Organisationens nya klister

/i , , /av

Det har bildats ett gap i organisationer som hindrar och gör dem långsamma. Det är i sig inte ett helt nytt gap, men det har blivit väldigt mycket större. Klistret som funnits innan funkar inte längre. 

Klistret i form av mellanchefen eller någon annan som har sprungit upp och ner och i sidled och i många år bryggat och parerat bra håller på att springa ihjäl sig.

Nya organisationslager och förtydliganden i styrdokumenten hjälper sällan heller som en åtgärd för att stärka det befintliga klistret. Inte för en organisation som verkar på en allt mer komplex karta där förutsättningarna snabbt och oförutsägbart förändras. Inte i den takt som är nödvändig för att kunna agera proaktivt och med kraft.

De saker en organisation tidigare lutat sig mot hjälper inte längre.

Organisationer behöver hitta andra sätt att koppla ihop strategi och riktning med det som görs här och nu. Organisationer behöver nya sätt att planera. Organisationer behöver hitta ett nytt klister.

Nya sätt att mötas

Våra erfarenheter har visat oss att det behövs nya typer av möten för att brygga gapet som finns i många organisationer i dag. I dagens blogginlägg lyfter vi tre typer av möten som behöver ske i organisationer där man vill arbeta agilt.

Mötet mellan helhet och detalj, en ny typ av möte som behöver ske mellan människor i en organisation och framförallt en ny typ av möte för att knyta ihop lång och kort takt.

Takt är grunden

I ena änden står några med långa planeringscykler, ofta på årsbasis. I andra änden står de med korta planeringscykler, kanske några veckor långa. Kanske känner du igen dig i denna vattendelare? Dessa behöver knytas ihop och det behövs en tydlig struktur och sammanhang för hur den korta och långa takten ska knytas ihop. Återkommande möten och sammanhang med rimlig frekvens blir det nya klistret.

Om ni inte har någon annan väldigt tydlig affärsrytm att luta er emot så är en kvartalsvis takt ofta väldigt bra. I 9 fall av 10 är det vad vi brukar landa i tillsammans med kunder.

Grunden i takten är ett möte, ofta ett kvartalsplaneringsmöte. Men det är också dess sammanhang; vad behöver göras före, vad behöver göras efter, vad behöver göras under mötet för att få till en bra cykel? 

Hur det här ser ut praktiskt varierar såklart mellan organisationer. Ibland finns det sammanhang att utgå ifrån och då är det den bästa starten. I bland behöver nya sammanhang skapas. För organisationer som tagit steg i den agila resan finns ofta en takt etablerad för den korta takten. Här handlar det om att knyta ihop och bygga ihop gapet.

Att sätta takten är grunden för att bygga bort gapet. Kvartalsvis är en bra start för många organisationer.

Människorna som ska mötas

Ett annat klister som är viktigt att få till är människorna och mötet mellan dem. Det är inga andra som ska mötas eller någon som ska vara budbärare emellan, utan det är människorna i organisationen. Människorna som rör sig i de långa planeringscyklerna och människorna som står i görandet här och nu. 

Genom att utgå från människorna och dra nytta av takten och genom att se till att de människor som behöver vara med för att prata om frågorna är med skapar vi de förutsättningar som behövs. 

Några saker som är viktiga att ha ett öga på:

  • Undvik att skapa ett slags mellanlager där det är svårt att komma framåt. Ha istället med alla de som behövs. Typiskt bra frågor för att ställa är följande: Kan vi ta de besluten vi behöver? Kan vi komma framåt i lösningar? Kan vi göra de förflyttningar vi vill? Om svaret är nej – då behöver ni se över vilka människor som är med.
  • Ofta finns en tveksamhet till att ha för stora möten eller forum. Det här leder många gånger till att det istället är någon som springer runt i massvis med möten med olika personer och försöker koordinera vägen framåt och beslut. Här vill vi uppmuntra att hellre ha ett större och återkommande forum med rätt människor där det är möjligt att vara beslutskraftiga. Ett tecken att hålla koll på är om många frågor sätts på paus, behöver stämmas av eller tas i annat sammanhang – då är antagligen inte de människor som behöver mötas med.

Så, skapa möjlighet för människor att mötas kontinuerligt – flera perspektiv och kompetenser behövs för att kunna överbrygga gapet och mötas.

Mötet mellan helhet och detalj

Det tredje klistret är förmågan att balansera helhet och detalj – vart organisationen ska och vad som görs här och nu.  Att balansera helhet och detalj skapar förutsättningar för att kunna agera. En kontinuerlig rörelse mellan riktning och det som görs för att komma dit. Genom att växla emellan dessa perspektiv kan organisationen fatta kloka och relevanta beslut och agera även när vägen svänger eller hamnar i en återvändsgränd. 

