tagit fast på och tar för vana att planera ofta men lite mindra åt gången.

Beslutsfattande i tider av osäkerhet och snabba förändringar

januari 2, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Gillar du också att ta beslut när alla förutsättningar är klara och alla detaljer i planen har utretts på längden och tvären? I digitaliseringsdjungeln är det en utopi. Där behöver du och dina kollegor våga gå även när du inte vet om ni är på väg åt rätt håll.

Det fanns kanske en tid när långtidsprognoser, trendspaningar och framtidsutsikter var effektiva verktyg men de tenderar att ha mindre pricksäkerhet i allt fler områden.

Det finns många saker som pekar på att du behöver andra verktyg för att våga röra sig framåt i tider av osäkerheter och snabba förändringar. I den här bloggposten listar vi fem sätt som många agila organisationer använder sig av:

Scenarioplanera

Konkretisera olika möjliga scenarion för framtiden och olika handlingsalternativ som följer med dem. Lista olikheter och likheter med de olika alternativen, risker och potential. Detta är ett kraftfullt verktyg för beslutsfattande när möjligheterna är många och framtiden är oklar. Där det finns likheter mellan scenarion kan det exempelvis finnas flera fördelar med att lägga in insatser eller åtgärder. Scenarioplanering är ett sätt att skapa förberedelse för olika möjliga scenarion.

Fatta mindre beslut oftare

På en karta med större oksäkerheter behöver du ställa om själva grundsynen på beslutsfattandet. Du och din organisation behöver gå från att premiera och värdera stora beslut som du tar sällan till att fatta mindre beslut oftare . Du kan tänka att du inte ska ta större beslut än vad du måste åt gången. Dvs. Se till att vara i görandet, utforskandet och det kontinuerliga resultatskapandet och fatta kontinuerligt de beslut som du måste för att fortsätta att ta dig framåt. Men inte mer än det.

Både och

Varför välja när du kan ta båda? Åtminstone initialt, tills du har mer information eller tills dess att större kostnader uppstår. Detta är ett tankesätt eller filosofi som kan vara hjälpande. Det flyttar dig från fokusering på ett val, med risk att det alltid blir fel eller att du måste välja när du inte har nödvändig information. Många gånger är det först långt senare som du måste välja. Kanske räcker det med att välja bort ett alternativ med sedan fortsätta med resten.

Hypotes drivet

När all information inte går att ta fram innan är det ett effektivt sätt att arbeta hypotesdrivet för att få en rörelse framåt. Det bygger i grunden på att det är i görandet som lärandet och kunskaper kan vinnas. I sin enklaste form handlar ett hypotesdrivet beslutsfattande om att steg 1: formulera hypoteser, Steg 2: testa av dem, Steg 3: reflektera och samla data, Steg 4: dra slutsatser och steg 5: formulera nya hypoteser baserat på slutsatserna.

Tänk stort och gör litet

Osäkra tider ska verkligen inte förväxlas med att det inte är tid för att tänka stort eller vara visionär. Tvärt om. Det behövs än mer. Du måste tro på något, vilja något och har en stor idé. Till den behöver du ställa dig frågan ”Vad är ett rimligt nästa steg att ta som tar mig lite närmare den stora visionen?”

Läsning för blivande prioriteringsninjor

december 16, 2023/i Agil, Digitalisering, Dynamisk planering, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Det har aldrig varit svårare och viktigare att prioritera. En komplex karta att röra sig framåt på. Många oklara förutsättningar, snabba och tvära kast. Många möjligheter. Förväntningar om kostnadsreduceringar samtidigt som önskan är en ökad värdeutveckling.

Här har vi samlat våra bästa bloggposter för dig som vill bli en prioriteringsninja. I denna samling finns sju poster om prioritering, planering och mål.

#1 Bli en prioriteringsninja

Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem? Är kartan du verkar på komplex med förändringar som sker snabbt och oförutsägbart? Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har förmågan att välja det som ger mest pang för pengarna. De prioriterar som ninjor. Lär mer om fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

#2 Mål som ger dig dragläge

Hur jobbar du med mål när förändringar sker snabbt och oförutsägbart, utvecklingstakten är hög och möjligheterna många? Om de ska hjälpa dig och din organisation framåt? Denna bloggpost försöker beskriva några saker att fokusera mer respektive mindre på som svar på frågeställningen.

#3 Fem vanliga sätt att prioritera som leder till fel effekter

Hur du och dina kollegor prioriterar bland alla möjligheter och projekt får stor betydelse för vilka resultat och effekter ni når i slutändan. Ingen rocket science i teorin men i praktiken är prioriteringar ofta svårt. I denna bloggpost har vi listat fem vanliga sätt att prioritera som leder till fel effekter. Igenkänning?

