Tre uppslag för dynamisk planering redan i höst

”Inte ett år till” kanske du och dina kollegor sa i kör efter förra årets planerings- och budgetarbete. Ändå står ni här, på samma plats igen. Det är höst, in i grottan och ut på andra sidan med en ny årsplan som ni redan vet kommer vara obsolet innan nyårsklockorna ringer. ”Utvecklingen får vi ta sen”

Det måste inte vara så. Det går att göra bra saker, i befintlig process som tar er några steg närmre en dynamisk planering. En dynamisk planering som hjälper er att åstadkomma mest pang för pengarna på en karta med hög utveckling och snabba och oförutsägbara förändringar.

I denna bloggpost ger vi tre uppslag för vad du och din organisation kan göra redan denna höst.

Gör jobbet tillsammans

Bestäm hur mycket tid som är rimligt att lägga. Planera in den tiden. Visar det sig att tiden inte går att planera in då har ni inte varit tillräckligt rimliga.

Förbered er för vad ni behöver ha med er in för att jobbet ska bli gjort. Gör jobbet. Gör jobbet tillsammans.

Att göra tillsammans gör att ni använder tiden till värdefulla diskussioner och ni skapar en gemensam bild.

Att göra tillsammans handlar också om att låta samtal om mål, aktiviteter och siffror ske tillsammans. Diskussionen om budget är inte en egen dialog utan är tajt knuten till mål och aktiviteter. Att diskutera frågorna samlat ger en möjlighet till ökad förståelse för möjligheter och konsekvenser. Ett lärande och breddade perspektiv blir en effekt. Detta underlättar prioriteringar.

Välj ut en fråga

Ni börjar inte på ett tomt papper. Det ni gjorde förra året går säkert att återanvända. Så utgå från det som finns. Justera utifrån det och lägg istället kraften där den gör nytta.

Planeringsarbetet ska inte omfamna ALLT. Välj ut en fråga som är viktig att bottna och fokusera lite extra på. Bottna den både vad gäller mål, principer riktning och vad det betyder i siffror

Ta lite sats i den och gå en bra bit utanför kommande år. Tänk 5 år. Rör er i det långa perspektivet och det korta och däremellan. Låt den slå igenom på årsplanen och budgeten. Ge den lite extra utrymme och uttryck den djupare än rubriknivån. Få med de saker som varit viktiga för er.

Ägna resten av tiden till att prata om kvartal 4

Boxar ni in och avgränsar tiden för årsplanen (som garanterat kommer bli tillräckligt bra) så kan ni ägna ”resten” av tiden till att resonera om vad som blir ert fokus under kvartal fyra. Kvartalsperspektivet eller motsvarande är ofta ett bra hjälpmedel att få till en mer dynamisk planering. Det gör inget om ni inte tittat på tidigare kvartal på motsvarande sätt. Börja nu med kvartal 4.

Bra frågor att ställa er är:

• Vad vill ni kunna stänga året med?
• Vilka resultat vill ni kunna visa upp?
• För vem?
• Vad är rimligt? Vad säger ni nej till.
• Hur ska ni se till att ni kan starta kvartal 1 på bästa sätt?

Ni gör helt enkelt en kvartalsplanering av bara farten. Ett bra steg mot dynamisk planering.

Etablera en lärandeloop

Låt detta året bli ett år där ni skapar en lärandeloop. Bestäm rimliga utvecklingssteg att ta. Bestäm när ni återvänder till listan och låt inte det bli om ett år igen. Första steget för en dynamisk planering är att återkomma till planeringen mer kontinuerligt. Kanske är det innan jul där ni mer specifikt kan titta på kvartal 1? Bestäm en takt och boka in nästa tillfälle – eller varför inte en hel serie.