Traditionell projektstyrning har många gånger lett till en stort fokus kring helhet initialt i ett stort initiativ och sedan en övergång till detalj. Dessa behöver balanseras kontinuerligt. Att börja göra tidigt är en klok hjälp framåt. Ett sätt att komma framåt i detta är att plocka ner det där stora initiativet ni arbetar med, bryt ned i mindre delar och låt alla röra sig mellan det stora och det lilla. Inte några i de små delarna och några i helheten. 

En annan sak som hjälper är att låta fokus och riktning vara nära görandet. Ha ledstjärnan nära till hands, koppla an till varför saker görs, tydliggör i vilken riktning en lösning hjälper er. 

Låt helheten och detaljerna mötas kontinuerligt så skapar ni det klister som behövs för kunna öka precisionen i att skapa värde. Det ni gör följer det ni vill.

Börja med takten

I en agil organisation är takten och mötet det nya klistret. I en agil organisation är det inte specifika roller som springer däremellan.  I en agil organisation är det inte ett styrdokument som kopplar samman. 

Utgå från takten för att  skapa förutsättningar för nya typer av möten, som stänger gapet. Mötet mellan lång och kort takt. Mötet mellan helhet och detalj. Mötet mellan människorna. Mötet mellan långa och korta mål. Mötet mellan värde och komplexitet.

Kvartalsmötet är ett klokt sätt att börja.

Behövs det nya sätt att planera och prioritera?

/i , , , /av

Ja, säger vi på House of Simplicity. 

I denna bloggpost bottnar vi anledningarna till varför. Vi lyfter fram några av konsekvenser vi ofta ser av att leva kvar i långa, traditionella planeringscykler, när omvärlden är snabbt föränderlig. 

Kan din organisation leva med konsekvenserna eller är det dags att ta steg för att anpassa sätten att planera och prioritera? 

Maximalt värdeskapande nås inte 

Med långa planeringscykler finns det ofta relativt lång tid till att skapa värde. Tre år är inte ovanligt. Initiativ som kommer skapa värde sen någon gång, lite oklart när eller hur mycket kan ofta prioriteras relativt högt.  Med korta cykler blir värdet kanske mindre men nyttan kan realiseras inom kort. Lite tillspetsat kanske, men i en föränderlig värld är värde långt framåt i tiden svårt att förutspå och därmed också mindre värt.

Ett business case kan ha förlorat sin kraft långt innan värdet slår in. Med kortare cykler och värde som realiseras efter hand samlar vi på oss mycket värdekapital över tid.

Många organisationer har påbörjat många initiativ, bygger grunden först, men när förutsättningarna förändras prioriteras något annat. Kvar står organisationen med en uppsjö av påbörjade grunder eller gedigna förstudier utan att kunna realisera värde.

Detta är en anledning till att nya sätt att planera behövs. Sätt som stöttar hur förväntan om värdeskapandet ska se ut. Sätt som hjälper till att organisationer skapar mest pang för pengarna.

Gapet är i vägen 

Den andra anledningen till varför nya sätt att planera och prioritera behövs är att vi skapat ett gap och det här gapet är i vägen. Vad menar vi med gap då?

På många ställen finns det en del av organisation som håller hårt i långa cykler, tex årsplanen, och en annan del av organisationen som arbetar i korta iterationer. Mellan dessa delar bildas ett gap. Det här skapar svårigheter för båda dessa delar av organisationen. 

Några exempel på hur gapet och svårigheterna i det tar sig uttryck är frågor som: Kommer det som händer på två veckor leda till det vi vill på ett år? Vad lutar vi oss mot när årsplanen inte räcker och saker ändras under tiden? Det är frågor som är svåra att svara på.

Organisationer har svårt att knyta ihop årsplanen och det som händer i korta iterationer vilket skapar dåliga förutsättningar för tillit. Det saknas saker att luta sig mot för att fatta de beslut som behövs och göra de vägval som krävs. I praktiken skapas två lag som står långt ifrån varandra och har svårt att mötas.

Detta synliggöra behovet av nya sätt att planera. Nya sätt som gör det möjligt att mötas mellan kort och långt perspektiv. Sätt som gör det möjligt att bygga den gemensamma bilden av vart vi står, hur det går och vad vi har framför oss.

Andra sätt att planera uppstår i praktiken

Oavsett om organisationen är anpassad för det så kommer nya saker som inte fanns i planen kommer att dyka upp. Från sidan. Från ovan. Från de mest oanade ställen och platser.

De flesta organisationer hittar också sätt att lösa det på, såklart. I bland utvecklas till och med specialgrenar i att lösa det mest omöjliga.

Sätten kräver dock ofta relativt mycket energi och tid och är inte hållbara över tid. Det kan röra sig om hemliga vägar att ta för att få igenom saker (sk gräddfiler) eller att principen ”den som skriker högst” gäller som prioriteringsmetod.

Ofta värdesätts och premierar personer för dess förmåga att ”pressa på”.