#4 Superkraften att välja bort

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter. Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

#5 Strategin måste inte komma först

Först visionen, sen strategin och mål och därefter aktiviteter och görande. Det är vad många berättelser om organisationsutveckling och strategibildning handlar om. Framgångsrika företag gör saker i rätt ordning. På en karta där utvecklingstakten är hög, förutsättningarna ändras snabbt och oförutsägbart kommer inte saker i en rätt ordning. Att agera och skapa värde innan förutsättningarna är klara blir en framgångsfaktor. Saker behöver ske mer växelvis och kontinuerligt.

#6 Behövs det nya sätt att planera och prioritera?

Ja, säger vi på House of Simplicity. I denna bloggpost bottnar vi anledningarna till varför. Vi lyfter fram några av konsekvenser vi ofta ser av att leva kvar i långa, traditionella planeringscykler, när omvärlden är snabbt föränderlig.

#7 Tio tips för kvartalsplaneringen

Med hög utvecklingstakt, många möjligheter och förutsättningar som snabbt förändras upplever många att de traditionella planeringscyklerna inte räcker till. Fler och fler organisationer som rör sig framåt i digitaliseringsdjungeln ser behovet av att kontinuerligt prioritera på helheten. Ofta är kvartal en sådan lagom tidsperiod att återkomma till. Här har vi samlat tio tips för hur du startar i gång att planera och prioritera kvartalsvis.

Planering i en agil organisation

november 13, 2023/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering, Kvartalsplanering/av House of Simplicity

Har du varit med och lagt mängder av tid på att göra en övning för att få till en resursallokering någon gång? Den stora excelövningen som visar att Nisse ska lägga 5 % i det stora projektet, 10 % i det mellanstora och så hoppas alla på att få loss honom på 25 % i det lilla projektet. Många gånger blir det en teoretisk övning som funkar finfint på pappret, men som i verkligheten oftast blir ett helt verkningslöst verktyg.

Detta är ett av flera symptom vi ofta möter som berättar att de planeringsmetoder som företag använt i decennier inte längre räcker till. För mycket tid läggs för sällan på planering och budget och därtill används prioriteringsgrunder som lägger fällben på organisationen. Alla dessa symptom gör planering och prioritering till ett område att utveckla för organisationer som vill bli framgångsrika i digitaliseringsdjungeln.

Så vad är det som egentligen ska planeras i en tid där förutsättningarna snabbt förändras? Detta försöker denna bloggpost bringa lite klarhet i.

Det är inte planen utan planeringen som är grejen

Plans are nothing; planning is everything. Eisenhowers citat är i högsta grad giltigt i dagens företag. För det är planeringen vi vill åt och inte planen i sig. Planeringen ökar den gemensamma förståelsen för vad som göras och vad som är prioriterat. Givet att den görs tillsammans dvs. Det ökar i sig genomförbarheten och förståelsen för vilka svagheter och risker som finns, var det finns en möjlighet att gena eller plocka bort om det skulle behövas. Planeringen gör oss redo för att möta ändrade förutsättningar helt enkelt.

Planera för att förstå var det finns hinder och beroenden

Självständighet ökar förutsättningarna för snabbhet. Men där saker tidigare var mer frikopplade är allt fler saker tätt sammanflätade. Det finns en massa olika beroenden. En del i planeringen är att öka förståelsen för vilka beroenden som finns, hur de kommer hindra. Allt för att lösa ut dem i förväg eller samverka och ha en medvetenhet om hur vi behöver hjälpa varandra för att nå största möjliga effekt. Så vi inte står med en massa halvfärdiga lösningar.

Planera för att ha rimligt mycket att göra

Få saker är så kontraproduktivt för att nå stor effekt som när för många saker är i gång samtidigt. Detta blir extra kännbart om det visar sig att förutsättningarna snabbt ändras. En viktig del i att planera är för att se till att det ska vara rimligt mycket att göra. Ta höjd för att nya saker kommer att komma in, dvs se till att det finns ledig kapacitet.

Planera för att få i hop gapet

I många organisationer finns det i dag ett gap mellan mål och ambitioner och det som faktiskt görs. Planeringen bör fokuseras till att stänga det gapet. Frågor bör orienteras till att verkligen förstå vad det är i görandet som kommer att leda till önskade effekter. Här finns ett flertal olika metoder och sätt att ta till. Utöver metoder handlar det också om att korta in tidsspannet över vilken period som planeringen avser och att målsättningarna också uttrycks för samma period.

Utveckla nya sätt stegvist

Detta är utvecklingssteg som bäst görs stegvist. Börja med dem som vill och kan. Samlas i mindre skala. Kanske för ett avgränsat område eller där ni vet att det kommer göra stor skillnad att få till en annan planering. Bygg på. Få till ett sätt där det blir naturligt att kontinuerligt utveckla vidare.

