En organisation i balans

Att skapa värde över tid kräver att organisationen kontinuerligt fattar kloka beslut om vad som ger mest värde för insatsen. För att göra det på ett hållbart sätt behöver organisationen som helhet vara och agera i balans. Jämför med att stå på ett ben, tre sekunder klarar de flesta. Ska vi göra det längre behöver vi hitta balansen och använde de sätt som hjälper oss att hålla i den över tid.

Vem kan man som organisation hålla sig i för att hitta balansen? PMO är en sådan funktion. I en del organisationer har man andra funktioner. En bra balansmästare agerar i hjärtat av organisationen och har förmåga att balansera på både lång och kort sikt, att balansera med korta och långa effekter och balansera både människor, funktioner och tjänster.

Vad kan PMO göra mer konkret kring balans?

Hitta balansen

Ett första sätt är att organisationen blir medveten om vilka perspektiv som behöver balanseras och vilken balans som för en given period kan förväntas ge mest värde. Genom frågorna vad? hur? och vem? kan PMOt stötta för att sortera ut balansperspektiven och finna balansen. Vad är en bra balans mellan Ja och Nej? Hur balanserar ni var i organisationen ni väljer och väljer bort? En tredje fråga är hur balansen ser ut i vem som fattar beslutet att göra eller skippa?

Rent praktiskt kan detta handla om hur vi som organisation balanserar olika saker – utveckling vs förvaltning, initiativ 1 vs initiativ 2 eller kund vs intern effektivitet.

PMO, så som det ofta är placerat i en organisation fyller även en viktig roll i att hitta balansen mellan riktning och här och nu i organisationen, knyta ihop strategi och genomförande. Balansen här kan handla om hur mycket tid vi lägger i de olika fokusen men också i hur vi nyttjar balansen för att koppla ihop dem och låta båda få utrymme.

Synliggöra balansen

Ett konkret nästa steg är att PMO synliggör balansen. Det går att i sin enklaste form synliggöras som balansbrädor med två ytterligheter där det finns ett kryss någonstans mellan ytterligheterna. Ett kryss tillsammans med en beskrivning till krysset och konsekvenser. Ibland kan tyngdpunkten behöva ligga på att synliggöra NEJ:en. För mer komplexa frågeställningar kan en beskrivning av nuläget göra stor skillnad som grund för en bra diskussion. Här kan PMO både bli den som beskriver nuläget och faciliterar dialogen.

Ett annat effektivt sätt att synliggöra balansen är att använda sig av paj-diagram. Det gör det enkelt för alla att se hur vi vill fördela vårt fokus och vår kraft.

Upprätthålla balansen

Det är en sak att göra denna typ av balansakt vid ett tillfälle. Det är något annat att göra det kontinuerligt och konsekvent. Här kan PMO hjälpa. Låt balansperspektivet bli en återkommande diskussion när ni tittar på helhet. Som PMO blir också ett synliggörande i vardagen ett sätt att upprätthålla balansen.

PMO fyller även en viktig roll i att hitta de saker som hjälper er att hålla balansen i organisationen. Är det att kombinera att titta framåt och göra nära? Är det överblicksbilden vi samlas kring som säger hur mycket kraft vi under en viss period lägger på vad? Eller finns det andra saker som hjälper oss att stå på ett ben länge?

Balansera gör vi tillsammans

En Balansmästare spenderar relativt lite tid med sig själv. Att balansera är något att göra tillsammans. Ett PMO som ställer bra frågor, hittar bra verktyg för att förstärka och öppna upp i dialog är ett relevant PMO. Ett PMO hittar rätt sammanhang att ha rätt typ av dialog i. De ser också vilka personer som behöver adderas för att kunna balansera. En organisation i balans kräver en ständigt pågående dilog om de många perspektiven som behöver balanseras.

Fler insikter

Läs gärna mer om våra tankar kring nya roller för ett PMO här.

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Gör jobbet värdefullt – värdeskapande i praktiken – Ett konkret sätt att välja och välja bort

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.