Det absolut vanligaste tecknet är kanske ändå kalendrar som är fyllda med akutmöten för att akutprioritera eller för att akut lösa ut frågor.

Det faktum att andra sätt uppstår i praktiken är en anledning i sig att medvetet hitta nya sätt att planera och prioritera.

Nya sätt att planera och prioritera behövs för att bli en agil organisation

Dessa tre varför ger oss tydliga anledningar till värdet av att medvetet och aktivitet jobba för nya sätt att planera och prioritera. Sätt som är anpassade för en karta där utvecklingstakten är hög, förändringarna sker snabbare och mer oförutsägbart. Nya sätt att planera behövs för att bli en agil organisation.

Fem saker att göra i väntan på en produktägare

Fem saker att göra i väntan på en produktägare

/i , , , /av

Just nu är det många som rekryterar och letar efter produktägare. Kanske gör ni det också?

En bra produktägare kan omvandla ledstjärnan till konkreta steg. Konkreta steg som i sin tur kan prioriteras. En bra produktägare knyter i hop vad och hur på ett bra sätt. Detta är ofta en en central roll som gör att prioriteringar lever och flödar och att ni i slutändan för mer pang för pengarna.

Men en roll eller person är aldrig svaret på alla frågor. Det händer att det finns en övertro på vad en roll och en person ska kunna göra för någon skillnad. Så vad kan ni göra i väntan på att er nya produktägare ska komma på plats? I denna bloggpost har vi listat fem saker ni kan göra

Samla det ni vill göra på ett ställe.

Samla det ni vill göra på ett ställe. Det kan vara en digital eller fysisk tavla. I dag har många som använder Teams också tillgång till Planner. Det är ett exempel på en digital tavla. Känns det som en lång väg eller omständligt funkar det bra med en excellista eller ppt. Det viktiga är inte var utan att det är ett ställe som alla kan komma åt.

Prata om värde.

Ta för vana att diskutera vad är värde för er. Se till att det är tydligt vilket värde varje sak ni vill göra är tänkt att skapa. Resonera kring vilka värden som har högst prioritet för er under kommande period och hur dessa behöver balansera. Synliggör värdet.

Konkretisera det ni vill göra genom att diskutera storlek på arbete.

En bild över vilket jobb som krävs för att nå ett visst värde är centralt för att nå mest pang för pengarna. Att konkretisera det ni vill göra genom att diskutera storleken på arbetet är en uppgift. Tänk på jobb som i den tid, resurser och energi som det kommer ta. Komplexitet driver exempelvis alla tre. Gör det enkelt för er och skata jobbet i skala 1-5.

Diskutera och visualisera några saker som ni väljer bort just nu.

Lika viktigt som att prioritera är att välja bort och säga nej. Dessa prioriteringar behöver inte vara för alltid utan för nu och kommande period. Det skapar arbetsro och ger fokus åt det som behöver bli gjort. Diskutera och det det synligt genom att visualisera på den tavla eller lista som ni använder i övrigt.


Hitta ett återkommande tillfälle där ni återkommer till dessa frågor.

Effekten får ni när ni gör dessa diskussioner till levande och återkommande. Hitta med vilken frekvens ni träffas för att hålla bilden levande. Fortsätt där ni slutade förra gången. Addera tillkommande perspektiv. Uppdatera förändringar. Låt rörelsen och framdriften blir synlig.

Ett bra utgångsläge för produktägaren.
Med detta sätt att arbeta ger ni de bästa tänkbara förutsättningarna för den produktägare som kommer på plats. Med detta sätt att arbeta kommer det snabbare än ni anat.

Tre sätt att bli en prioriteringsmästare

Tre sätt att bli en prioriteringsmästare

/i , , , , , , /av

En organisation som vill ta sig framåt i en föränderlig värld behöver bli mästare på att prioritera. Hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet förändringar som ske snabbt och oförutsägbart ger en ny karta. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den ska nyttjas.

I denna post delar vi tre konkreta saker du och din organisation kan börja göra för att bli prioriteringsmästare.

Välj bort

Ett av de klokaste sätten att börja när ni prioriterar är att välja bort.  Med många möjligheter är det ofta svårt att se skogen för alla träden. Då är det läge att rensa.

Hitta era sätt att välja bort. Det kan vara en aktiv lista på fyra saker att välja bort eller utvecklade principer som ”Om ingen har frågat efter något inom en viss tid så är det läge att ta bort”.

Saker som aldrig kommer bli prioriterade behöver faktiskt inte ens upp på bordet.

Är det svårt att ta bort saker kan det finnas en poäng att införa någon typ av arkivering. Lägg dem på en egen plats så länge så de inte stör utsikten. Inser ni efter ett tag att ni inte varit där och letat kan ni känna er mer trygga med att ta bort efter ett tag.

Vår bästa uppmaning är att våga rensa. Är saker tillräckligt viktiga då kan ni vara säkra på att det de kommer tillbaka.