Topp 10: Årets mest lästa bloggposter 2022

december 20, 2022/i Agil, Agil organisation, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, Mål, PMO/av House of Simplicity

Många organisationer verkar i dag på en ny karta. Hög utvecklingstakt, förutsättningar som snabbt förändras, många möjligheter och hög komplexitet. Kanske är det verkligheten också för din organisation? Vi tror att det behövs nya sätt ta ta sig fram för att åstadkomma mer resultat med mindre insatser. Organisationer som vill fortsätta att vara relevanta, kraftfulla och lönsamma behöver få till ett antal perspektivskiften.

Vi har delat insikter och konkreta saker att göra nästan varje vecka under 2022 i bloggposter. Nu har vi nöjet att dela med oss av Topp 10 mest lästa bloggposter.

1# Fyra roller för ett PMO i en agil organisation

Har PMOt spelat ut sin roll i en agil organisation? Knappast säger vi, men det behöver utvecklas. I årets mest lästa bloggpost delar vi fyra roller som vi ser att ett PMO eller motsvarande funktion behöver utvecklas mot för att fortsätta vara relevant.

2# Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar

Det är lätt att fastna och uppleva att man som organisation inte kommer framåt när frågorna blir komplexa och tvärfunktionella. En vanlig ryggmärgsreflex är att gå tillbaka till strukturer och försöka tydliggöra ägarskap. Vi ser det ofta när det kommer till frågor som rör företagets innovation, kundmöte eller digitala affärsutveckling. Men sätten vi traditionellt löst problem ger oss få bra svar som hjälper till att skapa rörelse framåt. I årets två kan ni läsa om fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar på ett nytt sätt.

3# Vem håller takten i din organisation?

Vad kan en organisation luta sig mot när de traditionella styrsystemen inte längre räcker till? En takt brukar vara ett av våra första svar. När förutsättningarna snabbt kan förändras och möjligheterna är många blir takten något att hålla i för att nå högt värdeskapande över tid. I årets tredje mest lästa bloggpost delar vi tre delar som en takthållare behöver fokusera på.

4# Superkraften i att visualisera

En bild säger mer än tusen ord. Visst är det lite klyschigt men likväl stämmer det förvånansvärt ofta. Det finns något förlösande och befriande i bilden och visualiserandet som ger oss möjlighet att se saker tydligare, enklare och framför allt, på ett annat sätt. Bilden bidrar med ytterligare ett perspektiv och kan tillsammans med orden hjälpa oss att skapa samsyn och använda vår gemensamma kraft för att ta oss framåt. I denna bloggposten får du med dig fyra saker som gör att du kan dra nytta av superkraften i att visualisera

5# Organisationens nya klister

Det har bildats ett gap i organisationer som hindrar och gör dem långsamma. Det är i sig inte ett helt nytt gap, men det har blivit väldigt mycket större. Klistret som funnits innan funkar inte längre. Ett nytt klister behöver utvecklas i organisationer för att bli kraftfull, ha förmåga att ta sig an komplexa utmaningar och nå mest pang för pengarna. Denna bloggpost har varit höstens stora favorit. Både för er läsare och för oss själva.

6# Tio tips för kvartalsplaneringen

Med hög utvecklingstakt, många möjligheter och förutsättningar som snabbt förändras upplever många att de traditionella planeringscyklerna inte räcker till. Fler och fler organisationer ser behovet av att kontinuerligt prioritera på helheten. I vår sjätte mest lästa bloggpost delar vi med oss av tio konkreta tips som hjälper dig och din organisation att skapa ett bra kvartalsmöte och en bra kvartalsplanering.

7# Tre sätt mot en levande strategi

Lyckat strategigenomförande är långt i från en självklarhet och många källor visar att det tvärtom är mer vanligt med det motsatta. Anledningarna är såklart flera men en av dem är hur strategin faktiskt utvecklas. För många blir inte strategin levande utan stannar i styrelserummet eller hamnar i byrålådan. Från vår sjunde mest lästa bloggpost 2022 får du ta del av tre sätt som konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

8# Fyra vägar till en gemensam lägesbild

Även om många företag har en helhetsbild ligger det ofta en begränsning i att den samlas in och stannar hos en person eller en isolerad funktion. Acceleration och ökat värdeskapande kräver gemensam koll på läget. Alla behöver dela och skapa den gemensamma helhetsbilden framåt. Årets åttonde mest lästa bloggpost ger dig fyra vägar till att skapa en gemensam helhetsbild och få koll på läget.

9# Gör jobbet värdefullt – värdeskapande i praktiken

Hur får en organisation mest värde ut för jobbet som görs? Organisationer rör sig framåt – ofta i full fart. Många sliter hårt. Listan över saker vi hinner med är lång och listan över det vi inte hinner med är ibland ännu längre. Och så ska det få vara – vi behöver välja och välja bort. Vår nionde mest lästa bloggpost är praktisk och ger dig ett hands-on sätt att skapa högt värde.

