Mötet mellan människor går inte att delegera bort

Ändå försöker vi ofta. Genom att tillsätta en ny roll, skapa ett nytt organisationslager eller genom att nyttja någon av de roller vi har på plats, mellanchefen till exempel, för att springa upp och ned och i sidled. Allt för att få samarbete och samverkan att flyta smidigt.

Men, det här är inte ett hållbart klister. Det är nämligen inte någon annan som behöver mötas utan de som behöver mötas är människorna i organisationen. De som rör sig i de långa planeringscyklerna behöver möta de som rör sig i görandet här och nu och vice versa.

Många har börjat arbeta mer dynamiskt med kortare cykler och kontinuerligt fokus på värde. Samtidigt fortsätter planeringen vara statisk och årsbaserad. Gapet mellan det dynamiska görandet och det statiska planerandet blir ett hinder. Vi behöver hitta andra sätt att koppla ihop strategi och riktning med det som görs här och nu. Vi behöver hitta ett nytt klister.

Ett sådant klister är människorna i organisationen och mötet mellan dem. Och det mötet går inte att delegera bort.

Undvik mellanlager

Det finns ingen annan som kan lösa ut det samarbete och den samverkan som behöver ske i organisationer. Att skapa ett mellanlager för att få samarbete och kommunikation att fungera leder sällan framåt. 

Mellanlagren man försöker bygga upp kan vara organisatoriskt men det kan också vara en person. En mellanchef till exempel eller någon som fått i uppgift att vara brygga, att koordinera och att få samarbete och samverkan att flyta. När det är många ord så som koordinering, synka och skapa samverkan som ett uppdrag beskrivs med det vara bra att vara lite vaksam.

Så, vad behövs istället om mellanlager ska undvikas? För att svara på det brukar några frågor vara kloka att lägga på bordet.

Vilka behövs för att ta de besluten vi behöver? 

Vilka behövs för att komma framåt i lösningar? 

Vilka behövs för att göra de förflyttningar vi vill? 

I de frågorna finns ofta svaren. De personerna behövs snarare än att lägga uppgiften på ett mellanlager. 

Var hellre för många än för få

Ofta finns det i organisationer en tveksamhet till att ha för stora möten eller forum. Det här leder många gånger till att det istället är någon som springer runt i mängder av möten med olika personer och försöker koordinera vägen framåt och de beslut som behöver fattas. Det här är svårt, ett beslut eller en fråga har sällan ett enkelt svar och det blir ofta en flaskhals där frågor och beslut behöver tas fram och tillbaka via den här personen som springer runt. Det är lätt att personen i fråga blir en flaskhals.

Här brukar vi uppmuntra att faktiskt hellre ha ett större och återkommande forum med rätt människor där det är möjligt att vara beslutskraftiga och ta bra steg framåt. Människorna behöver komma både från de långa planeringscyklerna och de korta. 

Ett tecken på att det är för få människor involverade är att många frågor sätts på paus, behöver stämmas av eller tas i annat sammanhang. Då har ni antagligen inte med de människor som behöver mötas.

Möts kontinuerligt

Genom att utgå från människorna och dra nytta av takten och genom att se till att de människor som behöver vara med för att prata om frågorna är med skapar vi de förutsättningar som behövs. 

Att återkommande mötas ger de ramar som behövs för att kunna hantera olika typer av frågor eller fatta de beslut som behövs längs vägen. Att återkommande mötas skapar också igenkänning och gör det snabbt att agera och gå till handling.

Skippa delegerandet 

Så, skapa möjlighet för människor att mötas kontinuerligt – flera perspektiv och kompetenser behövs för att kunna överbrygga gapet och mötas. Mötet mellan människor löser vi inte genom att delegera bort det till någon annan – det löser vi genom att människor i organisationen möts kontinuerligt och tar del av varandras verklighet, i det korta och det långa.