Balansera värde och jobb

Med många möjligheter, alternativ och idéer kan en enkel metod för att värdera komma till användning.

Maximerat värdeskapande kräver balans mellan potentialen i värde och den insatsen som krävs.

En enkel metod är då att ta värdet genom insatsen. Störst kvot är det initiativ som ni startar med och näst störst därefter.

Värde kan vara alltifrån ökade intäkter, minskade kostnader, frigjord tid eller ökad kundnöjdhet

Insatsen handlar om det jobb som krävs i form av tid, kostnad och energi. Ta höjd för komplexitet.

För att behålla enkelheten värdera värde respektive jobb i en skala 1-5 där 5 är lika med mycket och 1 väldigt lite.

Metoder kan behövas, särskilt när det finns många saker att välja mellan. Men låt detta inte bli en matematisk övning som ni tappar bort er i. Metoden ska hjälpa och förstärka. Ni ska känna igen er i resultatet.

I bland har ni också saker där inte detta lämpar sig. Ett sådant exempel kan vara ett stort plattformsbyte. Ni vet att ni måste igenom det. Plocka bort det från prioriteringen. Prioritera på resten och lägg in plattformsbytet där det ska vara och sätt lämpliga ramar runt det på andra sätt.

Synliggör ledstjärna och guidande principer

Är det möjligt att gå ut från ett rum och alla har känslan av att man landat rätt i prioriteringarna? Det är inte helt lätt men det går. Finns det en gemensam bild över vad som är viktigt ökar sannolikheten i förhållande till om prioriteringen mest handlar om en argumentation där alla vill få igenom sina synpunkter för sitt egna initiativs bästa.

Den gemensamma bilden av vad som är viktigt kan med fördel formuleras som ledstjärnor eller guidande principer. Sådana saker som ni som organisation lutar er mot för att veta om ni ska satsa på A eller B eller kanske C och vad som ger er mest effekt utifrån det ni vill uppnå. Synliggör och uppdatera kontinuerligt dessa kontinuerligt för att stärka dialogen.

Ha det ni lutar er mot nära till hands. Indikera vid era pågående initiativ. Ett sätt som vi själva tillämpar är att ha våra fokus och mål nära tavlan av pågående aktiviteter. Det gör det enkelt för oss att prioritera.

Arbetar ni med en fysisk tavla kan det hjälpa att ha en lapp som alla ser och som underlättar kontinuerligt beslutsfattande. Exempel på sådana principer kan vara ”vi prioriterar alltid säkerhet först” eller ”vi väljer kundnöjdhet före intern effektivitet.”

Börja med en dialog kring vad ni har att luta er emot i dag. Synliggör detta genom att summera.

Avslutningsvis: Gör det lätt att lägga till

För att prioriteringar ska skapa värde över tid är det viktigt att hitta sätt som gör det lätt att lägga till och ta bort. Detta gäller särskilt på en karta med hög förändringstakt. Skapa inte situationer som gör att ni måste prioritera om allt så fort något nytt kommer in.

Det är en värdefull princip att bära med er när du och din organisation successivt utvecklar sätt för att bli en prioriteringsmästare.

Webinar 25/1

Vill du bli en prioriteringsninja under 2024? Som individ, team och organisation.

Bli en prioriteringsninja

Dags för en mötesrevolution

/i , , /av

Är din kalender full? Nästa lediga lucka är tre veckor framåt. För många är det här verkligheten. Jämt så mycket möten och ändå aldrig något som blir klart. 

Vi tycker det är dags för en mötesrevolution. Det behöver nämligen inte vara så här. 

Genom en enkel och återkommande struktur där alla nödvändiga perspektiv möts kan du och din organisation åstadkomma mer. Idag delar vi tre sätt som hjälper dig och din organisation att få möten som skapar värde.

Boka återkommande möten

En av de viktigaste delarna att få mer värde i era möten framåt är att boka in återkommande möten. Återkommande arbetsmöten för att lösa ut frågor och se till att organisationen rör sig framåt på det sätt man vill. Återkommande planeringsmöten för att titta på helheten, prioritera och tydliggöra riktning och synliggöra ledstjärna.

Ett återkommande möte med ett tydligt syfte och tydliga ramar (tid, upplägg, deltagare etc) skapar igenkänning och gör det enkelt att sätta igång med kärnfrågorna. Håll inramningen tydlig och återkommande för att säkerställa att fokus kan läggas på det som ska diskuteras.

Se över de möten ni har – det här kan vara en konstellation som träffas redan idag. Kanske kan flera frågor läggas till agendan. Eller, se över vilken typ av möten ni har i kalendrarna och konsolidera ihop. En direkt effekt av att boka återkommande möten är att tiden för att försöka hitta tid till de enstaka mötena försvinner.