10# Det stora gapet

Vi ser en tendens att det bildats ett stort gap i många organisationer. Ett gap mellan det man vill göra och det som görs. Mellan människorna i organisationen. Ett gap mellan de stora initiativen och de små. Framför allt har det uppstått ett stort gap mellan långa planeringscykler och korta. Detta gap hindrar organisationer att nå full värdeutväxling och gör dem långsamma. På tionde plats finns en av höstens stora favoriter. Det stora gapet.

Mötet mellan människor går inte att delegera bort

november 21, 2022/i Agil, Dynamisk planering, Organisationsutveckling, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Ändå försöker vi ofta. Genom att tillsätta en ny roll, skapa ett nytt organisationslager eller genom att nyttja någon av de roller vi har på plats, mellanchefen till exempel, för att springa upp och ned och i sidled. Allt för att få samarbete och samverkan att flyta smidigt.

Men, det här är inte ett hållbart klister. Det är nämligen inte någon annan som behöver mötas utan de som behöver mötas är människorna i organisationen. De som rör sig i de långa planeringscyklerna behöver möta de som rör sig i görandet här och nu och vice versa.

Många har börjat arbeta mer dynamiskt med kortare cykler och kontinuerligt fokus på värde. Samtidigt fortsätter planeringen vara statisk och årsbaserad. Gapet mellan det dynamiska görandet och det statiska planerandet blir ett hinder. Vi behöver hitta andra sätt att koppla ihop strategi och riktning med det som görs här och nu. Vi behöver hitta ett nytt klister.

Ett sådant klister är människorna i organisationen och mötet mellan dem. Och det mötet går inte att delegera bort.

Undvik mellanlager

Det finns ingen annan som kan lösa ut det samarbete och den samverkan som behöver ske i organisationer. Att skapa ett mellanlager för att få samarbete och kommunikation att fungera leder sällan framåt.

Mellanlagren man försöker bygga upp kan vara organisatoriskt men det kan också vara en person. En mellanchef till exempel eller någon som fått i uppgift att vara brygga, att koordinera och att få samarbete och samverkan att flyta. När det är många ord så som koordinering, synka och skapa samverkan som ett uppdrag beskrivs med det vara bra att vara lite vaksam.

Så, vad behövs istället om mellanlager ska undvikas? För att svara på det brukar några frågor vara kloka att lägga på bordet.

Vilka behövs för att ta de besluten vi behöver?

Vilka behövs för att komma framåt i lösningar?

Vilka behövs för att göra de förflyttningar vi vill?

I de frågorna finns ofta svaren. De personerna behövs snarare än att lägga uppgiften på ett mellanlager.

Var hellre för många än för få

Ofta finns det i organisationer en tveksamhet till att ha för stora möten eller forum. Det här leder många gånger till att det istället är någon som springer runt i mängder av möten med olika personer och försöker koordinera vägen framåt och de beslut som behöver fattas. Det här är svårt, ett beslut eller en fråga har sällan ett enkelt svar och det blir ofta en flaskhals där frågor och beslut behöver tas fram och tillbaka via den här personen som springer runt. Det är lätt att personen i fråga blir en flaskhals.

Här brukar vi uppmuntra att faktiskt hellre ha ett större och återkommande forum med rätt människor där det är möjligt att vara beslutskraftiga och ta bra steg framåt. Människorna behöver komma både från de långa planeringscyklerna och de korta.

Ett tecken på att det är för få människor involverade är att många frågor sätts på paus, behöver stämmas av eller tas i annat sammanhang. Då har ni antagligen inte med de människor som behöver mötas.

Möts kontinuerligt

Genom att utgå från människorna och dra nytta av takten och genom att se till att de människor som behöver vara med för att prata om frågorna är med skapar vi de förutsättningar som behövs.

Att återkommande mötas ger de ramar som behövs för att kunna hantera olika typer av frågor eller fatta de beslut som behövs längs vägen. Att återkommande mötas skapar också igenkänning och gör det snabbt att agera och gå till handling.

Skippa delegerandet

Så, skapa möjlighet för människor att mötas kontinuerligt – flera perspektiv och kompetenser behövs för att kunna överbrygga gapet och mötas. Mötet mellan människor löser vi inte genom att delegera bort det till någon annan – det löser vi genom att människor i organisationen möts kontinuerligt och tar del av varandras verklighet, i det korta och det långa.

Det är inte planen, utan planeringen, som är viktig

Planera för att förstå beroenden och hinder

Planera för att ha rimligt mycket att göra

Planera för att minska gapet mellan mål och genomförande

Utveckla nya arbetssätt – steg för steg

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?