Transformation – House of Simplicity

I dagens snabbt föränderliga IT-landskap räcker det inte att vara en IT-organisation som enbart fokuserar på stabilitet eller innovation – man måste kunna hantera båda samtidigt. Du behöver utveckla den så kallade ”tvåhänta organisationen”. Den tvåhänta organisationen (ambidextrous organization), handlar om att balansera kortsiktig effektivitet med långsiktig förnyelse.

Vi möter ofta IT-ledare som ställer sig frågan hur de ska få utrymme att utveckla organisationen när projekten tar all tid och kraft. Vi tror att det krävs ett nytt sätt att jobba med organisationsutveckling och att kunna göra både och. I denna blogpost delar vi fyra perspektivskiften som kan vara en hjälp till att nå en mer tvåhänt organisation:

Från projektorganisation till nätverksorganisation

Många IT-organisationer arbetar fortfarande i separata projektstrukturer där varje initiativ hanteras för sig och resten finns i linjeorganisationen. För att lyckas behöver behöver IT-ledningen skapa en mer integrerad nätverksbaserad organisation där projekt och lärande blir en mer integrerad del i den ”vanliga organisationen”. Genom att koppla samman initiativ och skapa tvärfunktionella samarbeten går det att skapa en mer dynamisk organisation med bättre förutsättningar för att driva sin egen utveckling.

Prioritera organisationsutveckling inom samma portfölj

Ofta ser vi att IT-initiativen och utvecklingen av IT-Organisationen hanteras som separata spår. Istället för att betrakta organisationsutveckling som ett fristående projekt, bör organisationsutvecklingen integreras det i den totala portföljen. Detta säkerställer att IT-verksamheten kontinuerligt förbättras samtidigt som vi driver strategiska initiativ framåt.

Bygg sammanhang istället för organisationsträd

Traditionella IT-organisationskartor och hierarkiska strukturer kan skapa silos och bromsa förändring. Ofta är det inte i organisationsrutorna som det största värdeskapandet eller leveranserna sker utan i stället i olika konstellationer, nätverk oh samverkan. Genom att istället fokusera på sammanhang – hur team, processer och kompetenser hänger ihop – kan vi skapa en mer anpassningsbar och samarbetsdriven organisation.

Från Taskwork till Teamwork

Det handlar inte längre bara om att fördela uppgifter (Taskwork) utan om att skapa starka samarbetande team (Teamwork) som kan ta sig an uppdrag och leveranser som både rör basen och utvecklingen. Som känner ägarskap för helheten. En tvåhänt organisation ser sätter fokus på teamet och ger teamet ett uppdrag att också se till sina behov av utveckling av struktur och arbetssätt. Vad behöver vi för att nå gemensamma mål, snarare än att enbart fokusera på individuella arbetsuppgifter.

Avslutande tankar

Att utveckla en tvåhänt IT-organisation är en kontinuerlig process som kräver ett nytt sätt att tänka kring struktur, ledarskap, och arbetssätt. Genom att gå från projektorganisationer till nätverk, genom att hitta sätt att utveckla organisationen samtidigt som du driver projekten till resultat kan du skapa både stabilitet och innovation samtidigt.

Att driva en ambitiös digitaliseringsagenda är att ta risk. IT-chefsrollen är en av de mest komplexa och utmanande positionerna idag. Att driva stora förändringsprojekt som förändrar affärsmodeller i grunden, samtidigt som förväntningarna på att leverera resultat här och nu ökar, innebär att du ständigt balanserar på gränsen till risky business.

Men hur håller du riskerna på en rimlig nivå när förutsättningarna förändras snabbt, osäkerheterna hopar sig och komplexiteten är hög? Nyckeln ligger i att skapa en struktur som inte bara hanterar osäkerhet, utan som också ger möjlighet att snabbt justera kursen när det behövs.

Här är fem strategier som kan hjälpa dig att balansera riskerna och skapa framdrift i en osäker värld.

1. Ta mindre beslut, oftare

En av de största riskerna i stora förändringsprojekt är att besluten blir för stora och för sällsynta. Genom att skapa en struktur som möjliggör mindre, frekventa beslut kan du snabbt anpassa dig till nya insikter och förändrade omständigheter. Det minskar inte bara riskerna utan skapar också en känsla av framdrift i teamet.

2. Bryt ner stora projekt i mindre leveranser

Att bryta ner stora projekt i mindre, värdeskapande leveranser är en annan effektiv strategi för att minska riskerna. Det innebär att du kontinuerligt levererar värde och får återkoppling från organisationen och kunderna, vilket gör det möjligt att justera planen innan hela projektet är genomfört.

3. Testa hypoteser i liten skala

Innan du satsar stort på en lösning, testa den i liten skala. Formulera hypoteser och validera dem genom små experiment. Det ger dig möjlighet att se vad som fungerar – och vad som inte gör det – utan att riskera hela projektet. Det här tillvägagångssättet gör det också lättare att engagera teamet och skapa en lärande kultur.

4. Skapa psykologisk trygghet

För att hantera risker på bästa sätt behöver du skapa en kultur där människor vågar komma till tals. Psykologisk trygghet gör det möjligt för teamet att dela insikter, flagga för potentiella problem och föreslå nya idéer. Det är en förutsättning för att både identifiera och hantera risker i tid.

5. Arbeta scenariobaserat

Osäkerhet är en naturlig del av stora förändringsprojekt, men genom att arbeta scenariobaserat kan du förbereda dig för olika möjliga framtidsscenarier. Genom att identifiera både bästa möjliga utfall (best case) och det mest utmanande (worst case) kan du skapa en plan som är flexibel och robust.

Scenarioplanering handlar om att ställa frågor som: Vad gör vi om förutsättningarna förändras drastiskt? Vilka risker måste vi mitigera om det värsta händer? Hur kan vi utnyttja möjligheter om det bästa utfallet inträffar?

Denna metod ger inte bara ökad insikter över riskerna utan skapar också ett gemensamt ramverk för beslutsfattande i organisationen.

Att omfamna osäkerheten

Riskhantering handlar inte om att eliminera alla risker, utan om att hantera dem på ett sätt som skapar framdrift och möjligheter. Med rätt strategier kan du och ditt team navigera komplexa projekt och osäkra förhållanden – och komma ut starkare på andra sidan.

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

Vi tror att det behövs en annan typ av managementkonsulting. Att rådgivning och genomförandekraft behöver gå hand i hand. Vi tror på att bygga samtidigt som vi rör oss framåt och att det går att åstadkomma mer effekt med mindre insatser.

Vi värdesätter enkelhet och närhet i samarbetet med våra kunder.

Är du ännu inte kund? Hör av dig så bokar vi ett möte där vi tillsammans diskuterar och hittar lösningar på utmaningarna i er digitaliseringsagenda.

Utveckla den tvåhänta organisationen