Plocka med frågor och kompetenser in i återkommande möten

Att gå från en fråga per möte och att stämma av med en person i taget till att boka återkommande mötesserier med plats för fler kompetenser, perspektiv och frågor är ytterligare en viktig grund. Tänk inte ett möte per fråga eller ett möte per person, utan slå ihop. 

Ett återkommande möte är en typisk struktur som är enkel att peka på och hänvisa till när det dyker upp frågor som behöver hanteras i organisationen. Istället för att försöka hitta tid till ett adhoc-möte kan man som organisation träna på att hänvisa frågor in i denna typ av återkommande möte. ”Yes, bra fråga – den tar vi upp på onsdagsmötet.” För helt ärligt är det väldigt få frågor som brinner så mycket att de inte kan vänta två dagar.

Fundera på om ni har de personer med er för att få rätt växelverkan i diskussionen. Annars, bjud in.  Är det många frågor som behöver parkeras och tas i andra avstämningar eller sammanhang har ni antagligen inte alla personer eller kompetenser ni behöver med er in.

Att kontinuerligt vara de som behöver vara i ett sammanhang och att kontinuerligt ha rätt frågor på bordet kräver öppen och framåtsträvande organisation. Frågor som kontinuerligt behöver ställas av individer och organsiationen – tillför jag nytta in i det här sammanhanget, finns det någon mer som behöver vara här, har jag lyft de frågor som behöver tas upp och så vidare.

Reflektera kontinuerligt över mötessturkutren i sin helhet

Ytterligare ett perspektiv som behöver tas med för att skapa värde in i era möten är att kontinuerligt reflektera över mötesstrukturen som helhet.

Ett sätt att göra det på är att göra en tidslinje och rita in era viktigaste möten. Studera hur de förhåller sig till varandra. Har ni den information ni behöver med in i de olika mötena? Drar ni nytta av takten – annars, justera. 

Finns det någon ni gör på kontinuerlig basis men som inte ligger återkommande utan sporadiskt. Titta bakåt ett par månader och hitta mönstret. Testa att göra det till återkommande händelser. 

Är det vissa frågor eller dialoger som ni upplever är svårare att komma framåt i? Se över hur ni kan skapa de förutsättningar ni behöver för att kunna lösa ut frågor direkt i mötet. Kanske är det en person som kan adderas, kanske en kompetens.

Små steg på vägen mot en mötesrevolution

Är din kalender full? Var med i mötesrevolutionen. Hitta en återkommande mötesstruktur där ni plockar in de frågor och kompetenser som behövs och där ni kontinuerligt reflekterar över hur era möten och mötesstrukturer kan bli ännu bättre. Börja redan i dag. Det är inte alltid stora steg som blir revolutionerande.

Gemensam helhetsbild i en agil organisation

Fyra vägar till gemensam helhetsbild

/i , , , /av

Även om många företag har en helhetsbild ligger det ofta en begränsning i att den samlas in och stannar hos en person eller en isolerad funktion. Acceleration och ökat värdeskapande kräver gemensam koll på läget. Alla behöver dela och skapa den gemensamma helhetsbilden framåt.

En gemensam helhetsbild är en av de saker som en agil organisation aktivt och kontinuerligt jobbar kring.

I veckans bloggpost delar vi med oss av fyra vägar till att skapa en gemensam helhetsbild och få koll på läget. Tillsammans och kontinuerligt är nyckelorden för koll på läget.

Skapa samsyn kring prioritet

Prioriteringar är ett typiskt område där det brukar visa sig om man som organisation har koll på läget gemensamt eller om man sitter på olika delar av bilden.

Därför är det också ett utmärkt område att börja jobba kring. För att kunna prioritera och bygga en gemensam roadmap eller backlog behöver vi ha dialoger. Många dialoger med många kompetenser och perspektiv representerade. Tillsammans.

Börja hyfsat enkelt. För att veta om något är prioriterat behöver vi veta hur mycket värde det ger i förhållande till jobbet som krävs. Att skapa samsyn kring detta kommer att ta er långt. Ta en gemensam diskussion kring värde. Resonera kring hur mycket jobb som behövs.

Underskatta inte effekten av att synliggöra värde och jobb/kostnad via siffror. Tänk värde mellan 1-5 och hur mycket jobb mellan 1-5. Titta på det ni vill göra – dela värde med jobb och få fram ett nummer. Ju högre – desto mer effekt. Transparent, enkelt att återkomma till och lätt att stoppa in nytt. Samsynen eller synlighet i att ni tycker olika kommer på köpet.

När det är för mycket på bordet. Städa. Börja med att välja bort. 

Dela bilder

Helhetsbilden består sällan av endast en bild. Det kan vara vart ni ska (riktning och ledstjärna), hur det går, vad ni uppnått och hur ert landskap ser ut.

Bilderna är som sagt många och de behöver anpassas så att alla som har nytta av dem får tillgång och kan addera. De behöver också variera över tid.

När alla delar och samlar helhetsbilden kan fler agera och navigera. Beslutsfattandet kan bli kontinuerligt och kraftfullt. Detta är den stora anledningen till att ett skifte i hur helhetsbild skapas och används är nödvändigt.

Börja att visa bilder som finns. Ett sådant exempel kan vara rapportering som redan görs. Plocka med den in i ett sammanhang och samtala kring den i stället för en tyst kommunikation till en person via mail. Detta är ofta ett enkelt och effektfullt sätt att utveckla viktiga diskussioner.

Ett annat sätt är att få förnyad kraft i en svår dialog genom att använda konceptuella bilder. Testa er fram. Har ni en känsla av att ni pratar förbi varandra? Låt någon rita en enkel skiss utifrån sitt perspektiv. Låt nästa person addera eller korrigera.

Idag när förutsättningarna är mixade mellan fysiska och digitala miljöer är det också en god idé att aktivt synliggöra digitala bilder som som exempelvis tavlor och roadmaps i olika sammanhang. När vi missar de naturliga mötena vid en tavla behöver ni aktivt bjuda in personer till sammanhang och ni har massor att vinna på att bjuda in er och ta med bilderna till andra sammanhang.

Gör det lite snyggt. Låt färg och form bli ett sätt att förstärka och hjälpa helhetsbilden på vägen.

Var nyfiken

Har du någonsin känt känslan eller hört någon annan säga ”det har inte jag hört” ”det har ingen delat med mig” eller ”om jag bara hade vetat då hade allt blivit enklare att göra”? Helhetsbilder kommer inte bara till oss. 

Påminn dig själv om att fråga och vara nyfiken. Frågorna hjälper oss att sätta ord på det vi har nytta av och det hjälper vår omgivning att dela det vi har nytta av att ha en gemensam syn på.

Ofta kommer det mer naturligt när du är ny på en plats. Fortsätt att verka som om du var ny på jobbet. För att skapa en helhetsbild på ett enkelt sätt kan exempelvis följande två frågor vara till mycket stor hjälp: Vad har du på ditt bord nu och framåt? Vad kan jag göra för att underlätta ditt arbete?

Håll bilden uppdaterad

Att få koll på läget och skapa en gemensam helhetsbild är inte en oneshot.

Den skapas i det kontinuerliga och återkommande formatet.

Fjärde vägen handlar om att hitta ert format som gör det enkelt för er att hålla bilden uppdaterad. Börja enkelt och bygg på efter hand.

Fler insikter

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar. Enkla sätt att få något gjort.

Tre uppslag för dynamisk planering redan i höst

/i , , , , /av

”Inte ett år till” kanske du och dina kollegor sa i kör efter förra årets planerings- och budgetarbete. Ändå står ni här, på samma plats igen. Det är höst, in i grottan och ut på andra sidan med en ny årsplan som ni redan vet kommer vara obsolet innan nyårsklockorna ringer. ”Utvecklingen får vi ta sen”

Det måste inte vara så. Det går att göra bra saker, i befintlig process som tar er några steg närmre en dynamisk planering. En dynamisk planering som hjälper er att åstadkomma mest pang för pengarna på en karta med hög utveckling och snabba och oförutsägbara förändringar.

I denna bloggpost ger vi tre uppslag för vad du och din organisation kan göra redan denna höst.

Gör jobbet tillsammans

Bestäm hur mycket tid som är rimligt att lägga. Planera in den tiden. Visar det sig att tiden inte går att planera in då har ni inte varit tillräckligt rimliga.

Förbered er för vad ni behöver ha med er in för att jobbet ska bli gjort. Gör jobbet. Gör jobbet tillsammans.

Att göra tillsammans gör att ni använder tiden till värdefulla diskussioner och ni skapar en gemensam bild.

Att göra tillsammans handlar också om att låta samtal om mål, aktiviteter och siffror ske tillsammans. Diskussionen om budget är inte en egen dialog utan är tajt knuten till mål och aktiviteter. Att diskutera frågorna samlat ger en möjlighet till ökad förståelse för möjligheter och konsekvenser. Ett lärande och breddade perspektiv blir en effekt. Detta underlättar prioriteringar.

Välj ut en fråga

Ni börjar inte på ett tomt papper. Det ni gjorde förra året går säkert att återanvända. Så utgå från det som finns. Justera utifrån det och lägg istället kraften där den gör nytta.

Planeringsarbetet ska inte omfamna ALLT. Välj ut en fråga som är viktig att bottna och fokusera lite extra på. Bottna den både vad gäller mål, principer riktning och vad det betyder i siffror

Ta lite sats i den och gå en bra bit utanför kommande år. Tänk 5 år. Rör er i det långa perspektivet och det korta och däremellan. Låt den slå igenom på årsplanen och budgeten. Ge den lite extra utrymme och uttryck den djupare än rubriknivån. Få med de saker som varit viktiga för er.

Ägna resten av tiden till att prata om kvartal 4

Boxar ni in och avgränsar tiden för årsplanen (som garanterat kommer bli tillräckligt bra) så kan ni ägna ”resten” av tiden till att resonera om vad som blir ert fokus under kvartal fyra. Kvartalsperspektivet eller motsvarande är ofta ett bra hjälpmedel att få till en mer dynamisk planering. Det gör inget om ni inte tittat på tidigare kvartal på motsvarande sätt. Börja nu med kvartal 4.

Bra frågor att ställa er är:

  • Vad vill ni kunna stänga året med?
  • Vilka resultat vill ni kunna visa upp?
  • För vem?
  • Vad är rimligt? Vad säger ni nej till.
  • Hur ska ni se till att ni kan starta kvartal 1 på bästa sätt?

Ni gör helt enkelt en kvartalsplanering av bara farten. Ett bra steg mot dynamisk planering.

Etablera en lärandeloop

Låt detta året bli ett år där ni skapar en lärandeloop. Bestäm rimliga utvecklingssteg att ta. Bestäm när ni återvänder till listan och låt inte det bli om ett år igen. Första steget för en dynamisk planering är att återkomma till planeringen mer kontinuerligt. Kanske är det innan jul där ni mer specifikt kan titta på kvartal 1? Bestäm en takt och boka in nästa tillfälle – eller varför inte en hel serie.

Nyfiken på hur det går till i praktiken?

Har du och din organisation en plan som aldrig håller? Nyfiken på hur vi jobbar tillsammans med våra kunder för att skapa en dynamisk planering som ger mer pang för pengarna?

Läs mer
Kvartalsplanering som gav mer pang för pengarna

Fem vägar till dynamisk planering

/i , , , /av

Många organisationer arbeta mer dynamiskt i dag, agilt med kortare kortare cykler och kontinuerligt fokus på värde i görandet. Samtidigt fortsätter planeringen vara statisk och årsbaserad för de allra flesta. Gapet mellan det dynamiska görandet och det statiska planerandet utgör ett hinder.

Hindren tar sig uttryck exempelvis med hög stress då resursplaneringen på pappret säger en sak och verkligheten något annat för många individer. Eller tar det sig uttryck att den som ropar högst blir den som får igenom saker och allt är viktigt. Detta då det inte finns någon planering att luta sig mot.

Genom att utveckla en dynamisk planering som kontinuerligt kopplar ihop strategi och riktningen med det som görs här och nu kan detta brytas. Kontinuerlig utveckling kräver kontinuerlig och dynamisk planering. Detta blir en viktigt pusselbit för att skapa en agil organisation.

I denna post delar vi med oss av fem vägar som hjälper er till en dynamisk planering.

1. Boka en mötesserie och koppla ihop lång och kort takt

Grunden för en dynamisk planering är möten för att dynamiskt planera. För många organisationer är kvartal en lagom frekvens att återvända till den gemensamma ledstjärnan, helhetsbilden och prioriteringarna. Det ger kraft, fokus och skapar förutsättningar för att nå mest pang för pengarna och maximalt värdeskapande.

Om inte det finns ett sådant tillfälle i dag är vårt bästa råd att börja här. Leta inte efter hinder eller saker som behöver vara på plats för att det ska vara möjligt. Börja helt enkelt. Boka en serie möten.

Genom att boka mer än ett tillfälle direkt synliggörs att det är ett återkommande möte. Grunden för en takt sätts från start och hjälper er på vägen.

Kvartalsmötet står inte för sig själv. Se till att dessa hänger ihop med de mer frekventa och kortare sammanhangen så som daily-stand-ups eller pulsande möten. Stäm av om de hänger ihop kalendermässigt. Hitta former för att jacka in nya insikter och prioriteringar i görandet. Fråga er hur ni föder kvartalsmötet med viktig input från de frekventa sammanhangen.

2. Värna om mötet

Eftersom mötet är grunden är det också värt att värna om mötet som sådant. Ha en idé om vilken typ av möte som kvartalsmötet ska vara. Är det ett arbetsmöte eller är det ett möte av karaktären kommuniké? Kanske är det på sikt ett arbetsmöte ni vill skapa men initialt mer av karaktären någon som presenterar. Se till att idén också låter prägla vad ni gör på mötet. Låt idén bli tydlig för dem som ska delta samt vilka förväntningar som finns på dem i mötet.

Minst lika viktigt för mötets resultat är vad som händer före och efter mötet. Vad behöver finnas på plats för att ett sådant möte ska ske med framgång? Hur ser det ut och hur kan ett sådant möte utvecklas över tid? Vad behövs mer än ett möte för att få till en kontinuerlig planering på helheten? Vad behöver någon/några ta del av innan för att agera i sitt bästa. Vilket arbete tar vid efter mötet för att kunna börja göra?

Givet vilken typ av möte ni vill skapa behöver aktiviteterna som sker före och efter lite olika ut. Se till att skapa de förutsättningar som behövs före och efter för att få i hop en hel kvartalsplanering.

Om kvartalsmötet är ett arbetsmöte ligger fokus på att rama in storheter och göra arbetet rimligt och möjligt att greppa. Kanske några frågor som ändå behöver lösas innan. Sällan är principen ett tomt papper framgångsrikt.

Ett kommuniké-möte kräver mycket arbete innan, framförallt av dem som håller i mötet. Ofta behövs också någon typ av förberedelse för övriga deltagare innan. Är det några diskussioner som behöver tas innan för att bli framgångsrik?

3. Bygg upp ramar succesivt som skapar förutsättningar för dynamisk planering

Ramar skapar igenkänning och gör att fokus kan läggas på rätt saker i mötet. Ha en tanke redan från start om vad som kan utgöra grund och ramar. Börja med något, kanske en agenda och incheckning som ni låter leva över tid och utveckla sedan ramarna stegvis. Det kan vara saker som agenda, verktyg ni tar till hjälp för att prioritera eller konkludera, sätt som hjälper er att ta svårare diskussioner etc. Synliggör att de är just ramar för att förstärka att de är något att luta sig mot.

Det är viktigt att det inte uppfattas som nytt möte varje kvartal, utan att igenkänning skapas. Så gör verkligen några förändringar i taget, även där ni ser att utveckling är möjlig.

Synliggör, återanvänd och håll resultaten av era diskussioner och konklusioner i mötet levande. Utveckla sätt att visualisera era beslut och prioriteringar. Återvänd till dessa som en start vid nästa kvartalsmöte.

Låt ramarna och resultaten inte stanna vid ett möte utan låt dem blir ramar och verktyg också utanför. Synliggör och återanvänd dem mellan mötena. Vid nya insikter längs vägen våga också uppdatera dem löpande. Gör tydligt var och hur det kan ske i praktiken.

4. Börja där det finns lust och kraft, addera efterhand

Börja där det finns lust och kraft. Bjud in dem som vill och som helt enkelt kan vara med från start. Alla behöver inte vara med direkt. Initialt är det dessutom svårt att veta vilka just alla är, vilka perspektiv som behövs. Det behöver ofta växa fram. För många deltagare kan också vara utmanande initialt då ett naturligt utforskande i form kan ifrågasättas.

Men stanna inte där.  Även där ni börjar i liten skara bygg på steg för steg med fler personer. Utgå i från frågeställningen ”har vi den kraft och fart vi behöver?”. Ställ er frågan ”vem skulle behöva vara med för att vi ska gå ut kvartalsmötet med den kraft vi behöver?”. Fråga er också vem som behöver ta del av informationen och diskussionen i mötet för att vi ska ha den fart vi behöver. Bjud in.

5. Jacka in det ni kommer ifrån in i kvartalstakten

Jacka in de uppgifter och möten som ni kommer ifrån och vill lämna in i den dynamiska planeringen och takten.

Undvik parallella forum. Det gör det svårt att se syftet, takten och värdera effekten. Det gör att ni behåller gapet som hindrar er att nå de effekter ni strävar mot.

Lägg tid redan från start på att guida in frågeställningar, uppgifter och möten till nya sammanhang. Våga börja plocka bort möten. Var övertydlig från start i kommunikation om frågeställningar som bollas upp var de bäst hör hemma. Hjälp människorna i organisationen att känna takten och se kraften i den. Hjälpa människorna att koppla i hop den korta och långa takten genom att synliggöra och förstärka vilka frågor som behöver lösas ut i respektive takt och möte.

Några avslutande ord

Vägen till en dynamisk planering går inte genom en färdig plan. Vår erfarenhet är att det är relativt enkelt att börja men att det kräver mer för att hålla i. Effekterna kommer inte av endast ett möte utan först när ni orkar hålla i takten och serien av möten. Kraften finns i mötesserien. Reflektera kontinuerligt kring arbetssätt, innehåll och tidpunkter. Reflektera inte bara på specifika moment i ett enskilt möte utan också på mötesserien i sin helhet. Anpassa stegvis.

Webinar 30 november

För dig som vill planera och prioritera som en ninja, i en snabbt föränderlig värld

Planering i en agil organisation

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

Vi tror att det behövs en annan typ av managementkonsulting. Att rådgivning och genomförandekraft behöver gå hand i hand. Vi tror på att bygga samtidigt som vi rör oss framåt och att det går att åstadkomma mer effekt med mindre insatser.

Vi värdesätter enkelhet och närhet i samarbetet med våra kunder.

Är du ännu inte kund? Hör av dig så bokar vi ett möte där vi tillsammans diskuterar och hittar lösningar på utmaningarna i er digitaliseringsagenda.

Ta kontakt med oss